Как хранить электронные документы

Электронные документы помогают быстро обмениваться информацией внутри организации и с партнёрами, существенно ускоряют бизнес-процессы. Как правильно их хранить в архиве, чтобы обезопасить данные и не нарушить закон? Разбираемся в этой статье.

Что такое электронные документы

Электронные документы — это способ хранения информации в электронном виде, который позволяет обмениваться данными через компьютеры и интернет. Вместо того чтобы печатать и хранить бумажные документы, вы можете создавать, отправлять и хранить электронные файлы в архиве на компьютере или в облачном хранилище.

Примеры электронных документов включают в себя:

• Текстовые документы. Это файлы, созданные в программе обработки текста, такой как Microsoft Word или Google Docs. В них можно создавать письма, отчеты, статьи и другие текстовые материалы.
• Таблицы и диаграммы. Электронные таблицы, созданные в Excel или Google Sheets, позволяют организовывать данные в виде таблиц и создавать графики для визуализации информации.
• Презентации. Презентационные файлы, созданные в PowerPoint или Keynote, используются для создания слайд-шоу с текстом, изображениями и анимацией для демонстрации информации.
• PDF-файлы. PDF (Portable Document Format) является универсальным форматом для представления электронных документов независимо от программного обеспечения, которое было использовано для их создания. Они могут содержать текст, изображения, ссылки и другие элементы.
• Email. Почтовые сообщения и вложения могут быть рассмотрены как электронные документы. Они могут содержать текстовую информацию, файлы или даже цифровые подписи для подтверждения подлинности.
• XML-формат. Применяется для формализованных документов, например, счетов-фактур и универсальных передаточных документов (УПД). Позволяет хранить данные в стандартизованной шаблонном виде, благодаря чему их могут распознать разные учётные системы. При обмене документов в роуминге УПД и счета-фактуры обязательно создаются в виде XML.

Электронные документы облегчают обмен информацией, уменьшают использование бумаги в организации и упрощают доступ к информации. Так как они могут быть легко переданы и хранятся в архиве на компьютере или в облаке.

• Как хранить счета-фактуры
  

• Регламент и порядок электронного документооборота
  

• Какие документы нельзя переводить в электронный документооборот
  

Требования к хранению электронных документов

Правила хранения электронных документов в архиве организации такие же строгие, как для обычных на бумаге. Если хранить их неправильно, можно случайно стереть данные, потерять конфиденциальную информацию и даже нарушить закон. 

Рассмотрим основные требования:

1. Целостность данных. Условие: электронные документы должны храниться в неприкосновенности и быть защищены от несанкционированного доступа, модификации и уничтожения. Чтобы обеспечить целостность данных, нужно использовать средства шифрования, аутентификации пользователей и систем контроля доступа.

2. Доступность. Документы организации должны быть доступны вам и контрагентам в любое время и из любой точки, где есть интернет-соединение. Это обеспечивает эффективное управление бизнесом и оперативное принятие решений.

3. Соответствие законам. Хранение электронных документов в архиве должно соответствовать требованиям законодательства, регулирующего область вашей деятельности. Это включает в себя соблюдение правил охраны персональных данных, налоговой отчетности и так далее.

Способы хранения электронных документов

Существует несколько способов, каждый из которых имеет свои особенности и преимущества. Выбор конкретного порядка хранения электронных документов зависит от объема данных, конфиденциальности информации, бюджета и требований вашего бизнеса. Рассмотрим основные способы хранения электронных документов организации.

Локальное хранение

Размещение данных на физических носителях в виде USB-флешек или компакт-дисков. Этот способ прост в использовании и обеспечивает полный контроль над данными, однако может быть уязвимым к физическим повреждениям и утере.

Плюсы:

• Полный контроль. Пользователь имеет полный контроль над своими данными и может управлять доступом к ним.
• Простота в использовании. Локальное хранение обычно не требует специальных навыков или подключения к сети для доступа к данным.

Минусы:

• Уязвимость к физическим повреждениям. Физические носители в виде жёстких дисков или USB-флешек могут быть повреждены, что может привести к потере данных.
• Потенциальная утеря данных. В случае поломки или потери носителя данных весь содержащийся на нем архив документов может быть утерян.

Облачное хранение

Хранение документов в электронном виде на серверах. Этот способ обеспечивает высокую доступность к документам, автоматическое резервное копирование и защиту от физических повреждений. Но требует подключения к сети и может быть уязвимым к кибератакам.

Плюсы:

• Высокая доступность. Документы организации могут быть доступны из любого места с выходом в интернет, ими проще поделиться с контрагентами и коллегами. Обычно функция шеринга встроена в облачные хранилища.
• Автоматическое резервное копирование. Сервисы облачного хранения обычно автоматически создают резервные копии данных, что обеспечивает их безопасность от удаления.

Минусы:

• Требуется подключение к сети. Для доступа к документам в виде диджитал-файлов необходимо постоянное подключение к интернету, что может быть неудобно в некоторых ситуациях.
• Уязвимость к кибератакам. Хранение данных на серверах означает, что они могут стать объектом кибератак и кражи конфиденциальности информации.

Архив системы электронного документооборота

Все документы сохраняются в цифровом хранилище оператора системы ЭДО. Пользователи могут получить доступ к архиву через внешнюю сеть, и администратор может ограничить доступ к некоторым файлам. Так работает и «Документооборот» Точки. 

Плюсы:

• Централизованное хранение. Все документы хранятся в цифровом хранилище оператора системы ЭДО, что обеспечивает удобство доступа и управления данными.
• Гибкие настройки доступа. Администратор может ограничить доступ к определенным документам для некоторых сотрудников, обеспечивая безопасность информации.

Минус:

• Зависимость от внешнего провайдера. Проблемы с инфраструктурой ЭДО могут привести к временной недоступности данных.

Сроки хранения электронных документов

Электронные версии бумажных документов организации должны соблюдать те же условия сроков хранения, что и их бумажные аналоги. Важно помнить о порядке, установленном законодательством:

• Учетная политика компании — 5 лет.
• Счета-фактуры, первичная документация — 5 лет.
• Передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока.
• Квартальные финансовые отчеты — 5 лет.
• Регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет.
• Годовые финансовые отчеты — 10 лет.
• Все документы, связанные с электронной цифровой подписью (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет, и так далее.

• Что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП), как она работает и для чего нужна
  

• Как аннулировать документ в ЭДО
  

• Проверка электронной подписи: как проверить подлинность и сертификат
  

Если срок действия подписи истёк

Если срок действия сертификата электронной подписи истекает раньше, чем срок хранения в архиве организации, возникает вопрос о его юридической силе.

Согласно закону «Об электронной подписи» № 63-ФЗ, при проверке электронного документа необходимо иметь:

• действующий сертификат электронной подписи;
• доказательства его действия в день подписания документа. 

Такие доказательства могут быть предоставлены оператором системы электронного документооборота, например, через штампы времени, OCSP-ответы, CRL-списки. Некоторые операторы также предлагают функцию автоматического переподписания документов, гарантируя их непрерывную легитимность. 

Это означает, что система ежегодно обновляет электронные документы компании новым действующим сертификатом, обеспечивая их надежность на протяжении всего срока хранения.