Приказ о приёме на работу: образец и как заполнить

Несмотря на то что приказ больше не является обязательным, работодатели продолжают его оформлять — из-за привычки, внутреннего контроля и требований кадрового учёта. В статье Точка Банк разберёт, что такое приказ о приёме на работу, когда он нужен, какую форму выбрать, как его заполнить и на какие нюансы стоит обратить внимание, чтобы не допустить ошибок и штрафов.

Приказ о приёме на работу — это внутренний документ работодателя. Приказ подтверждает, что сотрудника приняли в штат. В нём указывают ключевые условия работы: должность, подразделение, дату начала работы, размер оплаты труда и другие договорённости из трудового договора. Документ нужен для корректного учёта рабочего времени и расчёта зарплаты. 

Трудовой кодекс РФ не требует использовать строго унифицированную форму приказа. Но на практике часто применяют типовую форму Т-1, Т-1а, которую рекомендует Минтруд. 

Приказ или распоряжение о приёме на работу помогает:

Унифицированная форма приказа о приёме на работу (№ Т-1 и Т-1а) — это типовой бланк, утверждённый постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Его используют, чтобы официально оформить приём сотрудника в штат.

В приказе фиксируют ключевые условия работы. Указывают должность, размер оклада, дату начала работы и другие важные сведения. Документ подтверждает, что сотрудник принят на работу на согласованных условиях.

Приказ подписывает работодатель. Основанием для его оформления служит трудовой договор, заключённый с работником.

Работать без унифицированной формы приказа о приёме на работу можно. С 22 ноября 2021 года издание такого приказа перестало быть обязанностью работодателя. Это право, а не обязательное требование закона.

Такое правило закреплено Федеральным законом №377-ФЗ. Работодатель сам решает, нужен ли ему приказ и в каком виде его оформлять. Строгих требований к содержанию документа больше нет.

Главный документ при приёме на работу — трудовой договор. Именно он подтверждает факт трудоустройства и условия работы сотрудника. Если договор заключён правильно, отсутствие приказа не считается нарушением.

Приказы о приёме на работу оформляют с учётом категории сотрудника. Для каждой категории есть свои правила, которые нужно учитывать при заполнении документа.

При приёме на работу несовершеннолетнего сотрудника работодатель может оформить приказ по своему усмотрению. Допустимо использовать унифицированную форму или форму, утверждённую в компании или у ИП. Закон не обязывает издавать приказ, но и не запрещает этого.

При найме несовершеннолетних действуют особые правила. Им нельзя устанавливать испытательный срок. Также запрещено привлекать их к тяжёлым, вредным и опасным работам. Рабочее время для таких сотрудников сокращено.

Если работнику меньше 15 лет, потребуется письменное согласие одного из родителей. Также нужно разрешение органа опеки и попечительства. Кроме того, несовершеннолетние не могут работать по совместительству.

Если предпринимателя или самозанятого принимают в штат на постоянную работу, его оформляют как обычного сотрудника. Статус ИП или самозанятого в этом случае не имеет значения. Возникают трудовые отношения, которые регулируются ТК РФ. Их оформляют трудовым договором, а приказ о приёме — по желанию работодателя.

Если же бизнес сотрудничает с человеком именно как с ИП или самозанятым, используется гражданско-правовой договор. Это может быть договор на выполнение работ или оказание услуг. Трудовой договор в таком случае не нужен. Приказ о приёме на работу тоже не оформляют.

При приёме на работу иностранного сотрудника приказ оформляют в общем порядке. В документе обязательно указывают гражданство работника. Особых правил для формы приказа нет.

Документы, подтверждающие право иностранца находиться и работать в России, нужно сохранить. Обычно это копии патента, разрешения или вида на жительство. Их подшивают в личное дело сотрудника.

Производственная практика студента обычно не считается трудовыми отношениями. Это часть обучения, за которую не платят зарплату. При этом студент официально находится в офисе или на производстве. Поэтому организации и ИП оформляют отдельный приказ — о прохождении практики.

В приказе обязательно указывают основание для его издания. Чаще всего это договор с вузом или колледжем с датой и номером. Также прописывают ФИО студента, подразделение, срок практики и данные руководителя практики со стороны бизнеса.

Приказ подписывает руководитель организации или ИП. Печать ставят, если она используется. Документ должен полностью совпадать с договором с учебным заведением.

Если в договоре указаны сроки практики, они же должны быть в приказе. Например, с 1 по 20 марта. Любые расхождения могут вызвать вопросы при проверке.

При перемещении сотрудника между подразделениями одного работодателя используют форму Т-5. Если работник переходит к другому юридическому лицу, приём оформляют приказом по форме Т-1.

Суд может назначить осуждённому исправительные или обязательные работы. При исправительных работах человек работает за оплату, при обязательных — бесплатно. От вида наказания зависит порядок оформления у работодателя.

При исправительных работах работодатель оформляет срочный трудовой договор. Также издают приказ о приёме на работу. Дату и номер приказа указывают в извещении и передают в уголовно-исполнительную инспекцию.

При обязательных работах трудовой договор не заключают. Работодатель издаёт приказ о приёме на работу на безвозмездной основе. С приказом работника знакомят под подпись.

Во всех случаях приказ подтверждает законность допуска осуждённого к работе. Его данные используют для отчётности перед уголовно-исполнительной инспекцией. Поэтому оформлять приказ важно внимательно и без ошибок.

Приказ о совмещении нужен, чтобы сотрудник официально начал выполнять дополнительные обязанности. Без этого документа привлекать работника к другой работе нельзя. Приказ подтверждает законность совмещения.

Приказ издают только при согласии сотрудника. Это согласие должно быть оформлено письменно. Также необходимо дополнительное соглашение к трудовому договору.

В приказе обязательно указывают вид дополнительной работы. Прописывают должность, по которой оформляют совмещение, строго по штатному расписанию. Также указывают срок совмещения, если он ограничен.

Отдельно описывают дополнительные обязанности. Это может быть перечень функций или ссылка на внутренний документ. Также обязательно фиксируют размер доплаты — в сумме или в процентах от оклада.

Трудовой договор может предусматривать испытательный срок. В приказе об этом делают отметку и указывают, сколько он длится.

В приказе о приёме на работу указывают условия найма, которые стороны закрепили в трудовом договоре. Обычно документ формы Т-1 включает следующие пункты:

После оформления приказа руководитель или ответственное лицо подписывает документ и указывает должность. Затем сотрудника знакомят с приказом. Он проверяет данные и, если всё совпадает с трудовым договором, ставит подпись и выходит на работу в установленную дату.

Форма приказа Т-1а заполняется аналогично. 

Если работодатель всё-таки издаёт приказ о приёме на работу, его нужно оформить вовремя. Работник должен быть ознакомлен с приказом и поставить подпись в течение трёх рабочих дней с даты фактического начала работы.

Хотя приказ не является обязательным документом, но при его оформлении важно не нарушать сроки заключения трудового договора. Эти сроки установлены ст. 67 ТК РФ и остаются обязательными для всех работодателей.

Ошибки в приказах о приёме на работу чаще всего возникают по двум причинам.

За такие ошибки могут вынести предупреждение или назначить штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: