Счёт-фактура — это документ, на основании которого покупатель может принять к вычету НДС, который предъявил продавец. Предприниматели на ОСНО выставляют счёт-фактуру при продаже товаров или оказании услуг. Например, когда компания отгрузила партию игрушек или перевезла груз из одного города в другой.
На УСН и ЕСХН счета-фактуры оформляют в том случае, если компания не применяет освобождение от НДС.
Счета-фактуры нужны для заполнения декларации по НДС и правильного расчёта налога.
Какие бывают виды счетов-фактур
Есть три вида счетов-фактур:
- Отгрузочный (обычный) счёт-фактура оформляется тогда, когда товары отправлены покупателю, а работы или услуги выполнены. Это самый распространённый вариант.
- Авансовый счет-фактура нужен при получении предоплаты. Если клиент перечислил деньги вперёд, компания должна выписать этот документ.
- Корректировочный счёт-фактура составляется, когда меняются условия сделки. Например, если изменили цену или количество товара после выставления основного счёта-фактуры.
Изменения в счетах-фактурах с 2025 года
С 1 апреля 2025 года бизнес работает только с новым электронным форматом счетов-фактур 5.03. Старые версии документов больше не принимаются — их использование стало невозможным.
Формат 5.03 расширил возможности для компаний. Теперь в счетах-фактурах и УПД можно указывать пониженные ставки НДС 5 и 7% для тех, кто работает на УСН. Также появилась возможность прописывать стоимость прослеживаемых товаров без НДС с копейками и использовать регистрационный номер партии длиной от 25 до 29 символов.
Бумажные счета-фактуры остались в обращении, но их форма обновилась с 1 октября 2024 года. Добавилась:
- Графа 14 — указывают цену товара, который подлежит прослеживаемости. Сумму пишут без учёта НДС. Это помогает правильно оформить документы и избежать ошибок в учёте.
- Строка 5а — указывают документ, который подтверждает отгрузку товаров. Это может быть акт, накладная или другой официальный бланк. Такие данные подтверждают факт выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав.
Что пишут в счёте-фактуре
Счёт-фактура — это один из главных документов в работе компании – плательщика НДС. Он подтверждает право покупателя на вычет НДС и показывает сумму налога, которую продавец должен уплатить в бюджет. Чтобы документ имел юридическую силу, в нём должны быть заполнены все обязательные реквизиты, установленные Налоговым кодексом. Рассмотрим подробнее, какие данные необходимо указать в счёте-фактуре.
- Номер и дата составления. Без этих реквизитов документ не будет считаться действительным.
- Данные продавца и покупателя: название, адрес, ИНН и КПП. Если есть грузоотправитель и грузополучатель, их тоже нужно указать.
- При получении аванса добавляют реквизиты платёжного документа. С 1 октября 2024 года стало обязательным указывать сведения об отгрузке.
- Валюта расчётов и при необходимости идентификатор госконтракта. Эти данные помогают контролировать сделки и платежи.
- Информация о товарах или услугах. Указываются наименование, единицы измерения, количество и стоимость.
- Ставка и сумма НДС. Для прослеживаемых товаров добавлены графы 12–14.
Если товары импортные, в документе обязательно указывают страну происхождения и номер таможенной декларации. Это требование для контроля внешнеэкономических операций.
Есть и другие поля, которые надо заполнить. Полный перечень данных, которые должны быть в счёте-фактуре, прописан в НК. Также вы можете посмотреть образец счёта-фактуры.
Кто подписывает документ:
- ИП
- Руководитель и главный бухгалтер ООО либо другие сотрудники, уполномоченные организацией
На них должна быть оформлена доверенность или составлен приказ. ИП дополнительно должен указать данные из листа ЕГРИП либо реквизиты свидетельства о госрегистрации.
В случае работы с электронными счетами-фактурами достаточно МЧД.
Для чего нужен счёт-фактура
Счёт-фактура — документ плательщика НДС. Поэтому выписывать счета-фактуры нужно тем, кто платит налог на добавленную стоимость: ИП и ООО на ОСНО и ЕСХН. С 2025 года бизнес на УСН с превышенным лимитом 60 млн ₽.
Главная задача счёта-фактуры — отразить сумму НДС, которую продавец начисляет покупателю. Для продавца это обязанность, а для покупателя — возможность принять налог к вычету и снизить расходы.
Счёт-фактура играет важную роль и в бухгалтерии, без неё невозможно вести полноценный налоговый учёт.
Кроме того, счёт-фактура помогает контролировать сделки. С её помощью можно подтвердить условия договора и избежать спорных ситуаций с контрагентами. При этом она не является первичным учётным документом и не подтверждает факт хозяйственной операции.
В какой срок надо выставлять счёт-фактуру
Оформлением счёта-фактуры занимается продавец: поставщик, исполнитель или подрядчик. Документ нужно выставить в течение 5 календарных дней после отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг.
Счёт-фактуру нужно хранить не менее 5 лет. Но если вы перенесли вычет по НДС на более поздний период, срок хранения увеличивается до 8 лет.
Если продавец получил аванс, счёт-фактуру тоже выставляют в течение 5 дней — с момента получения денег.
Какие компании оформляют счёт-фактуру
В 2025 году счета-фактуры обязаны оформлять все плательщики НДС. Это компании и ИП на общей системе, а также предприниматели на УСН, если их доход превысил 60 млн ₽. Счета-фактуры также нужны налоговым агентам, посредникам и тем, кто работает на ЕСХН и не получил освобождение по ст. 145 НК РФ.
Компании и ИП на УСН начинают платить НДС с месяца после превышения лимита дохода. Обязанность возникает и когда они становятся налоговыми агентами. Например, при покупке товаров или услуг у иностранных компаний, аренде имущества у муниципалитетов или покупке госимущества по п. 3 ст. 161 НК РФ.
Посредники тоже оформляют счета-фактуры. Это касается случаев, когда агент или комиссионер продаёт товары от своего имени за принципала либо покупает их для него и получает документ с НДС от поставщика.
Когда не нужна счёт-фактура
Есть несколько сценариев, когда можно обойтись без счёта-фактуры на отгрузку.
- Операция — не объект НДС. Например, если её выполнило бюджетное учреждение в рамках госзадания.
- Операция освобождена от НДС. Например, это продажа некоторых медицинских изделий и оказание медуслуг.
- Поставщик товара или услуги работает на УСН или ПСН.
- Покупатель — не плательщик НДС, а значит, счёт-фактура ему не нужен (за исключением прослеживаемых товаров). В этой ситуации можно оформить письменное соглашение. Но если поставщик работает на ОСНО или является плательщиком НДС на УСН либо ЕСХН, он всё равно выставляет счёт-фактуру.
- Покупатель — физическое лицо. В этом случае поставщик – плательщик НДС составляет счёт-фактуру, но может не передавать его клиенту, так как он не нужен физлицу.
В каком формате заполнять счёт-фактуру
С 1 апреля 2025 года электронные счета-фактуры и УПД можно оформлять только в новом формате 5.03. Он утверждён приказом ФНС и полностью заменил старые версии.
Новый формат учитывает изменения в законах. Теперь в документах можно указывать пониженные ставки НДС и прописывать стоимость прослеживаемых товаров без налога.
Бумажные счета-фактуры остались прежними. Их по-прежнему нужно заполнять по форме, утверждённой Постановлением Правительства РФ №1137.
Самые распространённые ошибки при выставлении счёта-фактуры
Если неправильно заполнить счёт-фактуру, могут отказать в получении налогового вычета. Вот самые распространённые ошибки, которые препятствую вычету НДС:
- В счёте не указан или неправильно указан ИНН. Это не позволяет определить продавца или покупателя, а значит, не получится оформить вычет.
- Название товара, работы или услуги в счёте-фактуре не соответствует названию в договоре или первичном документе.
- Неправильно рассчитана стоимость. Например, она не соответствует цене за единицу и количеству товара.
- Не указана валюта сделки или её код.
- Неправильно указана ставка или сумма налога на добавленную стоимость.