Кадровые процессы всегда связаны с большим количеством документов. Если работать с ними на бумаге, это занимает много времени: нужно распечатать, подписать, хранить и следить, чтобы ничего не потерялось.
Есть альтернатива — перевести документы в электронный формат. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это безопасный способ создавать, подписывать и хранить кадровые документы онлайн с полной юридической силой. Это быстрее, проще и не требует бумажных архивов.
КЭДО ускоряет оформление документов с сотрудниками, включая удалённых работников. Многие кадровые документы нужно хранить до 50 лет — в электронном виде они занимают минимум места и надёжно сохраняются.
Дарья Довбыш
эксперт по ЭДО в Точка Банк
В этой статье Точка Банк расскажет, как устроен КЭДО, какие документы можно перевести в цифровой формат и как начать переход.
Что такое КЭДО и зачем он бизнесу
КЭДО — это электронный способ работы с кадровыми документами. В нём трудовые договоры, заявления на отпуск и приказы оформляют и подписывают онлайн с помощью электронной подписи. Это удобнее, чем бумажные носители, и документы при этом остаются полностью законными.
Система снижает риск ошибок и потерь, экономит время и упрощает управление кадровыми процессами.
У Василия сеть пиццерий. Раньше при приёме сотрудников он подписывал бумажные договоры и приказы вручную, тратил время на хранение и пересылку документов.
Для бизнеса КЭДО — это:
- Экономия времени. Не нужно тратить часы на бумажную волокиту, согласования проходят быстро, документы подписываются в пару кликов.
- Удобство для сотрудников. Особенно для тех, кто работает удалённо — все документы можно подписать не приходя в офис.
- Хранение и безопасность. Многие кадровые документы требуют хранения до 50 лет. В электронном виде они занимают минимум места и защищены от потери или повреждения.
- Меньше ошибок. Автоматизация снижает риск пропуска важных документов или ошибок при оформлении.
Как работает кадровый электронный документооборот
Для КЭДО нужны:
- Электронная подпись (ЭП) — выполняет функцию традиционной подписи и официально подтверждает документы.
- Программное обеспечение — это системы и платформы, где создают и обрабатывают документы. Например, Документооборот от Точки.
- Интернет и сети, чтобы передавать документы в режиме онлайн.
- Облачные хранилища или серверы — места, где хранятся документы.
- Интеграция с другими системами для автоматизации процессов. Например, с бухгалтерией или кадровым учётом.
Какие документы можно подписывать при кадровом электронном документообороте
С начала 2022 года данные бумаг можно вести в цифровом формате:
- трудовые договоры;
- приказы на отпуск;
- инструкции по служебным поездкам;
- какие-либо внутренние бумаги;
- другие служебные документы.
Но есть бумаги, которые по закону нельзя преобразовывать в электронный формат:
- трудовые книжки;
- документация по инцидентам и ЧП;
- распоряжения о расторжении трудовых договоров;
- документация о прохождении обучающих курсов по безопасности труда.
Если сотрудник в письменном виде просит предоставить ему печатную версию электронного документа, работодатель обязан предоставить его в течение трёх рабочих дней.
Какие электронные подписи необходимы при КЭДО
Для того чтобы документы в КЭДО имели юридическую силу, их подписывают электронной подписью (ЭП). Они бывают разных видов, но не все подходят.
Простая электронная подпись (ПЭП) — это способ подтверждения личности с помощью логина и пароля или кода из СМС. В кадровом документообороте ПЭП юридической силы не имеет, но используется для внутренних задач компании, например для входа в личный кабинет в учётной системе предприятия.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — более сложная подпись, создаётся с помощью криптографических средств, но не сертифицирована полностью.
По умолчанию НЭП не используется для официальных кадровых документов. Но она может быть признана юридически значимой, если это прописано в соглашении об ЭДО.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это подпись с самой высокой юридической силой. Её выдают через аккредитованный центр, и она используется для заверения работодателем определённых документов. Работники при этом могут использовать НЭП.
Полный список того, какие документы кем и какой подписью подписываются, указан в статье 22.3 ТК РФ.
Подписание документов по КЭДО
Вот как происходит процесс подписания документов через КЭДО:
- Создание документа. Кадровик или ответственный сотрудник формирует нужный документ в электронном виде через специализированную систему.
- Отправка на подпись. Документ направляется сотруднику или руководителю для подписания. Получателю приходит уведомление, например по электронной почте или в приложении.
- Подпись документа.
Для важных кадровых документов (трудовой договор, изменения к нему, договор о материальной ответственности, приказ о дисциплинарном взыскании):
- Работодатель подписывает квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Работник — усиленной неквалифицированной подписью (НЭП).
Для остальных кадровых документов, например заявления на отпуск, внутренние приказы:
- Подтверждение подписания. Система фиксирует факт подписания, дату и время. Документ становится юридически действительным.
- Хранение и доступ. Подписанный документ сохраняется в системе. Его могут просматривать обе стороны — и сотрудник, и работодатель.
Переход на электронный кадровый документооборот
Перед тем как запускать КЭДО, определитесь с ключевыми вопросами — от места размещения платформы до объёма кастомизации.
| Вопрос | Что решить заранее |
| Развёртывание | Cloud-версия или собственный сервер (on-premise) |
| IT-ресурсы | Хватит ли компетенций команды или понадобится подрядчик |
| Кастомизация | Нужны ли нетиповые формы заявок и нестандартные процессы |
Основные этапы проекта
Сбор исходных данных. Сформируйте актуальную оргструктуру, соберите перечень локальных нормативных актов и проанализируйте реальный опыт кадровиков. На базе этих данных строится технологическая дорожная карта проекта, которая поможет поэтапно внедрить КЭДО.
Создание карты кадровых процессов. Опишите, как в компании проходят типовые кадровые ситуации: приём на работу, оформление отпуска, уведомление о больничном, изменение персональных данных и другие.
Для каждой ситуации — шаг за шагом: кто подаёт заявку, кто согласует, кто подписывает и где хранится документ. Чем подробнее будут описаны эти сценарии, тем легче автоматизировать процессы и будет меньше доработок после запуска КЭДО.
Правовое оформление. Создайте внутренний документ, регулирующий переход на КЭДО: укажите сроки уведомления сотрудников, список документов, которые будут переведены в электронный формат, перечень работников, согласившихся использовать цифровой документооборот, а также ситуации, когда потребуется сохранять бумажные копии.
Техническая инфраструктура. Настройте интеграцию системы КЭДО с вашей учётной системой, в которой хранятся данные о сотрудниках. Также подключите центр сертификации, настройте пользовательский интерфейс и рабочие роли.
Для варианта on-premise (установка и хранение программного обеспечения на собственных серверах компании) подготовьте серверы и организуйте резервное копирование.
Конфигурация процессов в системе. Загрузите кадровые сценарии в 1С или другую платформу, задайте маршруты согласования и источники данных.
Пилот и тестирование. Запустите КЭДО на ограниченной группе сотрудников: проверьте корректность маршрутов, работу электронных подписей, интеграции со смежными системами. Если будут замечания, исправьте их.
Документация и обучение. Подготовьте пользовательскую инструкцию, чек-листы и видеогайды. Проведите обучение кадровиков, руководителей и сотрудников.
Массовое подключение. Выдайте всем сотрудникам учётные данные и электронные подписи, включите автоуведомления. Отслеживайте метрики: время согласования, долю бумажных документов, количество ошибок.
Подготавливаем команду к переходу на кадровый электронный документооборот
Переход на кадровый электронный документооборот — это не только настройка технических решений, но и готовность людей работать по-новому. Чтобы всё прошло без сбоев, заранее подготовьте команду: объясните цели, покажите преимущества и научите пользоваться системой.
Где взять КЭДО
Шаг 1. Выберите программу или сервис. Есть компании, которые предлагают готовые решения для КЭДО, — это могут быть облачные платформы (работают через браузер, без установки) или программы для установки на ваши серверы (On-premise).
Шаг 2. Подключаете электронную подпись (КЭП). Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она нужна, чтобы подписывать документы в системе. Оформить её можно в лицензированных центрах, которые выдают такие подписи.
Шаг 3. Настройте систему под свои процессы. Нужно прописать, какие документы переходят в электронный вид, как будет проходить согласование и хранение. Все эти параметры задаются в настройках системы.
Подготовка команды к переходу на КЭДО
Оповещение и разъяснение. Расскажите сотрудникам, что такое КЭДО, зачем он нужен и какие плюсы даёт — для них и для компании.
Назначение ответственных. Определите, кто будет курировать внедрение: HR-специалист, IT-администратор, юрист, руководитель проекта.
Оценка цифровой готовности сотрудников. Проверьте, у всех ли есть электронная почта и умеют ли они работать с базовыми онлайн-сервисами.
Обучение персонала. Проведите инструктажи и короткие обучающие сессии: как входить в систему, подписывать документы, обращаться за помощью. Плюс подготовьте инструкции и материалы, которые всегда будут под рукой — например, памятку или короткое видео.
Получение электронной подписи (КЭП). Организуйте выдачу квалифицированной электронной подписи (КЭП) для работодателя и ответственных лиц. Для остальных сотрудников оформите неквалифицированную электронную подпись (НЭП).
Тестовая работа. Запустите пробный запуск на ограниченной группе сотрудников, чтобы выявить ошибки и устранить недочёты.
Запуск для всей компании. После тестов — полное внедрение. Все сотрудники переходят на электронный формат.
Поддержка и обратная связь. Обеспечьте поддержку: горячая линия, чат или выделенный специалист, чтобы сотрудники могли быстро получить помощь.
Легальный переход на КЭДО
Электронные процессы кадрового документооборота регламентируются положениями статей 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса. Эти статьи объясняют процесс создания, оформления и сохранения трудовых документов в электронном виде посредством цифровой подписи.
Также применяются Федеральный закон № 152-ФЗ о защите персональных данных и Федеральный закон № 63-ФЗ относительно электронных подписей.
С 1 июня 2025 года в законе о персональных данных появились важные изменения, которые влияют на работу с системой КЭДО. Вот основные моменты:
Штрафы
- Отсутствие письменного согласия сотрудников на обработку данных — штраф до 500 000 рублей.
- Неправильная передача информации третьим лицам — до 300 000 рублей.
- Невыполнение обязанности предоставить данные по запросу — до 150 000 рублей.
- Несвоевременное удаление персональных данных — до 200 000 рублей.
Повышение штрафов при повторных нарушениях. Если компания уже нарушала правила и делает это снова, штрафы могут увеличиться до нескольких миллионов рублей.
Требования к согласию сотрудников. Согласие на обработку персональных данных сотрудников должно быть оформлено отдельным документом, если иное не прописано в трудовом договоре. В согласии нужно указать:
- Зачем собирают данные.
- Какие именно данные обрабатывают.
- Как долго будут хранить информацию.
- Кому могут передавать эти данные.
Если условия меняются, согласие сотрудников нужно обновлять.
Передача данных за рубеж. Передавать персональные данные сотрудников в другие страны теперь можно только с разрешения Роскомнадзора. Перед этим обязательно проверяют законы той страны, куда отправляют данные.
Обязанности компании. Организация должна:
- Вести учёт всех действий с персональными данными сотрудников: кто и когда обращался к этим данным и зачем.
- Обеспечивать прозрачность обработки данных.
- Документально подтверждать удаление информации по окончании срока хранения.
Обязательно ли внедрять систему КЭДО
Переход на КЭДО не обязателен, но он облегчает работу с кадровыми документами. Если в вашей организации много сотрудников, электронный документооборот поможет быстрее оформлять документы и сокращать расходы на бумагу, хранение и обработку.
Для маленьких фирм с небольшим штатом и редкими кадровыми изменениями внедрение КЭДО может быть нецелесообразным из-за затрат на настройку и обслуживание системы.
У Николая небольшой бизнес, в котором редко меняется штат и документов немного. Поэтому он пока не собирается переходить на КЭДО — бумажный документооборот справляется, а расходы на электронную систему будут лишними.
Преимущества КЭДО
Быстрое оформление документов. Все кадровые документы — от заявлений до приказов — оформляются и подписываются онлайн. Это особенно удобно при удалённой или распределённой команде: не нужно ждать пересылки бумажных копий, всё решается за считаные минуты.
Меньше бумажной работы. Не нужно распечатывать документы, подшивать их в папки или тратить время на поиски. Данные хранятся в одном цифровом пространстве, доступ к ним доступен в пару кликов в любое время.
Автоматические напоминания. Электронный сервис сам напомнит сотрудникам о необходимости подписать договор, заявление или приказ. Кадровику не придётся контролировать каждый шаг вручную — всё работает по заранее заданному сценарию.
Простая массовая подпись. С КЭДО можно отправить сразу большой пакет документов. Например, графики отпусков или приказы. Сотрудники получают уведомление и подписывают документы в удобное для себя время.
Экономия денег. Не нужно покупать бумагу, оплачивать печать, пересылку документов или курьерскую доставку. Все кадровые процессы происходят онлайн — это дешевле.
Надёжное хранение. Документы хранятся в облаке и защищены от потери или повреждений.
Юридическая сила. Электронная подпись в КЭДО равнозначна ручной, поэтому документы имеют полную законную силу.
Удобство для сотрудников. Подписывать бумаги можно через смартфон или компьютер — без необходимости приходить в офис.
Современный имидж компании. Применение КЭДО показывает, что ваша компания открыта новым технологиям и ценит удобство своих сотрудников.
Недостатки КЭДО
Недостатки КЭДО не всегда заметны сразу, но могут повлиять на работу компании, особенно если бизнес небольшой или часть сотрудников не использует гаджеты. Вот основные минусы системы:
- Для работы с КЭДО необходимы компьютер, планшет или смартфон. Если у некоторых сотрудников нет такой техники, часть документооборота придётся вести на бумаге.
- Внедрение КЭДО требует дополнительных расходов: покупка или подписка на систему, оформление электронных подписей. Для маленьких компаний эти затраты могут оказаться выше, чем экономия при отказе от бумаги.
- Переход на электронный документооборот требует времени и и психологической готовности — сотрудникам нужно привыкнуть к новым процессам и технологиям.
- При плохом или нестабильном интернете работать с электронными документами становится сложно, замедляется процесс.