Что такое ЭДО, как он работает и как его подключить

Государство постепенно переводит компании и ИП на электронный документооборот (ЭДО). С некоторыми ведомствами можно работать только онлайн. Например, по Постановлению Правительства РФ № 2340 с 1 января 2022 года исключительно в электронном виде сдаётся отчётность в Росстат. 

Что же такое ЭДО и как наладить его работу — в статье Точка Банк.

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами через интернет. Его полная противоположность — бумажный документооборот, когда стороны распечатывают документы, подписывают их от руки, а потом по почте пересылают друг другу. В ЭДО документы распечатывать не нужно, а пересылка происходит онлайн через телекоммуникационные каналы связи операторов ЭДО. 

Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью (ЭП). Такая подпись даёт ему юридическую силу и защищает от подделки.

Как правило, обмен подписанными файлами происходит в отдельном сервисе — системе электронного документооборота, которую подключают у оператора ЭДО.

Сотрудники компании могут обмениваться документами между собой, а могут направлять их партнёрам или в государственные ведомства. По этому критерию документооборот делят на внутренний и внешний.

Во внешнем электронном документообороте участвуют следующие стороны:

Пользователи — это организации, ИП, самозанятые и государственные ведомства, которые работают с электронными документами. Пользователи создают договоры, формируют счета, заявления и отчёты и пересылают их друг другу. 

Операторы ЭДО — это компании, которые создают программы для ЭДО. В таких программах и происходит вся работа и безопасный обмен электронными документами между пользователями.

Удостоверяющие центры (УЦ) — ведомства, которые выпускают электронные подписи.

Отправитель получает ЭП от удостоверяющего центра → создаёт и подписывает файл → отправляет его получателю в системе ЭДО.

Рынок ЭДО в России контролирует государство. Например, Минцифры РФ выдаёт лицензии удостоверяющим центрам, а ФНС — проверяет участников электронного документооборота.

В системе электронного документооборота можно работать с любыми документами. Отличаться будет только способ их подписания.

Разные документы в системе ЭДО можно подписывать простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной подписью. У каждой из них разная степень защиты файла и разные возможности.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это подписание файла цифровым или буквенным кодом. Например, через ввод пароля из СМС. У простой подписи невысокая степень защиты. 

Когда подойдёт. Простой ЭП можно подписывать файлы для обмена с другими компаниями. Для этого нужно заключить дополнительное соглашение, в котором приравнять её к подписи от руки.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это подписание файла с помощью математических алгоритмов шифрования. НЭП преобразует информацию в короткий шифр и добавляет его к файлу. НЭП показывает, кто поставил подпись. А ещё подтверждает, что файл не изменяли после подписания.

Когда подойдёт. НЭП подписывают документы, формат которых не утверждён законом (неформализованные). Это могут быть договоры, приказы, служебные записки.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это подпись с высоким уровнем безопасности. В её основе — технология защиты, сертифицированная ФСБ. Считается, что шифр, созданный по этой технологии, невозможно подделать. Поэтому КЭП — самый надёжный вариант ЭП. Она приравнивается к собственноручной подписи без дополнительных соглашений.

Выдавать КЭП могут только удостоверяющие центры, у которых есть государственная лицензия. Список таких УЦ есть на сайте Минцифры.

Когда подойдёт. КЭП подписывают отчётность для государственных фондов и ведомств, а также формализованные документы. Например, счета-фактуры или УПД.

Процесс ЭДО в разных программах похож. Рассмотрим его на примере сервиса Точка Банк. Пользователи сервиса «Документооборот» могут: 

Работать с документами. В сервисе Точки можно подгружать готовые файлы или создавать новые. В системе есть конструктор с шаблонами популярных счетов, актов и договоров — вам останется только заполнить их.

Подписывать файлы всеми типами ЭП. НЭП для клиентов и их партнёров Точка Банк выпустит при первом подписании файла. Такой подписью можно подписать документ даже с телефона. А чтобы он имел юридическую силу, сервис предложит присоединиться к соглашению о признании УНЭП.

Подписывать файлы в сервисе ЭДО Точки можно и КЭП. Для этого нужно заказать подпись в аккредитованном УЦ и установить программу «КриптоПро».

Отправлять документы контрагентам. Через Документооборот можно передавать документы, подписанные КЭП, даже тем партнёрам, которые работают в других системах. Точка Банк сотрудничает со всеми основными операторами ЭДО в России. Но если в списке нет нужного вам оператора, напишите нам в чат и попросите подключить его. Мы всё сделаем за 2–3 недели.

Если ваш получатель не использует ЭДО или он самозанятый/физическое лицо, ему можно отправить файл, подписанный НЭП. Вторая сторона получит ссылку на него по e-mail и подпишет через аккаунт на Госуслугах. Это преимущество Документооборота. 

Хранить документы. В Документообороте сохраняются не только конечные документы, но и цепочка согласований. Это поможет вспомнить историю работы с партнёром или вернуться к предыдущему варианту.

Электронный документооборот даёт бизнесу преимущества. Компании и ИП, которые внедряют ЭДО:

Выигрывают в скорости. Предприниматель выставляет счёт или подписывает закрывающие документы за несколько минут. Это помогает бизнесу быстрее получить деньги за сделку.

Экономят деньги. Электронные документы не нужно распечатывать и пересылать по почте. А значит, бизнес тратит меньше на расходные материалы для принтера и доставку.

Чтобы посчитать экономию для конкретной компании, воспользуйтесь калькулятором ФНС.

Становятся мобильнее. Создавать и подписывать договоры или счета можно где и когда удобно. Главное, чтобы под рукой был ноутбук или смартфон с доступом в Интернет.

При работе с электронными файлами компании иногда сталкиваются с некоторыми трудностями. Так, программы для ЭДО:

Не защищают данные от утери. Не в каждой системе ЭДО есть резервное копирование информации. Если сервер, на котором хранится электронный архив, сломается или пострадает при пожаре, бизнес потеряет все цифровые данные.

Подходят не во всех случаях. Некоторые кадровые документы нужно подписывать только на бумаге. Например, заявление на увольнение. Это значит, что пока перейти на электронный документооборот полностью не сможет ни одна компания, у которой есть сотрудники.

Кроме того, если бизнес-партнёры против перехода на ЭДО, то подписывать договоры и счета с ними придётся на бумаге. Но таких компаний и ИП со временем становится всё меньше.

Так и работа с электронными документами быстро входит в привычку. Предпринимателям больше не хочется печатать договоры и счета на принтере и вызывать курьера, чтобы отправить письмо.

Для подключения к ЭДО от Точка Банк, надо выполнить несколько шагов. 

1. Если у вас ещё нет расчётного счёта, оставьте заявку на его открытие. Наш сотрудник позвонит вам и поможет подобрать подходящий тариф с учётом того, как часто и с какими целями вы планируете им пользоваться. 

2. Когда у вас появится расчётный счёт, зайдите в раздел «Документооборот» в интернет-банке. Теперь вы можете обмениваться электронными документами намного быстрее и удобнее, чем раньше.