В России растёт количество самозанятых, а у бизнеса появилась возможность привлекать исполнителей под конкретную задачу без оформления в штат. В статье разбираемся, как организации строить отношения с самозанятыми, на какие нюансы обращать внимание, чтобы избежать штрафов.
Коротко
Бизнес может привлекать самозанятых под конкретные задачи, но нельзя подменять трудовые отношения, поручать некоторые виды работ и нанимать бывших сотрудников в течение двух лет после увольнения.
Бизнес может привлекать самозанятых под конкретные задачи, но нельзя подменять трудовые отношения, поручать некоторые виды работ и нанимать бывших сотрудников в течение двух лет после увольнения.
Кто такие самозанятые
Самозанятые — это физические лица, которые платят налог на профессиональный доход (НПД) с регистрацией ИП или без неё. Они могут делать что-то своими руками, например печь торты, шить одежду и продавать её, оказывать услуги, сдавать в аренду жильё или движимое имущество.
Статус могут оформить граждане России, стран ЕАЭС и Украины, если есть ИНН и деятельность ведётся в РФ.
Возраст — с 14 лет, но для несовершеннолетних необходимо стать дееспособным или получить согласие родителей, решение суда, органов опеки.
Самозанятые сами выбирают, когда и сколько работать, находят заказчиков и формируют чеки через приложение «Мой налог». Ставка налога зависит от того, кто платит: 4% — если физическое лицо, 6% — если организация или ИП.
Есть важные ограничения:
- Годовой доход — до 2,4 млн ₽. Если плательщик НПД получил больше, статус снимается.
- Найм сотрудников запрещён.
Может ли организация сотрудничать с самозанятыми
Организации могут сотрудничать с плательщиками НПД. Но Федеральный закон от 27.11.2018 №422-ФЗ устанавливает запреты и ограничения, которые надо учитывать при сотрудничестве.
Самозанятый — бывший сотрудник
Самозанятый не может сотрудничать с учреждением, где он состоял в штате, если с периода увольнения прошло менее двух лет. Это правило не зависит от того, на каких условиях он уволился.
Запрет также действует, если бывший сотрудник выполняет для работодателя функции, не связанные с прежней должностью.
Если нарушить этот срок, налоговая признает отношения трудовыми.
Самозанятый — действующий сотрудник
Человек не может одновременно числиться в штате организации и выполнять для неё заказы как самозанятый.
Самозанятый оказывает посреднические услуги
Плательщики НПД не должны выступать посредниками по договорам поручения, комиссии или агентским договорам. Нельзя поручить:
- искать покупателей и заключать сделки от имени юридического лица;
- закупать товары или услуги для фирмы;
- представлять интересы бизнеса перед третьими лицами.
Организация попросила самозанятого найти подрядчика для отделки офиса и заключить с ним договор от имени фирмы. Это агентская схема, которая запрещена. Если исполнитель сам выполнит отделку — это разрешённая услуга. Если он ищет третьих лиц и организовывает процесс — уже нарушение.
Единственное исключение — доставка. Самозанятый может быть курьером и принимать оплату от покупателей, но только если использует онлайн-кассу заказчика или формирует чек через приложение «Мой налог» на всю сумму без агентского вознаграждения.
Самозанятый перепродаёт товары
Самозанятый не может покупать готовые товары и перепродавать их. Ему разрешено реализовывать только то, что он произвёл сам.
Магазин закупает канцелярию и поручает самозанятому найти покупателей и продать её от своего имени. Это перепродажа, которая запрещена. Если самозанятый изготовит блокноты и продаст их — это разрешено.
Ограничения по видам деятельности
К запрещённым видам деятельности относятся:
- добыча и продажа полезных ископаемых;
- услуги адвокатов, нотариусов, арбитражных управляющих, медиаторов;
- майнинг цифровой валюты и её реализация;
- доверительное управление имуществом;
- реализация подакцизных товаров (алкоголь, табак, пиво, бензин и др.);
- продажа товаров с маркировкой (шубы, обувь, духи, фотоаппараты, некоторые медицинские изделия).
Если организация привлечёт самозанятого к такой деятельности, заказчик рискует получить претензии от налоговой и трудовой инспекции.
Какие задачи можно поручать самозанятым
Самозанятых привлекают для выполнения конкретных задач с измеримым результатом. Это могут быть разовые заказы, проекты на несколько месяцев или регулярные услуги.
Закон не ограничивает виды деятельности для самозанятых, кроме тех, что прямо запрещены. Примеры того, что можно поручать в разных сферах:
- IT и разработка. Написание кода, создание сайтов, программного обеспечения, техническая поддержка.
- Маркетинг и реклама. Ведение социальных сетей, настройка таргетинга, съёмка и монтаж видео, дизайн упаковки или макетов для полиграфии.
- Производственные и ремонтные услуги. Сборка мебели, монтаж сантехники, уборка помещений, ремонт оргтехники, клининг после строительства со своими инструментами и материалами.
- Творческие услуги. Озвучивание роликов, перевод текстов, 3D-моделирование, художественная роспись.
- Обучение и консультации. Проведение тренингов, лекций, юридические или бухгалтерские консультации, репетиторство.
- Доставка и курьерские услуги.
- Аренда жилой недвижимости, автомобилей, оборудования, инструментов. Исключение — сдача коммерческой недвижимости.
- Продажа товаров собственного производства (свечей, мыла, тортов, одежды, сувениров).
Заказ нужно сформулировать как конкретное задание с понятным результатом, а не как должностные обязанности. Например не «администрировать сайт», а «провести техническое обслуживание сайта по плану».
Как оформить отношения с самозанятым
Когда организация находит исполнителя, следующий шаг — зафиксировать условия в договоре. Это необязательно, но если налоговая или трудовая инспекция начнёт проверку, это поможет доказать гражданско-правовой характер отношений.
Чаще всего с самозанятыми заключают договор:
- возмездного оказания услуг — консультации, обучение, ведение соцсетей;
- подряда — строительные, монтажные, ремонтные работы, создание сайта, пошив изделий;
- аренды — жилья, автомобиля, оборудования;
- авторского заказа — создание произведений литературы, искусства, дизайна.
Что прописать в договоре с самозанятым
| Предмет | Конкретный товар или услуга с результатом: «макет листовки А5», «настройка личного кабинета» |
| Статус НПД | Исполнитель — плательщик налога на профессиональный доход |
| Срок | Даты, этапы, промежуточные сроки |
| Стоимость и порядок оплаты | Сумма, привязка к акту, этапам, предоплата |
| Ответственность | Штрафы за нарушение сроков, качества |
| Изменение, расторжение | Условия, уведомление сторон |
| Разрешение споров | Претензионный порядок, подсудность |
| Реквизиты | Паспорт, ИНН исполнителя; ИНН или КПП, счёт заказчика |
Дополнительно можно прописать, что самозанятый должен присылать чек в «Мой налог» в день получения денег или до 9-го числа при безналичном расчёте. Также можно прописать обязанность заранее уведомить о потере статуса самозанятого
Какие документы должен предоставить самозанятый
Самозанятый предоставляет заказчику чек и акт оказания услуг. Если оплата проходит по безналичному расчёту, исполнитель может выставить счёт через приложение «Мой налог».
Чек из приложения «Мой налог»
Основной документ — чек из приложения «Мой налог». Он подтверждает, что исполнитель получил оплату. Чек можно сформировать в электронном виде, отправить на почту или в мессенджер. Без него ФНС не примет затраты и потребует уплатить НДФЛ и взносы с выплаты.
Чек содержит:
- дату расчёта;
- сумму;
- ФИО и ИНН самозанятого;
- ИНН заказчика, если оплата от юрлица;
- название услуги или товара.
Акт выполненных работ или оказанных услуг
Дополнительно стороны могут подписывать акт. Он не обязателен, но помогает:
- зафиксировать объём и качество товаров, услуг;
- избежать споров, если заказ сдаётся поэтапно;
- подтвердить, что услуга оказана, даже если чек аннулирован, например из-за технической ошибки.
Акт подписывают после выполнения работы, до оплаты или одновременно с ней.
Подтверждение статуса самозанятого
Если нужно подтвердить статус, человек может предоставить:
- Справку из приложения «Мой налог». В ней указаны ФИО, ИНН, дата регистрации и данные налоговой. Документ формируется в момент обращения.
- ИНН для проверки на сайте ФНС. Достаточно ввести номер в бесплатном сервисе на сайте налоговой — система покажет, зарегистрирован ли человек как самозанятый на текущую дату.
Если плательщик НПД потерял статус самозанятого, заказчик приостанавливает выплаты до его восстановления или оформляет отношения как с физическим лицом с удержанием НДФЛ и начислением взносов.
Как оплачивать услуги самозанятого
Когда заказ выполнен и акт подписан, остаётся перевести деньги.
Безналичная оплата
Оплату могут переводить на расчётный счёт ИП на НПД или на карту. Закон не запрещает использовать личные счета для оплаты услуг.
С 1 апреля 2026 года в поле «Назначение платежа» надо подробно прописывать, за что именно переводится оплата: название товара или услуги, номер и дату договора, товарные документы. Общий объём ограничен 210 символами.
Наличная оплата
Закон разрешает платить самозанятому наличными. Для расчётов между юрлицами и ИП действует ограничение в 100 000 ₽ по одному договору.
Учёт расходов для компании
Чтобы принять расходы на оплату услуг самозанятого, у компании должны быть:
- договор;
- акт выполненных работ или оказанных услуг;
- чек из приложения «Мой налог».
Юрлица используют эти документы, чтобы списать расходы при УСН «Доходы минус расходы», при налоге на прибыль или на других режимах, где учитываются затраты.
Какие риски есть при работе с самозанятыми
Сотрудничество с самозанятыми помогает снизить налоговую нагрузку и упростить документооборот, но при ошибках может привести к доначислениям, штрафам и внесению в перечень недобросовестных работодателей. Разберём риски, с которыми сталкивается бизнес.
Переквалификация отношений в трудовые
Налоговая и трудовая инспекции внимательно оценивают, как выстроены взаимоотношения. Если заключён договор ГПХ, но по факту исполнитель подчиняется внутреннему распорядку, работает по графику и получает стабильную оплату, сотрудничество могут признать трудовыми отношениями.
На что обращают внимание контролирующие органы:
- плательщик НПД сотрудничает только с одной фирмой, других заказчиков нет;
- выплаты происходят ежемесячно в одни и те же даты одинаковыми суммами;
- в договоре указаны не конкретные задания, а должностные обязанности;
- используются оборудование, материалы и рабочее место заказчика, на человека оформлен пропуск в офис, он проходит инструктажи, подчиняется руководителю.
Заказчику нужен бухгалтер для ведения учёта расходов. Для этого привлекают самозанятого, который приходит в офис каждый день с 9:00 до 18:00, подчиняется главбуху, использует компьютер компании и установленную на нём бухгалтерскую программу. Специалисту ежемесячно переводят фиксированную сумму, привязанную к календарю, а не к объёму оказанных услуг. При проверке налоговая признает эти отношения трудовыми.
В таких случаях налоговая выявляет признаки трудовых отношений. Компании начисляют:
Чтобы избежать переквалификации, нужно ставить перед исполнителем конкретные задачи, например «подготовка налоговой декларации по УСН за 2025 год», «сверка расчётов с контрагентами по итогам IV квартала». При этом человек сам планирует время, использует свой компьютер и программное обеспечение. Оплата зависит от объёма выполненных заданий, а не от отработанных дней. Приёмка оформляется актом, в котором перечислены конкретные товары или услуги. Если сотрудник нужен на постоянную работу, нанимайте его в штат.
Доначисление налогов и страховых взносов
Доначислить налоги и взносы могут в двух случаях.
- Самозанятый утратил статус: превысил годовой лимит дохода в 2,4 млн ₽ или снялся с учёта по своей инициативе.
- К выполнению работ привлекли бывшего сотрудника, который уволился менее двух лет назад.
Потеря расходов из-за отсутствия чека
Чек из приложения «Мой налог» — единственный документ, который подтверждает, что расходы пошли на услуги плательщика НПД, а не на выплаты физическому лицу без статуса. Если чека нет, налоговая не примет расходы и организация потеряет право уменьшить налоговую базу на сумму оплаты.
Компания за 30 000 ₽ заказала у самозанятого настройку рекламной кампании. Специалист прислал документы, но чек не сформировал. При проверке налоговая исключила эту сумму из расходов.