Контрагенты постоянно обмениваются между собой информацией: отправляют данные по заказам, счета на оплату, документы по отгрузкам. Но делать это по электронной почте опасно и неудобно: доступ к коммерческим данным могут получить злоумышленники.
Поэтому сейчас предприниматели пользуются технологией EDI. В этой статье расскажем, чем она полезна бизнесу и можно ли совмещать её с электронным документооборотом.
Создавайте, подписывайте и отправляйте документы контрагентам везде, где есть интернет.
Чтобы пользоваться всеми услугами Документооборота, оставьте заявку на открытие счёта в Точке. Если счёт уже есть, можете пользоваться Документооборотом сразу — в интернет-банке.
EDI — что такое электронный обмен данными
Электронный обмен данными (EDI, от англ. Electronic Data Interchange) — это технология, которая помогает обмениваться данными в электронном формате. Его главная задача — стандартизировать и оптимизировать поток данных. То есть, сделать так, чтобы обменяться документами было быстро, просто и безопасно.
Пример: сеть аптек использует EDI для автоматизации документооборота с поставщиками и клиентами. Когда покупатель, например, заказывает лекарства на сайте, система автоматически генерирует EDI-письмо с заказом. Оно отправляется клиенту.
Как может выглядеть стандантизированное письмо о приёме заказа? Например, вот так — у Петербургских аптек
Преимущества EDI-системы
У электронного обмена данными много преимуществ. Главные из них — скорость и безопасность процессов. Но есть и другие — не менее важные.
- Ускорение процессов. EDI позволяет обмениваться данными в реальном времени. Это значительно ускоряет бизнес-процессы и делает их прозрачными.
- Снижение вероятности ошибок. Автоматизация обмена данными минимизирует человеческий фактор и количество ошибок, связанных с вводов данных вручную. А это, в свою очередь, приводит к снижению количества возвратов и споров.
- Снижение затрат. Использование EDI может сократить и трудозатраты, и финансовые расходы. На печать, хранение бумаг, почтовые расходы сотрудники не тратят время, а предприниматель — деньги.
- Управления остатками. EDI отслеживает запасы на складах и может автоматически оценить заказ. Например, сообщить, что сейчас для поставки не хватает товара.
- Повышение эффективности сотрудников. Они не тратят время на рутинные процессы, поэтому могут концентрироваться на более важных задачах или другой работе.
- Стандартизация данных. EDI позволяет обмениваться данными вне зависимости от системы, которую используют в организациях. Технология шифрует данные и передаёт их в собственном формате.
- Безопасность данных. EDI-системы часто используют шифрование и другие меры безопасности для защиты передаваемых данных. Это снижает риск утечек конфиденциальной информации.
- Аналитика и отчетность. С помощью EDI можно собирать и анализировать данные о транзакциях — это помогает обоснованно и взвешенно принимать решения.
Быстрый и точный обмен данными через EDI улучшает взаимодействия с поставщиками и клиентами. А это приводит к более крепким деловым отношениям.
Где используют EDI-систему
EDI-система подходит для большинства сфер бизнеса. Особенно, с большими объёмом документов.
Давайте представим себе крупную сеть супермаркетов: какие объёмы ежедневно обрабатывают сотрудники? Размещение заказов, обработка накладных, выставление счетов, обмен прайс-листами и актуальлными ценами… Всё это в огромных масштабов — для тысяч товаров.
Использовать здесь обычную или электронную почту невозможно. Поэтому для облегчения взаимодействия между поставщиками и ритейлерами подключают EDI. Но торговля — не единственная сфера бизнеса, где она полезна.
Вот ещё несколько примеров:
- Пищевая индустрия. В этой области EDI помогает отслеживать поставки, управлять цепочками поставок и обеспечивать соблюдение стандартов безопасности продуктов.
- Производство. Производственные компании используют EDI для координации поставок сырья, управления запасами, а также для процессов, связанных с производственными заказами и планированием.
- Логистика и транспорт. В этой сфере EDI применяется для отслеживания грузов, обработки заказов на перевозку и управления документами, связанными с логистикой.
- Здравоохранение. EDI используется для обмена данными между медицинскими учреждениями, страховщиками и поставщиками медицинских услуг. Это включает обработку претензий, выставление счетов и согласование страховых выплат.
- Финансовые услуги. В банках и финансовых учреждениях EDI помогает в обработке транзакций, управлении счетами, обмене финансовыми отчетами и другими документами.
- Строительство. EDI-системы используются для управления закупками, взаимодействия с подрядчиками и поставщиками, а также для обработки счетов и контрактов.
- Автомобильная промышленность. В этой отрасли EDI крайне важен для управления цепочками поставок, размещения заказов и обмена технической документацией между различными участниками.
Применение EDI не ограничено этими сферами. Но в них технология используется наиболее часто — за счёт большого количества контрагентов и объёма документов
Стандарты передачи данных в EDI
EDI использует стандартизированные форматы данных.
EDIFACT — наиболее распространенный стандарт. Это набор форм передачи данных, который согласовали представители международных организаций. Для разных сфер бизнеса используют разные подгруппы стандарта. Например, для торговли — EANCOM, для здравоохранения — HL7, а для строительства — EDICON.
Это международный стандарт, поэтому его используют на рынках многих стран. В том числе, в России.
ANSI X12 — ещё один распространённый стандарт. Изначально был популярен в Северной Америке, но постепенно стал распространяться.
Оба стандарта похожи по своей цели, но отличаются техническими характеристиками. Из простого: EDIFACT кодирует данные буквами и цифрами, а ANSI X12 — только цифрами.
Схема работы обмена данными EDI
Схема может отличаться в зависимости от стандарта, сферы деятельности и других нюансов. Но в общих чертах она выглядит так:
- Участник № 1 создаёт документ в своей информационной системе. Например, в системе управления складом WMS.
- Участник № 1 конвертирует документ в формат EDI. Преобразование формата происходит с помощью программного обеспечения.
- Участник № 1 отправляет преобразованный документ участнику № 2 через сервис.
- Участник № 2 получает документ. Он декодируется и интегрируется в систему получателя. Участник № 2 может с ним ознакомиться.
- При необходимости участник № 2 может отправить через EDI подтверждение заказа, накладные или другие документы.
Давайте рассмотрим как это может выглядеть в конкретной ситуации. Например, как может выглядеть цикл работы супермаркета и поставщика:
- Супермаркет анализирует данные об остатках и видит — кончается печенье. Сервис автоматически генерирует заказ на партию.
- Заказ отправляется поставщику печенья.
- Поставщик получает заказ и отправляет подтверждение — у него есть достаточно печенья, и он его привезёт.
- Поставщик формирует партию и отправляет супермаркету извещение об отгрузке.
- Супермаркет получает накладную и проверяет сколько печенья по ней поступило. Если всё в порядке, вносит упаковки в свои системы учёта.
- Поставщик выставляет счет на поставленные товары.
- Супермаркет получает счет и оплачивает его.
Результат: покупатели не остались без печенья, а магазин — без дохода. EDI спас ситуацию
Виды EDI-документов и типы EDI-сообщений
Виды документов и сообщений в EDI тесно связаны.
EDI-сообщения позволяют прозрачно фиксировать поступление и приём документов. Вот самые распространённые:
- Счёт-фактура — INVOICE/EDI 810. Используется для выставления счета за товары или услуги, предоставленные поставщиком.
- Заказ на покупку — ORDERS/EDI 850. Используется покупателем для размещения заказа у поставщика. В нём перечисляется нужное количество, цена, дата поставки и другие нюансы.
- Ответ на заказ — ORDRSP/EDI 855. Это может быть подтверждение или корректировка заказа.
- Уведомление об отгрузке — DESADV/EDI 856. Этот документ содержит информацию об отправленных товарах: дата отгрузки, количество и вес товаров, стоимость и так далее.
- Уведомление о приёмке — RECADV/EDI 997. Документ оформляют при приёмке товара и фиксируют в нём информацию о полученной партии.
Похожие письма, например, отправляют маркетплейсы покупателям — о том, что их заказ прибыл в пункт выдачи и его пора забрать
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот — это система обработки и управления документами в цифровом формате. Она позволяет создавать, безопасно отправлять, хранить и отслеживать документы. Коротко такую систему называют СЭД — система электронного документооборота.
Информацию шифруют средством криптографической защиты информации — СКЗИ.
Документы, подписанные через ЭДО, юридически равны распечатанным документам.
Компания Х занимается консалтингом. Сотрудники используют ЭДО для внутреннего документооборота.
Где используют ЭДО
Электронный документооборот используют в любой сфере, где нужно быстро и защищённо работать с документами:
- Бизнес. Компании применяют ЭДО для внутреннего документооборота, контрактов, отчетности и взаимодействия с партнерами.
- Государственные учреждения. ЭДО помогает в оформлении документов, подаче заявлений и получения услуг.
- Образование. Учебные заведения используют ЭДО для ведения документации, оценок и бюрократических процессов.
- Здравоохранение. Медицинские учреждения применяют ЭДО для хранения и обмена документами пациентами.
- Судебные органы. ЭДО облегчает процесс подачи и обработки исковых заявлений и других юридических документов.
Сходства между EDI и ЭДО
Автоматизированный обмен данными и документами. Он снижает трудоёмкость и вероятность ошибок.
Стандартизированные форматы для представления данных. Они обеспечивают совместимость между различными системами в разных компаниях.
Быстрая обработка документов, а значит — ускорение деловых процессов.
Защита информации через шифрование и другие меры безопасности.
Ещё одна общая черта — всё происходит онлайн. Можно больше не тратить деньги и время на бумагу, печать и хранение документов.
Разница между ЭДО и EDI
Несмотря на схожие характеристики ЭДО и EDI, отличие между ними принципиальное. Давайте разбираться, в чём оно заключается.
Применение. ЭДО ориентирован на обмен юридическими и бухгалтерскими документами и их подписание. Наиболее распространённые — акты выполненных работ, счета на оплату, счета-фактуры, договоры.А EDI предназначен для обмена сообщениями о поставках, запросах поставки и другими операционными процессами между поставщиком и покупателем.
Формат. EDI строится на стандартизированных сообщениях. Они передаются только в определённом формате, соответствующем стандарту EDIFACT или ANSI X12. Это важно, чтобы принимающая система могла правильно распознать содержимое.
В ЭДО есть и формализованные документы в формате XML, и неформализованные — PDF, Word, Excel, JPG и т.д.
Область применения. EDI обычно используют для стандартизации работы между крупными сетями и большим числом их поставщиков. ЭДО могут применять между собой даже небольшие компании. Например, чтобы подписывать договора удаленно.
Инфраструктура. EDI требует специфических инфраструктурных решений и протоколов для передачи данных. Подключить ЭДО проще — например, клиенты Точки могут просто зайти в раздел Документооборот и начать работу.
Преимущества электронного документооборота
Электронный документооборот открывает предпринимателю сразу несколько возможностей. Вот что можно сделать с электронным документооборотом:
- Быстро выставить счёт и подписать закрывающие документы. А значит — быстрее закрыть сделку и получить деньги.
- Удалённо работать. С ЭДО можно подписывать документы из любой точки — необязательно быть рядом в одном городе или даже стране с контрагентом.
- Изменять текст документов и подписывать их прямо во время обсуждения условий с партнёром.
Благодаря внедрению ЭДО компании могут значительно ускорить работу с партнёрами. Раньше, чтобы подписать акт с клиентом из другого города, нужно было отправлять и получать подписанную копию через курьера или почту.Документы терялись, приходилось постоянно держать вопрос на контроле. Сейчас можно договориться с партнёром и подписать документ за пару минут.
Елизавета Долгополова, продакт-менеджер Документооборота Точки
Что выбрать: EDI или ЭДО
При выборе сервиса важно понять, в чём разница EDI и ЭДО. Это разные технологии. Но EDI и ЭДО не исключают друг друга, а скорее дополняют. Крупная компания может обмениваться сообщениями о заказах по EDI, а договора и закрывающие документы подписывать по ЭДО.
А главное — документы всегда под рукой. Их в любой момент можно найти в приложениях EDI или ЭДО с мобильного
Главное — понять для чего вам эти системы.
EDI подойдёт для работы с контрагентами. ЭДО подходит не только для работы с поставщиками и заказчиками, но и для управления внутренним документооборотом. Кроме того, через ЭДО можно отправлять документы в налоговую и другие госструктуры.
Так что, если вам нужно и ЭДО, и EDI — можете использовать обе технологии.
Для этого понадобится расчётный счёт и интернет-банк. Если у вас уже есть личный кабинет, просто выберете раздел «Документооборот» и начните работу.