Чтобы у налоговой не было вопросов, все расходы и доходы нужно сопровождать первичными документами — например, накладной. С ней понятно, откуда пришли деньги или, наоборот, на что они потрачены.
В этой статье Точка разберёт, в каких случаях нужна накладная, как её оформлять и что будет, если этого не сделать. А ещё мы добавили шаблоны — скачивайте и пользуйтесь.
Зачем нужны накладные
По закону все хозяйственные операции нужно подкреплять первичным документом — для этого подходят накладные. Они подтверждают доходы продавца и показывают налоговой, что вы правильно рассчитали базу для налогообложения.
Накладная — это документ, который подтверждает, что одна сторона деньги получила, а другая — деньги потратила.
Накладная может пригодиться в бухгалтерии, налоговой и суде. А ещё она полезна в товароучёте — по ней понятно, сколько единиц товара ушло/поступило и сколько денег нужно заплатить/получить.
Какие накладные существуют
Есть четыре вида накладных — каждая для своего случая:
- Товарная. Документ составляет продавец при передаче заказа покупателю. В нём пишут всё, что нужно при приёмке: описание товаров, количество, вес, цена и другие характеристики. А ещё названия организаций отправителя и получателя, дату, подписи и печати.
- Транспортная. Подтверждает факт транспортировки груза от продавца к покупателю. В ней указывают стоимость перевозки и дополнительные услуги. Например, разгрузку и подъем на этаж. Информации о самих товарах там нет.
- Товарно-транспортная. Это комбинация первой и второй накладных. Она обязательна, если вы продаёте, покупаете или перевозите этиловый спирт, алкоголь и спиртосодержащие товары. В остальных случаях можно обойтись без неё.
- Расходная. Нужно оформлять, если хотите вернуть заказ поставщику. Например, когда в партии есть недостача или она бракованная. Ещё документ используют, когда хотят отследить перемещение товаров внутри компании. Например, когда их перевозят со склада на склад или со склада в розничный магазин.
Кстати, вместо товарной и товарно-транспортной накладной можно использовать УПД.
В нём можно создавать закрывающие документы прямо на встрече с контрагентом. Данные подгружаются в шаблон автоматически из базы ЕГРЮЛ.
Товарная накладная ТОРГ-12
ТОРГ-12 — это форма товарной накладной, которую используют при передаче товаров. Обычно если кто-то говорит «товарная накладная», то он имеет в виду именно ТОРГ-12.
ТОРГ-12 не является обязательной. Вместо неё можно работать с обычной товарной накладной, заполненной в свободной форме. Главное, чтобы в ней были обязательные реквизиты и ваши контрагенты были согласны с ней работать.
Но если вы работаете с крупными компаниями, лучше использовать ТОРГ-12, так как это унифицированный стандарт.
У электронной товарной накладной есть свой отдельный формат. И чтобы его применять, нужна электронная подпись. Такую накладную можно отправлять партнёрам с электронным документооборотом. Или налоговой по её требованию.
Ксения Шубникова
эксперт по ЭДО
ТОРГ-12 и ТТН: в чём разница
ТОРГ-12 — это товарная накладная, которая подтверждает передачу товара от продавца к покупателю.
ТТН — более подробный документ. Он включает и сведения о товаре, и детали перевозки.
ТТН и ТОРГ-12 могут использоваться и вместе, и по отдельности. Например:
- Внутри страны можно обойтись одной ТОРГ-12.
- Если нужен учёт доставки, нужны и ТОРГ-12, и ТТН.
- При перевозке алкоголя, этилового спирта или поставках за границу ТТН обязательна.
Что будет, если не выписать накладную
Риски для продавца. Если покупатель не получил накладную и не расписался в ней за доставку, он может сказать, что ничего не получал. В суде будет сложно доказать, что вы действительно отправили заказ, поэтому высока вероятность потерять деньги.
Риски для покупателя. Без накладной нельзя получить вычет по НДС. А ещё налоговая может признать сделку фиктивной, потому без первичного документа не подтвердить расходы. Как служба об этом узнает? Например, во время выездной проверки.
Как оформить накладную
Накладную нужно оформлять, когда товар принимает индивидуальный предприниматель или юридическое лицо. Физлицам это не нужно — достаточно кассового или товарного чека. Но если физлицо просит накладную, можно пойти навстречу — это не нарушает закон.
Готовую накладную нужно хранить не менее 4 лет. А лучше — 5–6 лет, чтобы точно закрыть возможные претензии налоговой или партнёров.
Можно хранить как на бумаге, так и в электронном виде. Но второй вариант удобнее, потому что так накладные не теряются, не выгорают и не занимают место в шкафу.
Как заполнять накладную правильно
Для каждого вида накладной есть универсальные шаблоны. Их можно заполнить как в электронном, так и бумажном виде. По ссылкам ниже вы можете их скачать:
- Товарная — шаблон формы ТОРГ-12. Документ нужен в двух экземплярах: один останется у продавца, второй — у покупателя.
- Транспортная — оформляйте по образцу в трёх экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя.
Важно: к транспортной накладной обязательно прилагать товарную накладную.
- Товарно-транспортная — обычно выписывают в четырёх экземплярах по шаблону формы № 1-Т. Зачем так много? Часто в таких сделках продавец, отправитель, получатель груза и покупатель — это разные люди.
- Расходная — выписывается по шаблону в двух экземплярах. Один для отправителя, другой — для получателя.