Закрывающие документы: что это, когда нужны и как правильно составить

Закупка сырья у поставщика, продажа товаров, уплата налогов — любую хозяйственную операцию бизнес должен подтверждать документами. Так он показывает, что работает законно и его расходы реальны. Среди таких документов — закрывающие. 

Точка Банк расскажет, что это такое, зачем они нужны и на какие виды делятся.

Закрывающие документы — это первичные документы, которые закрывают движение по расчётному счёту или кассе. Иными словами, они подтверждают, что одна сторона оказала услугу, выполнила работу или поставила товар, а другая — их приняла и оплатила. Такие документы предназначены для бухгалтерии. 

Это могут быть акт об оказании услуг, транспортная накладная, счёт-фактура, универсальный передаточный документ или другие.

Закрывающие документы подтверждают, что:

Подписи обеих сторон в закрывающих документах — это подтверждение, что исполнитель выполнил свою работу, а заказчик её принял в полном объёме и претензий не имеет.

Закрывающие документы нужны после завершения сделки, когда все стороны выполнили обязательства. Срок оформления обычно прописывают в договоре, он зависит от особенностей сделки и вида документа. 

Например, товарную накладную подписывают, когда покупатель принимает груз. Акт выполненных работ — когда исполнитель закончил работы. Счёт-фактуру оформляют в течение 5 дней с момента отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Список документов может быть разным — он зависит от сделки и налогового режима.

Акт подтверждает, что исполнитель выполнил работу или оказал услугу, а заказчик принял результат. Документ может называться по-разному, например акт выполненных работ, оказанных услуг или сдачи-приёмки.

Строгая форма акта приёмки предусмотрена только для строительных работ — для них нужно использовать КС-2. Для других случаев единого документа нет. Компания может составить акт в свободной форме, но он должен содержать обязательные реквизиты первичного документа:

Акт составляют в двух экземплярах — для исполнителя и заказчика.

Самый простой и удобный способ — отправить акты через ЭДО. О том, как это сделать, Точка Банк написала подробную инструкцию. 

Но если контрагенты не используют систему электронного документооборота, документ можно распечатать в двух экземплярах, подписать и отправить по почте второй стороне. Заказчик получит документ, подпишет оба экземпляра, один оставит себе, а второй отправит обратно. Так у обеих сторон будет на руках экземпляр со всеми подписями. 

Если второй стороне акт нужен скорее, можно дополнительно отсканировать и отправить подписанную версию по электронной почте. Но потом всё равно придётся позаботиться о том, чтобы у всех был подписанный экземпляр.

Счёт-фактуру оформляют плательщики НДС — документ подтверждает, что продавец или исполнитель начислил налог. А покупатель или заказчик могут принять его к вычету и сэкономить на налогах.

Пример

Хозяйство «Клубничный фермер» применяет ЕСХН и выращивает клубнику на собственных полях. Оно продаёт клубнику в лотках и ящиках местной пекарне. Пекарня применяет ОСНО. Когда хозяйство продаёт ягоды, оно выставляет счёт-фактуру с НДС. И пекарня может принять этот налог к вычету.   

Счета-фактуры выставляют:

Счета-фактуры не выставляют:

Существует утверждённая форма для составления счёта-фактуры. Её выписывают в течение 5 дней с момента сделки или получения аванса при работе по предоплате. К ней прикладывают акт или накладную. Сам по себе счёт-фактура не подтверждает факт выполнения работ или поставки товаров.

Счёт-фактуру составляют в двух экземплярах — для исполнителя и заказчика. Подписывает её только исполнитель. Подпись заказчика не нужна.

Счёт-фактуру составляют на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров, например холодильников, автопогрузчиков и детских колясок, поставщик обязан оформить документ в электронном виде и отправить его через оператора ЭДО. 

Универсальный передаточный документ используют, чтобы упростить учёт. Он совмещает функции счёта-фактуры и накладной или акта. 

УПД можно оформить вместо счёта-фактуры при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг. Этот документ не используют, когда продавец работает по предоплате, а также если сделка касается алкоголя и спиртосодержащей продукции.

УПД бывает двух видов: со статусами 1 и 2. 

В обоих случаях за основу берут рекомендованную форму. В ней есть графа «Статус». Цифра зависит от того, какие бумаги заменяет УПД. 

При статусе 1 продавец регистрирует УПД в книге продаж, покупатель-плательщик НДС — в книге покупок. Продавец указывает в документе сведения об НДС: ставку, сумму, стоимость товара с НДС.

При статусе 2 в УПД не нужно заполнять раздел «К платёжно-расчётному документу» и данные в таблице об НДС. 

Документ подписывают обе стороны, у каждой остаётся свой экземпляр. 

УПД составляют в бумажном или электронном виде. При продаже прослеживаемых товаров — только в электронном. Документ для удобства можно отправить через оператора ЭДО.

Накладная подтверждает, что поставщик передал товары покупателю. В ней указывают количество товара и его стоимость. 

Если покупатель — компания или ИП, то товарная накладная нужна обязательно. В других случаях её составляют по желанию.

Для товарной накладной существует универсальная форма ТОРГ-12. Но компания может оформить собственную.

Продавец составляет документ в двух экземплярах. Покупатель подписывает их при передаче товара и возвращает один экземпляр продавцу. 

Товарную накладную составляют на бумаге или электронно и отправляют через оператора ЭДО. 

Транспортная накладная подтверждает, что груз передали перевозчику, а он доставил его в конечный пункт и передал получателю. В этом документе указано, что перевозят, какие бумаги поступили с товаром, кто выступает отправителем, а кто получателем.

Для заполнения транспортной накладной существует унифицированный бланк.

Документ составляют в трёх экземплярах: для отправителя груза, перевозчика и получателя. Документ обычно оформляет отправитель груза или лицо, которое представляет его интересы. 

Транспортную накладную формируют на каждую машину. Это значит, что если вся партия тюльпанов поместилась в один автомобиль, то достаточно одного документа. Но если цветы пришлось распределить по разным машинам, то накладная потребуется на каждую.

Транспортную накладную можно оформить в бумажном виде и отправить по почте. Или в электронном и отправить по электронной почте или через оператора ЭДО.

Товарно-транспортная накладная содержит информацию о товарах и условиях перевозки. Это один из обязательных документов, который нужен при любом перемещении этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Даже если компания перевозит её между своими подразделениями и на своём транспорте. 

Важно: если компания заключила договор на перевозку груза, то дополнительно к товарно-транспортной накладной нужно оформить транспортную накладную.

Документ составляют по единой форме 1-Т. 

Товарно-транспортную накладную можно оформить в бумажном или электронном виде и отправить удобным способом контрагенту. С 1 марта 2025 года при перевозке алкоголя этот документ составляют только в электронном виде.

К платёжным документам относят кассовые чеки и платёжные поручения — они подтверждают факт оплаты. При этом кассовые чеки выдают покупателям в магазинах и других точках обслуживания, а платёжные поручения отправляют в банк.

Продавец формирует кассовый чек на онлайн-кассе в момент платежа и выдаёт клиенту. Документ должен содержать обязательные реквизиты, например признак расчёта и QR-код с зашифрованными данными.

Платёжное поручение составляют по форме 0401060. Создавать собственный бланк по закону нельзя.

Кассовый чек может быть бумажным или электронным. Они имеют равный юридический статус. Чтобы получить электронный чек, клиенту нужно до расчёта продиктовать кассиру номер телефона или адрес электронной почты.

Платёжные поручения практически не используют в бумажном виде. Сейчас их формируют электронно: создают в интернет-банке или ином учётном бухгалтерском сервисе и отправляют в банк. Если контрагент просит подтвердить оплату, платёжное поручение отправляют и ему — по ЭДО или электронной почте.

Закрывающие документы нужны бухгалтерии для бухгалтерского и налогового учёта. Как правило, их регистрируют в учётной программе, а потом используют для формирования бухгалтерских отчётов. 

Без документов не получится подтвердить расходы, на которые можно уменьшить доходы и снизить налоговую нагрузку. Это те же документы, что и для бухгалтерского учёта, но иногда они могут отличаться. Если бизнес на УСН «Доходы минус расходы» приобрёл товар или услугу, которые не указаны в закрытом перечне расходов, то их нельзя учесть при расчёте налога на УСН. Но нужно будет отразить в бухгалтерском учёте.

За соблюдением законодательства следит налоговая. Она сверяет данные с контрагентами, проверяет подозрительные сделки и налоговую отчётность. 

Закрывающие документы нужны предпринимателям только для налогового учёта. Вести бухгалтерский учёт они не обязаны. Но бумаги может запросить налоговая, чтобы проверить, правильно ли ИП учёл расходы при расчёте налогов. 

Если окажется, что сумму учли без закрывающих документов, то проверяющие вычтут её из расходов. На неуплаченный налог выпишут требование об уплате и начислят пени за просрочку.

ИП на УСН «Доходы» или патентной деятельности, которые не ведут учёт расходов, тоже нужно хранить все документы. Они пригодятся, если налоговая решит проверить контрагента и запросит информацию об определённой сделке. 

Предпринимателю на УСН следует хранить:

Закрывающие документы нужны юридическим лицам для бухгалтерского и налогового учёта. Налоговая может запросить их для проверки конкретной сделки.

Перечень закрывающих документов для ООО следующий:

Основной закрывающий документ для самозанятого — чек, сформированный в приложении «Мой налог». Его нужно предоставить контрагенту и сохранить у себя. По закону оформлять дополнительные документы необязательно. Но некоторые компании и ИП подписывают с самозанятыми акты выполненных работ. 

Закрывающие документы используют в управленческом учёте. Они выполняют такие функции:

Закрывающие документы можно оформить в бумажном или электронном виде. Сейчас компании и ИП всё чаще используют ЭДО, чтобы упростить и ускорить работу. 

Для быстрой работы с документами в Документообороте собраны шаблоны закрывающих документов: акта, товарной накладной, счёта-фактуры и УПД. Мы предзаполняем их — вам остаётся заполнить остальные поля.

1-й шаг: перейдите в Документооборот.

2-й шаг: нажмите на кнопку «Создать» в левом верхнем углу.

3-й шаг: выберите нужный тип документа.

4-й шаг: введите ИНН контрагента и его платёжные реквизиты, а остальные данные о получателе система подгрузит из ЕГРЮЛ.

Если вы хотите создать закрывающий документ на основе другого, который создали ранее, можно добавить связь между ними. Для этого нажмите «Создать на основе другого документа». Система подтянет данные контрагента, реквизиты и товарные позиции.

5-й шаг: сохраните, подпишите и отправьте документ контрагенту. 

Проверка состоит из двух этапов.

Сторона проверяет, совпадает ли фактическое наличие товаров или качество выполненных услуг с данными из закрывающих документов. Фактическую проверку проводят во время поставки груза или приёмки работ, когда документы ещё не подписаны.

Закрывающие документы нужно хранить в течение пяти лет. Они потребуются при налоговой проверке; судебных разбирательствах с недобросовестными контрагентами, которые захотят оспорить сделку; при спорах с банком, если нужно будет подтвердить законность операции.

Важно: пять лет отсчитывается не с даты подписания документа, а с 1 января года, следующего за годом, когда файл изъяли из делопроизводства. Например, если акт выполненных работ подписали 1 августа 2025-го, то его нужно хранить до 1 января 2031 года.