Предприниматели, которые начинают работать с контрагентами, должны оформлять документы для каждой сделки. Это важно, чтобы доказать, что сделка состоялась, а заказчик получил товар или услугу.
Если работать без оформления документов, можно столкнуться с проблемами. Например, если предприниматель вовремя отгрузил партию товара, а недобросовестный покупатель утверждает, что не получил заказ. В этом случае доказать свою правоту можно, если иметь на руках документы, подтверждающие продажу товара или оказание услуг.
Документ, подтверждающий заключение сделки
Договор — стандартный документ, подтверждающий заключение сделки. Договор подписывают, чтобы все нюансы были зафиксированы на бумаге. Это позволяет наглядно видеть:
- название заказанных товаров или услуг;
- объём партии или услуг;
- стоимость позиции товара или разовой услуги;
- итоговую стоимость всей партии или заказа;
- сроки поставки или оказания услуг;
- сроки оплаты поставки или оказания услуг;
- адрес доставки;
- реквизиты поставщика;
- обязанности и ответственность сторон.
Договор можно оформлять в свободной форме, это не обязательный документ. Но обычно ИП и руководители ООО всё-таки заключают его: наличие договора сводит к минимуму все спорные вопросы. А если конфликтная ситуация всё-таки возникла, можно обратиться к договору и понять, кто прав.
Документы для подтверждения продаж или оказания услуг
Документы различаются в зависимости от объекта сделки. При продаже товаров оформляют товарную накладную, при оказании услуг — акт об оказанных услугах, а при выполнении работ — акт о выполненных работах. Для всех видов сделок дополнительно оформляют счёт-фактуру, если продавец на ОСНО.
Первичный документ и счёт-фактуру можно заменить одним документом — УПД.
Первичные документы отличаются между собой, но главное, чтобы в них содержались обязательные реквизиты. Если какой-то из документов составлен не в полном соответствии с законом, то по нему нельзя признать расходы в налоговом учёте.
Подробный порядок заполнения счёта-фактуры прописан в приложении № 1 к Постановлению № 1137, а основные требования к документу — в пунктах 5 и 6 статьи 169 НК РФ. Если документ оформлен не в соответствии с требованиями, то вычет по нему получить не удастся.
В этой статье коротко расскажем обо всех этих документах.
Товарная накладная
Если предприниматель продаёт товары, на них оформляют товарную накладную. Она нужна продавцу для отгрузки, а покупателю для получения товара. В будущем документ нужен для бухгалтерии и налоговой.
Формирует товарную накладную поставщик, он же отдаёт её покупателю во время отгрузки товара. Товарную накладную формируют по форме ТОРГ-12. В ней содержится информация о товаре:
- наименование;
- единица измерения;
- количество товара;
- вид упаковки;
- количество;
- масса (брутто и нетто);
- цена;
- сумма (с учётом НДС и без учёта).
Если товар принимают по доверенности, данные доверенности вписывают в накладную. Также в товарной накладной указывают, кто разрешил отпускать груз, кто его отпустил и кто принял. Документ составляют в двух экземплярах.
Акт выполненных работ
Подписанный акт подтверждает, что работы выполнены, а заказчик не имеет претензий к исполнителю. Форма акта свободная, поэтому предприниматель может разработать свой образец акта или просто скачать готовый шаблон.
В акте выполненных работ указывают информацию, обязательную для первичных документов:
- название документа;
- дата составления;
- наименование исполнителя и заказчика;
- информация о видах и объемах выполненных работ;
- стоимость работ с уточнением, входит в нее НДС или нет;
- валюта и единица измерения;
- ФИО, должности и подписи тех, кто подписывает акт с обеих сторон.
Также в акте должны быть подписи обеих сторон — заказчика и исполнителя.
Пример:
Предприниматель заказал у агентства копирайтинга 30 статей на сайт компании. Срок исполнения — месяц. ИП и агентство копирайтинга заключили об этом договор. Авторы агентства выполнили работу. После этого предприниматель подтвердил, что результат его устраивает, подписал акт выполненных работ и перевёл оплату.
Для подтверждения оказания услуг оформляют соответствующий акт. Он тоже составляется в свободной форме. Например, при оказании услуги можно заполнить акт выполненных работ или услуг. В нём прописывают название организации, ИНН, наименование услуг, их единицу измерения и количество, цену и итоговую сумму. Отдельно указывают стоимость НДС за оказание услуги и итоговую сумму оказания услуги с НДС. В акте также можно указать, что услуга была выполнена в срок, а к оказанию услуги претензий нет.
Счёт-фактура
Если продавец работает на ОСНО, при продаже товара он выставляет ещё и счёт-фактуру. На основании этого документа покупатель может принять к вычету НДС, который предъявил продавец.
В счёте-фактуре прописывают:
- ФИО ИП или наименование компании продавца, адрес, ИНН/КПП продавца;
- ФИО ИП или наименование компании покупателя, адрес, ИНН/КПП покупателя;
- данные грузоотправителя и грузополучателя;
- валюту сделки;
- наименование товара;
- код вида товара;
- единицу измерения;
- количество или объём;
- цену за единицу товара;
- стоимость товара;
- сумму акциза;
- налоговую ставку;
- сумму налога, которую предъявляют покупателю;
- страну происхождения;
- общую сумму с учётом суммы НДС и без неё.
ИП подписывает документ сам. В организации счёт-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер ООО, либо другие сотрудники, уполномоченные организацией.
Счёт-фактура — формализованный документ. Для него разработан специальный формат, поэтому создавать счёт-фактуру самостоятельно не надо. Её можно просто скачать, например, в Справочной Точки.
Универсальный передаточный документ (УПД)
Обычно при продаже товара заполняют товарную накладную, а также счёт-фактуру. Чтобы бухгалтерам было комфортнее, налоговая разработала единый документ, в котором есть поля и для первичного документа, и для счёта-фактуры. Поэтому вместо заполнения нескольких документов предпринимателю достаточно заполнить один.
У УПД есть статус 1 и статус 2. Первый статус используют и для первичного документа, и для счёта-фактура. А второй — если УПД нужен только вместо первичного документа. От выбранного статуса зависит, какие поля надо заполнить.
Статус 1.
Заполняют все поля в подразделе «Счёт-фактура»:
- номер документа и дата;
- информация о продавце;
- данные о грузоотправителе и грузополучателе;
- номер платёжного поручения;
- информацию о покупателе;
- валюту — наименование и код);
- идентификатор государственного контракта (заполняется только при наличии).
Также в этом подразделе вносят информацию о сделке:
- код товара, работ или услуг;
- название товара;
- код вида товара;
- единицы измерения;
- количество товаров или объём услуг;
- цену за 1 единицу измерения;
- стоимость без налога;
- сумма акциза (если есть)
- налоговая ставка;
- сумма налога, которую предъявляют покупателю;
- стоимость товаров с налогом;
- страна происхождения товара;
- регистрационный номер таможенной декларации.
Статус 2.
Заполняется только часть полей. Среди них обязательно заполнить эти поля:
- номер документа и дата;
- наименование продавца и получателя;
- валюту сделки;
- номер платёжки;
- код товара, работ, услуг;
- наименование товара;
- код вида товара;
- единица измерения;
- количество/объём;
- стоимость с налогом.
- Маркировка: что важно знать бизнесу с 1 июля 2025 года
Когда надо составлять документы?
Первичный документ (товарная накладная, акт, УПД) выставляется в момент сделки или сразу после ее завершения.
Счёт-фактуру выписывают в течение 5 дней.
В каком формате составлять документы — в бумажном или электронном?
Обмениваться документами можно и на бумаге, и через сервисы электронного документооборота. Но надо учитывать, что бумажные документы подписывают одинаково, а вот электронные — разными подписями.
Для договора, акта выполненных работ или товарной накладной достаточно НЭП — неквалифицированной электронной подписи. Её легко получить в Точке. А обмениваться такими документами удобно через нашу систему ЭДО.
Елизавета Долгополова, эксперт Точки по ЭДО:
Электронный документооборот быстрее и безопаснее обычного. К тому же, он позволяет управлять бизнесом из любой точки мира и вести дела максимально прозрачно. Конечно, в начале это может показаться непривычным, но когда предприниматели начинают пользоваться электронным документооборотом, уже не хочется возвращаться к бумажным документам, распечаткам и курьерам.
Но есть и формализованные документы, для которых необходима КЭП — квалифицированная электронная подпись. Например, счёт-фактура или УПД. Получить КЭП сложнее: надо прийти в удостоверяющий центр и получить токен, а затем настроить плагин для работы подписей.
Что будет, если не составить документы в срок?
Любую хозяйственную операцию необходимо сопровождать документами. Если не составить их вовремя, покупатель не сможет отразить эту покупку у себя в учете и принять НДС к вычету.
Кроме того, за отсутствие первичного документа организацию может оштрафовать ФНС. При разовом нарушении штрафуют на 10 000 рублей, а при повторяющемся — на 30 000. Если из-за отсутствия документов оказалась занижена налоговая база, ФНС штрафует на 20 % от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 рублей.