Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами в электронном виде. Он нужен для работы внутри компании, а также для взаимодействия с партнёрами и государственными органами.
Электронные документы имеют такую же силу, как бумажные. Их можно использовать для отчётности в налоговой, подтверждения сделок и даже в суде.
Чтобы электронные документы имели юридическую силу и принимались налоговой, судом и другими госорганами, нужен посредник — оператор ЭДО. В этой статье Точка Банк разъясняет, кто такой оператор электронного документооборота, зачем он нужен бизнесу, какие функции выполняет и как выбрать надёжного партнёра.
Оператор ЭДО: что это
Оператор ЭДО — это компания, которая прошла аккредитацию в Федеральной налоговой службе. Она проверяет обмен электронными документами и гарантирует, что всё оформлено по закону.
Документы, направленные через ЭДО, имеют юридическую силу только при правильном подписании. Например, квалифицированной электронной подписью (КЭП). Или неквалифицированной электронной подписью (НЭП), если стороны заранее договорились её признавать.
Не все документы имеют утверждённую форму от государства. Но если документы подписаны КЭП или НЭП, они считаются полноценными. Их примут в налоговой инспекции, суде и других ведомствах.
Кто может быть оператором ЭДО
Оператором электронного документооборота может быть только компания, аккредитованная ФНС. Организация должна иметь лицензии и оборудование, которое обеспечивает законность и безопасный обмен электронными документами.
Проверить список действующих операторов можно на сайте ФНС. Например, компания «АО Точка» включена в официальный реестр доверенных операторов ЭДО.
Работать с электронными документами можно и без оператора. Но если важно подтвердить факт отправки и получения или неизменность документа — надёжнее cделать это через оператора ЭДО.
Какие функции выполняет оператор электронного документооборота
Провайдер ЭДО выполняет несколько важных функций.
- Проверка контрагентов
- Подтверждает, что документы передаются реальной компании, а не мошенникам
- Уведомляет ФНС при обмене счетами-фактурами — это обязательное условие
- Юридическая значимость документооборота
- Следит за актуальностью законодательства
- Контролирует срок действия электронной подписи и проверяет её при подписании
- Фиксирует историю всех действий с документом — при судебном споре это может стать ключевым доказательством
- Безопасность данных
- Обеспечивает конфиденциальность за счёт защищённых каналов связи
- Контролирует форматы документов и регламенты, чтобы они соответствовали требованиям закона
- Гарантирует доставку документов по маршруту
- Организация обмена
- Помогает наладить обмен приглашениями между компаниями
- Обеспечивает бесперебойную работу сервисов и оказывает техническую поддержку
Где и как происходит обмен электронными документами?
Обмен документами происходит в системе ЭДО. ЭДО — это электронный документооборот, с помощью которого компании обмениваются юридически значимыми документами. Только не на бумаге, а в электронном виде через оператора.
Процесс выглядит так:
- Организация формирует документ в программе и отправляет его контрагенту через систему ЭДО
- Партнёр получает документ, проверяет и подписывает своей электронной подписью
Система ЭДО автоматизирует работу с документами и обеспечивает их хранение.
Доступ к системе возможен через специальное ПО или онлайн-сервис. Чаще всего используется веб-доступ, который не требует установки на компьютер.
Многие провайдеры также предлагают интеграцию через API. Это позволяет встроить функции ЭДО прямо в собственную информационную систему компании.
Доверенные операторы ЭДО в России
Рынок ЭДО в России растёт с каждым годом. Увеличивается и количество операторов. Чтобы работать с ЭДО без ошибок и лишних хлопот, важно выбрать надёжного.
Топ-5 операторов ЭДО для бизнеса
Для предпринимателей доступны разные операторы ЭДО. Вот несколько популярных:
ЭДО от Точка Банк
ЭДО доступен всем клиентам Точка Банка. Сервис встроен прямо в интернет-банк, поэтому не нужно устанавливать дополнительные программы. Документы можно подписывать онлайн за пару минут.
Контур.Диадок
Подходит для работы с актами, счетами, УПД и другими файлами. Есть мобильное приложение и интеграция с 1С.
Такском
Сервис с удобным веб-интерфейсом и мобильным приложением. Подходит для работы с маркированными товарами и интеграции с «Честным ЗНАКОМ». Поддерживает роуминг с другими системами.
СБИС
Помогает обмениваться документами и вести переписку прямо в системе. Есть возможность сверять взаиморасчёты и хранить файлы в облаке. Работает с 1С и другими учётными системами.
Калуга Астрал
Простой сервис с функцией Drag’n’Drop — документы можно загружать в пару кликов. Неиспользованные документы не пропадают, а переносятся на следующий период. Есть бесплатный тариф.
Роуминг ЭДО
Роуминг ЭДО позволяет обмениваться документами, даже если у вас с контрагентом разные операторы. Например, в ЭДО от Точка Банка предприниматели обмениваются документами с партнёрами, использующими Диадок, СБИС, Астрал, Такском, СберКорус и другие сервисы.
В ЭДО от Точка Банка есть синхронизация с 1С — документы автоматически проверяются на ошибки и загружаются прямо в учётную систему предпринимателя. Счета, акты или накладные удобно создавать по готовым шаблонам — не нужно собирать документ с нуля. Вы сами вносите данные, а система помогает оформить всё быстро и без ошибок. Готовые файлы или фото документов можно загрузить, подписать электронной подписью и отправить партнёрам.
Дарья Довбыш, эксперт по ЭДО в Точка Банке
В ЭДО от Точка Банка используется единый формат, утверждённый ФНС — УПД (СЧФ) по приказу ФНС России от 19.12.2023 №ЕД-7-26/970@. Остальные документы тоже соответствуют требованиям законодательства, поэтому их можно использовать для работы и при спорах с контрагентами.
Настройка роуминга происходит на стороне Точка Банка — вам остаётся только создать документ и выбрать получателя. Даже если у партнёра нет ЭДО, он сможет подписать файл через СМС-код по ссылке. Это просто, удобно и безопасно.
Когда нужно выбрать оператора ЭДО
Компаниям нужно подключать оператора ЭДО, если:
- Нужно выставлять и получать счета-фактуры и УПД — эти формы передаются только через ЭДО
- Вы работаете с крупными компаниями и торговыми сетями — они принимают документы исключительно в электронном виде
- Бумажных документов становится слишком много — ЭДО помогает сэкономить время и деньги, убирая необходимость хранить архивы
- Деятельность подпадает под обязательные требования — например, маркировка товаров или электронные накладные, где без оператора ЭДО не обойтись
ЭДО от Точка Банк всегда на связи — специалисты помогут разобраться в любых вопросах и подскажут, как правильно оформить операции.
Критерии выбора
При выборе оператора ЭДО важно учитывать следующие критерии:
- Функциональность сервиса
- Возможность отправлять и получать разные виды документов
- Просмотр документов прямо в интерфейсе
- Подписание несколькими сотрудниками
- Аннулирование при необходимости
- Печать со штампом оператора
- Автоматическое создание архива и удобные инструменты для работы с ним (поиск, просмотр, реестр)
- Дополнительные возможности
- Внутрикорпоративное согласование документов
- Автоматический подбор контрагентов для рассылки приглашений
- Дополнительный канал связи с налоговой
- Безопасность
- Защита конфиденциальных данных
- Предотвращение утечек информации
- Соблюдение требований законодательства
- Интеграция с учётными системами
- Поддержка работы с 1С и другими IT-системами
- Сквозная синхронизация без лишних программ
- Автоматическая загрузка и выгрузка документов
- Удобство интерфейса
- Простой и понятный сервис
- Минимум ручного ввода, максимум автоматизации
- Роуминг с другими операторами
- Возможность обмена документами через разные системы ЭДО
- Бесплатная настройка при согласии сторон
- Техническая поддержка
- Оперативное решение проблем
- Круглосуточная доступность, работа без выходных
- Стоимость услуг
- Наличие пакетов для малого и крупного бизнеса
- Оптимальное соотношение цены и возможностей
- Акцент на эффективность, а не только на низкую цену
Как выбрать оператора ЭДО
Шаг 1. Определяем вид ЭДО
В документообороте компании есть два направления — внутреннее и внешнее.
- Внутренний ЭДО. Нужен для работы сотрудников и руководства внутри организации. С его помощью можно быстро согласовать приказы, заявления на отпуск или другие внутренние документы. Руководитель видит статус обработки, сроки согласования и этапы прохождения документа.
- Внешний ЭДО. Используется для обмена документами с контрагентами. Если обе компании работают через одного оператора, обмен начинается сразу. Если у партнёра другой оператор, подключается роуминг.
Роуминг позволяет обмениваться документами между разными системами ЭДО. Для этого отправляется приглашение партнёру, и после его подтверждения компании могут обмениваться файлами без доплат.
Шаг 2. Подключаем оператора ЭДО
Оператор ЭДО должен быть аккредитован ФНС и входить в официальный реестр. Такой статус подтверждается каждые два года. Список операторов можно проверить на сайте налоговой.
Надёжный оператор обязан иметь свои серверы и круглосуточный доступ для обмена документами. Ему нужна лицензия ФСБ на работу со средствами защиты, интеграция с сервисами ФНС и система резервного копирования данных.
Также важно уточнить, как оператор работает с вашей учётной системой. Эти нюансы обычно проверяет IT-отдел и служба безопасности компании.
Шаг 3. Как узнать своего контрагента в системе ЭДО
Найти контрагента в ЭДО можно по его ИНН, КПП, оператору или уникальному идентификатору (ID). ID формируется на основе ИНН и КПП и помогает однозначно определить компанию. Даже если у организаций один ИНН, но разные КПП, у каждой будет свой идентификатор.
ID нужен, чтобы компания была видна в системе ЭДО для налоговой и других операторов. Это упрощает поиск и исключает ошибки при обмене документами.
Шаг 4. Определяем стоимость для бизнеса
Услуги операторов зависят от тарифа ЭДО и набора функций. Для малого бизнеса доступны минимальные пакеты с небольшим объёмом документов. При росте компании стоимость зависит от числа сотрудников, интеграции с IT-системами и дополнительных возможностей.