С 1 апреля 2025 года вступили в силу важные изменения по оформлению счетов-фактур. Они касаются новых реквизитов, обновлённых форматов электронных документов и порядка заполнения отдельных строк. В этой статье Точка Банк разберёт, что изменилось, когда применять новые правила и как правильно заполнить счёт-фактуру с учётом обновлений.
Что такое счёт-фактура
Счёт-фактура — это налоговый документ, который продавец оформляет при отгрузке товаров или оказании услуг. Он нужен, чтобы покупатель мог принять НДС к вычету.
Счёт-фактуру обязан выставлять продавец, если он:
- является плательщиком НДС;
- осуществляет облагаемые НДС операции;
- освобождён от уплаты НДС, но обязан выставлять документ покупателю.
Виды счетов-фактур
Существует несколько типов счетов-фактур:
- На отгрузку — при продаже товаров, работ или услуг.
- На аванс — при получении предоплаты.
- Корректировочный — при изменении стоимости, количества товара или объёма услуг.
- Исправленный — если в первичном документе допущена ошибка.
- Счёт-фактура на прослеживаемые товары — с обязательным указанием реквизитов прослеживаемости.
- Счёт-фактура без НДС — если продавец освобождён от уплаты налога или операция не облагается НДС.
Также можно применять универсальный передаточный документ (УПД) с признаком «1», который заменяет и счёт-фактуру, и первичный документ. Это допустимо, если в УПД присутствуют все обязательные реквизиты счёта-фактуры.
Изменения с 2025 года: что важно знать
- Графа 14 — новая строка в счёте-фактуре.
С 1 октября 2024 года в форме счёта-фактуры появилась графа 14, в которую нужно вносить стоимость прослеживаемых товаров без НДС.
До 1 апреля 2025 года допускалось оформление электронных счетов-фактур как с графой 14, так и без неё. С апреля графа обязательна при работе с прослеживаемыми товарами.
Если ИП реализует такие товары, важно не забывать обновлять шаблоны и учётные системы.
- Новый формат электронных счетов-фактур — 5.03.
С 1 апреля 2025 года применять нужно электронный формат 5.03, утверждённый ФНС. Он вводит следующие возможности:
- Упрощенцы теперь могут указывать пониженные ставки НДС — 5 и 7%, а также расчётные ставки 5/105 и 7/107.
- В графе 14 можно отображать стоимость с копейками (два знака после запятой).
- Регистрационный номер партии (РНПТ) теперь можно указывать в более гибком диапазоне: от 25 до 29 символов, раньше было строго от 27 до 29 символов.
Если не перейти на новый формат, документы не будут приниматься инспекцией. С ЭДО Точка Банк не придётся следить за обновлением форматов документов.
- Изменения в строках 5 и 5а.
С 1 октября 2024 года обновлены правила заполнения строк 5 и 5а:
- Строка 5 теперь обязательна для налоговых агентов, если они покупают товары, работы или услуги у иностранных поставщиков. Здесь указываются дата и номер расчётного документа (платёжки).
- Строка 5а дополняется наименованием первичного документа, а не только его номером и датой. Если первичных документов несколько — перечислите их через точку с запятой.
Кто обязан выставлять счета-фактуры
Счета-фактуры выставляются в определённых случаях. Точка Банк разберёт, кто должен это делать и когда именно.
1. Плательщики НДС.
Обязанность выставить счёт-фактуру возникает:
- при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг на территории РФ, если эти операции облагаются НДС (п. 3 ст. 169 НК РФ);
- при получении аванса в счёт будущей поставки товаров или оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ);
- если организация применяет освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ, но совершает операции, которые не подпадают под освобождение (в этом случае в счёте-фактуре ставится пометка «Без НДС») (п. 5 ст. 168 НК РФ).
2. Налоговые агенты.
Счета-фактуры выставляют и налоговые агенты. Например:
- если ИП покупают товары или услуги у иностранной компании, не зарегистрированной в российской налоговой (п. 3 ст. 168 и п. 3 ст. 169 НК РФ);
- агентами могут быть как плательщики НДС, так и те, кто не платит налог, в том числе ИП на АУСН.
3. Комиссионеры и агенты.
Если ИП реализует или покупает товары от своего имени, но в интересах заказчика, который платит НДС, ИП обязан выставить счёт-фактуру. Это касается и комиссионеров, и агентов.
4. Экспортёры в страны ЕАЭС.
Счета-фактуры нужно оформлять при экспорте товаров в страны ЕАЭС, даже если товары освобождены от НДС (пп. 1.1 п. 3 ст. 169 НК РФ).
5. Застройщики.
Если ИП является застройщиком и привлекает подрядчиков, предприниматель обязан выставлять счета-фактуры (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).
6. Экспедиторы.
Если ИП организует перевозку и привлекает третьих лиц, также нужно выставлять счета-фактуры (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).
Уже клиент Точка Банк? Электронный документооборот доступен сразу — заходите и работайте с новыми форматами без лишних действий.
Исключения
Даже плательщики НДС не всегда обязаны выставлять счета-фактуры. Например:
- при продаже товаров или оказании услуг физическим лицам (если они не ИП) счета-фактуры можно не оформлять.
Прослеживаемые товары — особый порядок
Если ИП продаёт товары, подлежащие прослеживаемости, то счёт-фактура обязательна. Даже если покупатель не является плательщиком НДС. И даже если по другим операциям стороны договорились не обмениваться счетами-фактурами.
Когда можно не выставлять счёт-фактуру
ФНС упростила правила. Если отгрузка по авансу произойдет в том же квартале, счёт-фактуру на аванс можно не оформлять. Это правило действует для всех налогоплательщиков (письмо ФНС от 17.10.2024 № СД-4-3/11815).
Только НДС с аванса в бухгалтерском учёте отражать всё равно нужно.
Как оформить счёт-фактуру на прослеживаемые товары
Если ИП продаёт товары, подлежащие прослеживаемости, счёт-фактуру нужно оформлять только в электронном виде — это обязательное требование. В документе также нужно указать специальные реквизиты.
- Графа 11 — регистрационный номер партии (РНПТ).
- Графы 12 и 12а — код и условное обозначение единицы измерения.
- Графа 13 — количество товара.
- Графа 14 — стоимость товара без НДС (в рублях, с копейками).
Прослеживаемый товар должен выделяться отдельной строкой. Если у вас один и тот же товар с разными РНПТ, можно объединить их в одну строку, но заполнить подстроки граф 11–14 по каждому номеру партии.
Корректировочные счета-фактуры: что учесть
Если изменяется цена, количество или другие условия сделки, оформляется корректировочный счёт-фактура. Он также заполняется по новым правилам:
- В графе 13 — указывается разница в количестве.
- В графе 14 — разница в стоимости без НДС.
Счёт-фактура без НДС
Предприниматели, освобождённые от уплаты НДС (например, по ст. 145 НК), тоже могут выставлять счета-фактуры, но в них указывают:
- в графах 7 и 8 — «Без НДС»;
- либо ставят штамп с той же фразой.
Важно: если в документе вы случайно выделите сумму НДС, налог придется уплатить в бюджет. Такие случаи могут привести к доначислениям и штрафам.
Сроки выставления счетов-фактур
- Общий срок — не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки или оказания услуги.
- При регулярных или длительных операциях (аренда, охрана, связь) счёт-фактуру можно выставить до 5-го числа следующего месяца.
Если последний день срока выпадает на выходной — переносится на ближайший рабочий день.
Когда можно принять НДС к вычету
Покупатель может принять НДС к вычету, если выполняются все четыре условия:
- Продавец предъявил налог.
- Товары или услуги приняты на учёт.
- Покупка используется в операциях, облагаемых НДС.
- Получен правильно оформленный счёт-фактура или УПД.
Выделение НДС в цене не обязательно.
Исключение: импорт, где вычет возможен только после уплаты налога на таможне.
Частые ошибки и их последствия
Ошибки в счёте-фактуре могут повлечь отказ в вычете НДС. Особенно внимательно проверяйте:
- наличие всех обязательных реквизитов;
- правильность граф 11–14 при работе с прослеживаемыми товарами;
- соответствие документа актуальному формату;
- корректность строк 5 и 5а.
Переход на новые форматы: что нужно сделать
До 1 апреля 2025 года необходимо было:
- Обновить формат электронных счетов-фактур и УПД до версии 5.03.
- Настроить учётную программу на заполнение графы 14.
- Проверить корректность заполнения строк 5 и 5а.
- Подготовить шаблоны корректировочных документов.
Кто подписывает счёт-фактуру
Если счёт-фактуру оформляет ИП, он может:
- подписать документ самостоятельно;
- поручить это уполномоченному лицу на основании доверенности.
В электронном формате счёт-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Сколько хранятся счета-фактуры
Срок хранения счетов-фактур — 5 лет. Это установлено п. 317 Перечня, утверждённого Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.