Коротко
Электронные документы активно используются в современном бизнесе для обмена информацией и хранения данных. Они могут быть в разных форматах: текстовые файлы, таблицы, презентации, ПДФ (PDF), электронные письма и XML‑документы. Важно, чтобы такие документы имели структуру, содержание и при необходимости юридическую значимость, например при использовании электронной подписи. Хранить электронные документы можно разными способами: локально, в облачных сервисах или в системах электронного документооборота. Каждый вариант имеет свои плюсы и минусы с точки зрения удобства, безопасности и доступа. Организации обязаны соблюдать требования по целостности данных, доступности и срокам хранения, установленным законодательством. Для сохранения юридической значимости важно контролировать электронную подпись и использовать инструменты подтверждения подлинности документов.
Электронные документы активно используются в современном бизнесе для обмена информацией и хранения данных. Они могут быть в разных форматах: текстовые файлы, таблицы, презентации, ПДФ (PDF), электронные письма и XML‑документы. Важно, чтобы такие документы имели структуру, содержание и при необходимости юридическую значимость, например при использовании электронной подписи. Хранить электронные документы можно разными способами: локально, в облачных сервисах или в системах электронного документооборота. Каждый вариант имеет свои плюсы и минусы с точки зрения удобства, безопасности и доступа. Организации обязаны соблюдать требования по целостности данных, доступности и срокам хранения, установленным законодательством. Для сохранения юридической значимости важно контролировать электронную подпись и использовать инструменты подтверждения подлинности документов.
Что такое электронные документы
Электронные документы — это способ хранения информации в электронном виде, который позволяет обмениваться данными через компьютеры и интернет. Вместо того чтобы печатать и хранить бумажные документы, вы можете создавать, отправлять и хранить электронные файлы в архиве на компьютере или в облачном хранилище.
Электронные документы включают в себя:
Текстовые документы. Это файлы, созданные в программах обработки текста, таких как Microsoft Word или Google Docs. В них можно создавать письма, отчёты, статьи и другие текстовые материалы.
Таблицы и диаграммы. Электронные таблицы, созданные в Excel или Google Sheets, позволяют организовывать данные в виде таблиц и создавать графики для визуализации информации.
Презентации. Презентационные файлы, созданные в PowerPoint или Keynote, используются для создания слайд-шоу с текстом, изображениями и анимацией для демонстрации информации.
PDF-файлы. Этот документ является универсальным форматом для представления электронных документов независимо от программного обеспечения, которое было использовано для их создания. Они могут содержать текст, изображения, ссылки и другие элементы.
Электронное письмо (email). Почтовые сообщения и вложения могут быть рассмотрены как электронные документы. Они могут содержать текстовую информацию, файлы или даже цифровые подписи для подтверждения подлинности.
XML-формат. Применяется для формализованных документов, например счетов-фактур и универсальных передаточных документов (УПД). Позволяет хранить данные в стандартизованном шаблонном виде, благодаря чему их могут распознать разные учётные системы. При обмене документами в роуминге ЭДО УПД и счета-фактуры обязательно создаются в виде XML, чтобы их могли корректно обработать системы разных операторов.
Электронные документы облегчают обмен информацией, уменьшают использование бумаги в организации и упрощают доступ к информации. Так как они могут быть легко переданы и хранятся в архиве на компьютере или в облаке.
Признаки электронного документа
Не каждый файл можно считать электронным документом. Для того чтобы он был классифицирован как электронный документ, необходимо, чтобы он соответствовал определённым критериям.
Содержание. Электронный документ должен содержать информацию, которую можно интерпретировать и использовать в рамках деловой деятельности или других сферах жизни. Это может быть текст, изображения, звуки, видео или их комбинация.
Формат. Файл должен быть создан в электронном формате, который может быть прочитан или обработан компьютером. Это могут быть .docx, .pdf, .xls, .jpg и другие.
Структура. Электронный документ должен иметь определённую структуру, позволяющую организовать информацию и обеспечить её понятность и доступность для пользователя.
Целевое назначение. Документ должен быть создан с определённой целью, будь то хранение информации, обмен данными, представление отчётов и так далее.
Легальная значимость. Электронные документы имеют юридическую значимость, если они соответствуют требованиям законодательства. Например, если имеют цифровую подпись или штамп времени.
Требования к хранению электронных документов
Правила хранения электронных документов в архиве организации такие же строгие, как для обычных на бумаге. Если хранить их неправильно, можно случайно стереть данные, потерять конфиденциальную информацию и даже нарушить закон.
Рассмотрим основные требования:
1. Целостность данных. Условие: электронные документы должны храниться в неприкосновенности и быть защищены от несанкционированного доступа, модификации и уничтожения. Чтобы обеспечить целостность данных, нужно использовать средства шифрования, аутентификации пользователей и систем контроля доступа.
2. Доступность. Документы организации должны быть доступны вам и контрагентам в любое время и из любой точки, где есть интернет-соединение. Это обеспечивает эффективное управление бизнесом и оперативное принятие решений.
3. Соответствие законам. Хранение электронных документов в архиве должно соответствовать требованиям законодательства, регулирующего область вашей деятельности. Это включает в себя соблюдение правил охраны персональных данных, налоговой отчётности и так далее.
Экспертное мнение
При работе с электронными документами самое важное — обеспечить их правильное хранение и юридическую значимость на весь срок хранения. На практике часто возникают ошибки, когда компании не выстраивают единый архив и теряют часть данных или доступ к ним. Особенно важно фиксировать целостность документов и подтверждение их подписания. Для этого удобно использовать системы электронного документооборота, где уже встроены механизмы хранения, защиты и контроля доступа.
Хорошим решением для бизнеса является ЭДО от Точка Банк, который позволяет хранить и обмениваться документами в одном цифровом архиве.
Дарья Жуковская
Эксперт-редактор ЭДО от Точка Банка
Способы хранения электронных документов
Существует несколько способов, каждый из которых имеет свои особенности и преимущества. Выбор конкретного порядка хранения электронных документов зависит от объёма данных, конфиденциальности информации, бюджета и требований вашего бизнеса. Рассмотрим основные способы хранения электронных документов организации.
Локальное хранение
Размещение данных на физических носителях в виде USB-флешек или компакт-дисков. Этот способ прост в использовании и обеспечивает полный контроль над данными, однако может быть уязвимым к физическим повреждениям и утере.
Плюсы:
- Полный контроль. Пользователь имеет полный контроль над своими данными и может управлять доступом к ним.
- Простота в использовании. Локальное хранение обычно не требует специальных навыков или подключения к сети для доступа к данным.
Минусы:
- Уязвимость к физическим повреждениям. Физические носители в виде жёстких дисков или USB-флешек могут быть повреждены, что может привести к потере данных.
- Потенциальная утеря данных. В случае поломки или потери носителя данных весь содержащийся на нём архив документов может быть утерян.
Облачное хранение
Хранение документов в электронном виде на серверах. Этот способ обеспечивает высокую доступность к документам, автоматическое резервное копирование и защиту от физических повреждений. Но требует подключения к сети и может быть уязвимым к кибератакам.
Плюсы:
- Высокая доступность. Документы организации могут быть доступны из любого места с выходом в интернет, ими проще поделиться с контрагентами и коллегами. Обычно функция шеринга встроена в облачные хранилища.
- Автоматическое резервное копирование. Сервисы облачного хранения обычно автоматически создают резервные копии данных, что обеспечивает их безопасность от удаления.
Минусы:
- Требуется подключение к сети. Для доступа к документам в виде диджитал-файлов необходимо постоянное подключение к интернету, что может быть неудобно в некоторых ситуациях.
- Уязвимость к кибератакам. Хранение данных на серверах означает, что они могут стать объектом кибератак и кражи конфиденциальности информации.
Архив системы электронного документооборота
Все документы сохраняются в цифровом хранилище оператора системы ЭДО. Пользователи могут получить доступ к архиву через внешнюю сеть, и администратор может ограничить доступ к некоторым файлам. Так работает и «Документооборот» от Точка Банк.
Также сервисы ЭДО поддерживают роуминг — возможность обмена документами между разными операторами. Например, через решения Точка Банка можно отправлять и получать документы из систем Диадок, СБИС, Астрал, Такском, СберКорус и Эдивеб.
Плюсы:
- Централизованное хранение. Все документы хранятся в цифровом хранилище оператора системы ЭДО, что обеспечивает удобство доступа и управления данными.
- Гибкие настройки доступа. Администратор может ограничить доступ к определённым документам для некоторых сотрудников, обеспечивая безопасность информации.
Если вы используете «Документооборот» для подписания, то документы организации будут храниться уже в подготовленных архивах. А вместе с ними все необходимые технические файлы, подтверждающие подписание (протокол, квитанции).
Минус:
- Зависимость от внешнего провайдера. Проблемы с инфраструктурой ЭДО могут привести к временной недоступности данных.
Сроки хранения электронных документов
Электронные версии бумажных документов организации должны соблюдать те же условия сроков хранения, что и их бумажные аналоги. Важно помнить о порядке, установленном законодательством:
- Учётная политика компании — 5 лет.
- Счета-фактуры, первичная документация — 5 лет.
- Передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока.
- Квартальные финансовые отчёты — 5 лет.
- Регистры налогового учёта и налоговая отчётность — 5 лет.
- Годовые финансовые отчёты — бессрочно.
- Все документы, связанные с электронной цифровой подписью (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ), — 5 лет.
Важно отметить, что срок хранения в архиве рассчитывается не от даты самого документа, а с 1 января года, следующего за годом, когда данный файл был изъят из делопроизводства. Например, если товарная накладная подписана 1 апреля 2026 года, она должна храниться до 1 января 2032‑го.
Если срок действия подписи истёк
Если срок действия сертификата электронной подписи истекает раньше, чем срок хранения в архиве организации, возникает вопрос о его юридической силе.
Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи», при проверке электронного документа необходимо иметь:
- действующий сертификат электронной подписи;
- доказательства его действия в день подписания документа.
Такие доказательства могут быть предоставлены оператором системы электронного документооборота, например через штампы времени, OCSP-ответы, CRL-списки. Некоторые операторы также предлагают функцию автоматического переподписания документов, гарантируя их непрерывную легитимность.
Это означает, что система ежегодно обновляет электронные документы компании новым действующим сертификатом, обеспечивая их надёжность на протяжении всего срока хранения.