Как отправить электронный документ по ЭДО

Точка Банк расскажет, как отправлять электронные документы партнёрам по ЭДО. Для удобства мы подготовили пошаговую инструкцию со скриншотами. 

Электронный документ — это любой документ в цифровом виде. Он бывает двух видов: 

На неформализованные электронные документы распространяются те же требования к оформлению, что и на бумажные. Например, в первичных документах нужно указывать обязательные реквизиты, сроки выставления, полномочия подписантов и сроки хранения.

А чтобы документ имел юридическую силу, его нужно подписать электронной подписью. Когда и какие подписи нужно использовать, описано в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Например, УПД и счета-фактуры подписывают с помощью КЭП.

Исключение: УПД и счета-фактуры — их можно передавать только в формализованном виде и только через оператора ЭДО. Иначе налоговая не примет документы.  

Чтобы отправлять партнёрам электронные документы, нужно пройти следующие шаги:

Выберите, с каким оператором ЭДО будете работать. Если остановились на ЭДО от Точка Банк, тогда нужно открыть у нас расчётный счёт и после этого можно начинать работать в разделе «Документооборот». Вы сможете отслеживать не только статус подписания, но и статус оплаты выставленных счетов. 

Уточните, готовы ли партнёры работать с электронными документами. Если они согласны, но у них ещё нет ЭДО, они могут подписывать отправленные вами документы на внешней странице Документооборота. Если же у партнёров есть ЭДО, уточните, какой у них оператор, и убедитесь, что у этого оператора налажен роуминг с Документооборотом от Точка Банка. Например, сервис поддерживает роуминг с популярными системами: отправим документы в Диадок, СБИС, Астрал, Такском, СберКорус и Эдивеб. 

Для начала определитесь, какие документы и в каком формате будете передавать. 

Как понять, какая подпись нужна:

Помните, что вторая сторона будет подписывать тем же видом подписи, что и вы. Если вы подписываете акт КЭП, то партнёру тоже нужно иметь КЭП.

Переходите к отправке документа. Ниже показываем, как отправить формализованный и неформализованный документы на примере сервиса «Документооборот» от Точка Банка.

Есть два способа загрузить электронный документ в ЭДО от Точка Банка: создать его в конструкторе или загрузить готовый файл с ПК. 

В ЭДО от Точка Банка создать документ можно онлайн через Конструктор документов. 

Перейдите в Документооборот.

Нажмите на кнопку «Создать» в левом верхнем углу.

Выберите нужный тип документа. Можно легко создать счёт на оплату, акт, УПД, счёт-фактуру, договор и другие документы по шаблону.

УПД и счёт-фактура в Конструкторе — это формализованные документы. Остальные шаблоны неформализованные. При подписании документа Точка Банк напомнит вам, какой тип подписи можно использовать. 

В любом документе Конструктора достаточно ввести ИНН контрагента и его платёжные реквизиты, а остальные данные о получателе документа Конструктор заполнит сам из ЕГРЮЛ. 

Номер документа и его дата тоже заполняются автоматически. А ещё подтянется ваш расчётный счёт. Любое поле можно отредактировать в любой момент. 

Покажем на примере счёта на оплату.

В поле «Данные контрагента» вводим ИНН партнёра: все данные подтянулись, осталось только заполнить БИК и номер счёта контрагента. Не забудьте проверить КПП.

Вы можете загрузить свои печать, подпись-факсимиле и логотип — они сохранятся в Конструкторе и добавятся автоматически, когда вы будете создавать следующий документ.

Если они изменились или больше не нужны, можно удалить их прямо в документе или заменить на новые. Конструктор запомнит ваш выбор.

Если вам нужно выставить счёт, акт, накладную, счёт-фактуру или УПД на основе другого документа, который вы создали в Конструкторе ранее, например счёт на основе акта, можно добавить связь между ними. Нажмите «Создать на основе другого документа»:

Это работает для всех типов документов в Конструкторе.

Если нужного документа в Конструкторе нет, загрузите готовый файл с компьютера. 

Перейдите в Документооборот. 

Нажмите на кнопку «Загрузить» в левом верхнем углу или выберите «Загрузка документа» в конце списка Конструктора.

Нажмите «Загрузить файлы» и загрузите файл в JPG, PNG, PDF, TIFF или DOC до 30 МБ.

Нажмите «Распознать». Документооборот определит тип документа, и вы увидите его в списке документов.

Дальнейшие шаги зависят от того, какой документ вы отправляете — формализованный или неформализованный. Для каждого нужна своя подпись.

Нажмите на кнопку «Подписать и отправить».

Выберите верхний вариант — НЭП. 

При первом подписании Точка Банк выпускает НЭП для своих клиентов. Это код, который хранится в браузере и используется при работе через интернет-банк при дальнейших подписаниях.

Введите почту контрагента и присоединитесь к соглашению о признании УНЭП.

Введите код из смс, чтобы подтвердить подпись документа.

Документ подписан и отправлен контрагенту. У обеих сторон остаются исходный документ, документ с факсимиле и протокол подписания.

Этот вариант предполагает, что у второй стороны нет своего ЭДО. А ещё что вы создали документ в конструкторе документов, так как формализованный документ нельзя загрузить.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить». 

Выберите КЭП.

Если у вас на одном токене несколько сертификатов для подписи, выберите нужный. Ниже введите почту контрагента, чтобы ему пришла ссылка для подписания, и присоединитесь к ЭДО.

Далее подтвердите подписание в Крипто Про. 

Документ подписывается и отправляется контрагенту. Если у контрагента есть квалифицированная электронная подпись (КЭП), он может подписать документ напрямую в системе без авторизации через Госуслуги. После подписания у обеих сторон сохраняются исходный документ, версия с факсимиле подписи и протокол подписания.

Через ЭДО от Точка Банк нельзя отправить электронные документы в налоговую — мы работаем только с контрагентами. Но это можно сделать через Онлайн-бухгалтерию от Точка Банк. Также есть другие способы.

На сайте ФНС: зайти в личный кабинет юридического лица или ИП, загрузить документ и отправить.  

На портале «Госуслуги»: «Все организации и роли» – выбрать ИП или организацию – найти «Росстат» – выбрать нужную форму – заполнить форму и прикрепить подписанные УКЭП файлы.

В обоих случаях после отправки вы получите в личном кабинете уведомление о том, что документ принят. 

Если налоговая обнаружит ошибки или несоответствия, она сообщит об этом. Тогда документ придётся исправить и отправить заново.  

Через систему ЭДО от Точка Банка это сделать не получится. Но есть другие три способа.  

Первый — через сервис ФНС «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде».  

Что делать: заполнить заявление, собрать необходимые документы и объединить их вместе с электронной подписью в транспортный контейнер. После этого отправить файл в налоговый орган.  

Второй — через «Госуслуги».

Что делать: на сайте «Госуслуги» заполнить специальную форму для подачи документов на регистрацию и отправить её.  

Третий — через нотариуса.

Что делать: нотариус заверит ваши документы с помощью электронной подписи и передаст их в налоговую. После завершения регистрации вы получите все подтверждающие документы на электронную почту, которую указали в заявлении.