Как хранить счета-фактуры

Счёт-фактура — документ плательщика НДС, который подтверждает покупку товаров или оплату услуг. Он фиксирует не только факт сделки, но и включение НДС в стоимость покупки. 

На основании счёта-фактуры покупатель в будущем может принять к вычету НДС, который предъявил продавец. Проще говоря, уменьшить сумму своего налога на сумму НДС, которую заплатил продавцу. Чтобы подтвердить налоговой сделку и уплату НДС, надо сохранить счёт-фактуру. 

Организации обязаны создавать условия для безопасного хранения документов бухучёта и беречь их от изменений. 

Бумажные документы хранятся в архиве. Их располагают в хронологическом порядке: от самого старого документа к самому новому. 

Все счета-фактуры фиксируются в журнале учёта, книге покупок и книге продаж, которые индивидуальный предприниматель, руководитель организации или уполномоченный ими сотрудник должен подписать. Журнал учёта нужно подписать до 20 числа месяца, следующего за истёкшим налоговым периодом, а книги покупок и продаж — до 25 числа. Это касается документов в бумажном виде.

Бумажные журналы учёта, книги продаж и покупок необходимо сшить, а их страницы — пронумеровать. 

Если компания использует ЭДО, все эти документы подписывают квалифицированной электронной подписью. Печатать их и дополнительно ставить физическую подпись не надо.

Согласно правилам Федерального закона «О бухгалтерском учёте», счета-фактуры надо хранить в течение пяти лет — или более долгого срока, если его установила сама организация.

В письме Минфина есть уточнение: пятилетний срок отсчитывается с первого числа года, следующего за тем, когда документ использовался в последний раз для: 

Статья 171 Налогового кодекса устанавливает случаи, в которых налогоплательщик имеет право получить вычет по НДС. Наиболее распространённая ситуация — когда бизнес закупает товары, услуги или имущественные права, которые необходимы ему для собственной деятельности, за которую он платит НДС.

Согласно статье 172 НК РФ, в этих случаях можно заявить вычет в течение трёх лет после того как эти товары, услуги или права были поставлены ИП или организацией на учёт. Иными словами — после того, как предприниматель получил за них счёт-фактуру. Таким образом, можно подать заявление на вычет уже после окончания налогового периода, в котором была учтена счёт-фактура.

Если компания заявила вычет, то пятилетний срок хранения счёта-фактуры начинает отсчитываться заново.

Обязанность хранить документы бухучёта не пропадает после закрытия ИП или ликвидации ООО: налоговая вправе проверить и уже не действующий бизнес. Срок при этом не меняется: счета-фактуры хранятся пять лет с момента окончания периода, в котором они последний раз использовались.