ИП и организации пользуются электронным документооборотом (ЭДО), чтобы не распечатывать документы для подписи, не отправлять их по почте и не ждать доставки. В ЭДО можно подписать документ с помощью электронной подписи (ЭП) и отправить его контрагенту.
Что такое электронная подпись и зачем она нужна
Электронная подпись — аналог собственноручной. Это комбинация знаков и чисел, в которых зашифрована информация о владельце. Использовать ЭЦП могут физические и юридические лица, а также ИП. Электронная подпись нужна, чтобы подписывать документы в электронном документообороте (ЭДО).
Виды электронной подписи для получения
Электронная подпись бывает трёх видов, которые отличаются уровнем защиты и областью применения:
- Простая.
- Неквалифицированная.
- Квалифицированная.
Простая электронная подпись
Базовая электронная подпись, которая подтверждает, что документ подписан конкретным лицом. Может представлять собой комбинации логина, пароля, кода подтверждения. Код приходит по СМС, электронной почте или другим способом. В организациях с помощью ПЭП можно подписывать некоторые кадровые документы. Физические лица используют эту подпись для авторизации в разных приложениях.
Человек хочет войти в свой аккаунт банка. Вводит логин и пароль. Банк отправляет СМС с кодом на номер, принадлежащий клиенту. Тот вводит код из СМС в новом окне и подтверждает свою личность. Это позволяет банку убедиться, что в аккаунт заходит клиент, а не мошенник.
Неквалифицированная электронная подпись
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — уникальное сочетание двух связанных между собой наборов символов. Это ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Они содержат зашифрованные данные о человеке, который использует НЭП. Получить сертификат можно у оператора ЭДО или в приложении «Госключ».
Такая подпись может использоваться, чтобы подписывать внутренние и внешние документы: контракты с поставщиками, приказы, служебные записки и т.п. Для подписания документов с контрагентами нужно заключить соглашение, которое подтверждает юридическую силу НЭП. Без него электронная подпись ничего не значит.
Квалифицированная электронная подпись
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) состоит из двух связанных между собой ключей, которые шифруют информацию о подписанте. Также в состав КЭП входит сертификат ключа проверки — документ, выданный аккредитованным УЦ, который подтверждает принадлежность ключа проверки конкретному лицу и содержит данные о владельце (например, ФИО, СНИЛС, ИНН для физлиц или данные организации). ЭП отличается высоким уровнем защиты, поэтому иногда её называют «усиленная электронная подпись».
В КЭП используются средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ РФ. Выдают КЭП центры, прошедшие аккредитацию в Минцифре РФ. ЭП обычно находится на USB-носителе с установленным программным обеспечением.
Усиливать ЭЦП нужно для того, чтобы использовать её везде, где требуется собственноручная подпись. Ей можно подписывать налоговые отчёты, государственные лицензии, счета-фактуры. Заключать соглашение о юридической силе подписи, как в случае с НЭП, не нужно.
Как получить электронную подпись ИП
Чтобы получить НЭП, нужно подать заявку на сайте налоговой или удостоверяющего центра.
Для получения НЭП индивидуальный предприниматель должен:
- Подготовить паспорт, СНИЛС, ИНН и документ о регистрации ИП.
- Подать заявление в личном кабинете на сайте ФНС, выбрав отделение для личного посещения. Можно воспользоваться помощью доверенных лиц ФНС-центров, которые выдают НЭП.
- Посетить доверенный центр с оригиналами документов для идентификации и получения сертификата. Некоторые центры могут запросить удалённую идентификацию, например авторизоваться через Госуслуги.
КЭП получают по аналогии с НЭП. Единственное отличие — для КЭП предпринимателю придётся лично посетить ФНС или центр выдачи электронной подписи.
Также КЭП можно получить удалённо с помощью биометрии. У предпринимателя должна быть подтверждённая учётная запись на Госуслугах и в Единой биометрической системе. Нужно зайти в ЛК на сайте ФНС, выбрать раздел «Дистанционно с использованием биометрии» в пункте меню «Получить сертификат ЭП». Ключ сформируется за несколько минут, и его нужно будет записать на USB-накопитель.
Как получить ЭЦП физлицу
Чтобы получить электронную подпись, физическому лицу нужно лишь зарегистрироваться на нужном сайте или в приложении. Связка логина и пароля с возможным кодом для авторизации и будет простой электронной подписью.
Физлицо может получить НЭП на сайте налоговой. Для этого нужно:
- Зайти в личный кабинет.
- Выбрать в профиле раздел «Получить ЭП».
- Выбрать место для хранения НЭП.
- Подать заявление.
- Дождаться сертификата, который система делает около получаса.
Также НЭП можно получить в приложении «Госключ». Для этого нужно:
- Скачать и установить приложение.
- Авторизоваться в нём через Госуслуги.
- Оформить сертификат, следуя указаниям на экране.
Чтобы получить КЭП в приложении «Госключ», дополнительно придётся посетить с паспортом МФЦ или один из удостоверяющих центров для выдачи ЭП. Для получения квалифицированной электронной подписи в центре или ФНС нужна личная идентификация.
Физическое лицо может подать заявку на получение КЭП в ФНС или одном из её удостоверяющих центров. Чтобы получить сертификат, можно лично посетить отделение ФНС или удостоверяющий центр с паспортом и USB-токеном, вызвать курьера на дом.
Удалённо получить КЭП можно в двух случаях:
- Есть действующая КЭП, которую нужно продлить.
- Есть биометрический загранпаспорт. В приложении «Госключ» можно удалённо получить сертификат, подтвердив биометрию.
Как получить ЭЦП юрлицу
Разберём, как юридическому лицу получить НЭП и КЭП.
Получить НЭП юридическое лицо может платно в удостоверяющем центре. Руководитель компании должен:
- Подать заявку на сайте центра.
- Пройти идентификацию. Можно лично в офисе или удалённо через Госуслуги. Понадобятся заявление на изготовление ЭЦП, паспорт и СНИЛС руководителя, ИНН организации и USB-токен. Список документов для получения НЭП и КЭП одинаковый.
- Получить ключ на USB-носитель или в облачное хранилище.
Варианты получения квалифицированной электронной подписи:
- Бесплатно в налоговой. Руководитель должен лично прийти в ФНС, в которой выдают ЭЦП, предоставив документы и специальный USB-накопитель, выступающий носителем сертификата.
- В удостоверяющих центрах. Одни выдают ЭЦП бесплатно, другие платно. Например, получить КЭП можно в Точке, Центробанке, Федеральном казначействе и т.д. Понадобятся те же документы, что и для получения сертификата ЭП в налоговой.
- Удалённо с помощью биометрии. Для этого у руководителя должны быть подтверждённые учётная запись на Госуслугах и регистрация в Единой биометрической системе. Оформить КЭП можно в личном кабинете на сайте ФНС — авторизуйтесь через Госуслуги и подайте заявление. Ключ будет готов за несколько минут.
В среднем ФНС и удостоверяющие центры выдают ЭЦП в день подачи заявления.
Варианты получения квалифицированной электронной подписи:
При личном присутствии:
1. В налоговых органах:
- На USB-токен.
- По запросу на сертификат КЭП, созданному с помощью сертифицированного ФСБ средства ЭП.
2. В офисах обслуживания доверенных лиц УЦ ФНС России.
Без личного присутствия:
1. Через Сервис выпуска сертификатов КЭП:
- С использованием сведений из ГИС ЕСИА и ЕБС.
2. С помощью мобильного приложения «Подпись для бизнеса»:
- По данным из ГИС ЕСИА и ЕБС.
- При наличии КЭП на NFC-носителе.
- По заранее сгенерированному запросу с сертифицированного ФСБ средства ЭП (опционально).
3. Через мобильное приложение «Моя подпись»:
- С использованием данных из ГИС ЕСИА и ЕБС.
4. Через «Личный кабинет ИП» или «Личный кабинет ЮЛ» на сайте ФНС:
При наличии действующего сертификата КЭП.
Сервис «Документооборот» от Точка Банк поможет работать с КЭП без ошибок: подписывайте счета, акты и договоры онлайн — всё юридически значимо и без лишней бумажной волокиты.
Проверка подлинности электронной подписи
Проверить электронную подпись можно на одном из порталов:
Процедура на всех сервисах похожа: выберите тип подписи, которую нужно проверить, и загрузите документ.
Как защитить подпись от несанкционированного использования?
Мошенники не смогут методом подбора узнать пароль и логин от ключа, DDoS-атаки тоже стали неэффективными из-за хорошей защиты сайтов. Единственный способ несанкционированного использования — обычный обман. Чтобы не попасться на уловки мошенников, нужно:
- Беречь ЭЦП и не передавать её посторонним. У других сотрудников организации должны быть свои сертификаты для подписи документов.
- Защитить компьютер и токен нестандартным паролем.
- Блокировать компьютер, когда он не используется.
- Установить антивирус на рабочий компьютер, не открывать подозрительные файлы.
- Не передавать сканы и реквизиты паспорта подозрительным людям. Мошенники могут получить по ним новую ЭЦП.
- Отозвать сертификат, если пропал носитель с электронными ключами.
- В разделе «Настройки и безопасность» на портале «Госуслуги» проверить все выпущенные сертификаты. Если есть подозрительный, лучше его отозвать.