Формализованные и неформализованные документы

В России всё больше предпринимателей переходят на электронный документооборот. Рынок ЭДО растёт, и это неудивительно: у электронного документооборота много преимуществ. Выставлять счета и подписывать документы можно быстро и в онлайн-формате, работа с ЭДО возможна из любой точки мира, а тратить деньги на распечатку и пересылку документов не надо. 

В электронном документообороте есть два вида документов: формализованные и неформализованные. В этой статье рассказываем, что такое ЭДО, объясняем чем отличаются формализованные и неформализованные электронные документы, даём их короткую характеристику и список.

Что такое электронный документооборот и как он работает

ЭДО — это обмен документами в электронном формате. Но просто отправка файлов на e-mail — это ещё не электронный документооборот. 

Документ в ЭДО передаётся внутри специальной системы электронного документооборота. Он должен быть подписан средством криптографической защиты информации — СКЗИ. Эту программу используют, чтобы документы были надёжно зашифрованы, а данные можно было безопасно передавать. 

Для подписания используют одну из трёх типов подписей:

1. Простая электронная подпись (ПЭП). Это обычная подпись с базовым уровнем безопасности. Например, смс с кодом для входа в личный кабинет.
2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). У неё более высокий уровень безопасности, чем у простой подписи, поэтому она подходит для подписания большинства документов. Имеет такую же юридическую силу, как подпись, поставленная рукой на бумаге.
3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Это наиболее защищённый тип подписи, поэтому КЭП используют для подписания документов, связанных с НДС. Как и НЭП, она заменяет подпись на бумаге и имеет юридическую силу.

Процесс документооборота может незначительно отличаться в зависимости от системы ЭДО, но его суть остаётся неизменной. Вот как проходит электронный обмен документами, подписанными НЭП, в Точке. 

1. Участник ЭДО готовит к отправке документы: сканирует и загружает их через компьютер или создаёт онлайн через конструктор
2. Точка выпускает НЭП для участника ЭДО и его контрагента при первом подписании. НЭП — многоразовая, поэтому будет использоваться для подписания других документов в ЭДО
3. Участник ЭДО ставит галочку рядом с пунктом «Присоединяюсь к соглашению о признании УНЭП» и подписывает документы электронной подписью.
4. Документы уходят контрагенту. 
5. Контрагент получает документы, изучает их и подписывает. Если у него нет счета в Точке, контрагент может авторизоваться через Госуслуги, Точка выпустит НЭП и он подпишет документы.
6. У обеих сторон остаётся исходный документ, документ с факсимиле и протокол подписания.

Для электронного подписания есть два вида документов — формализованные и неформализованные. Расскажем чем отличаются эти форматы. 

• Виды документов и их классификация

• Обязательные первичные документы

• Что такое УПД и зачем нужен

Формализованные документы

Документы, которые имеют форму и структуру, разработанную ФНС. Они передаются в формате XML, у них стандартный шаблон: есть блоки и поля, которые всегда остаются неизменными. Это удобно для обмена между разными операторами — ключевая информация в любом случае сохранится. 

В формализованных документах подпись накладывают на файл в формате XML.

Формализованные документы нужны для правильной и быстрой обработки ФНС в автоматическом режиме. Чаще всего такие документы помогают учесть уплату НДС. Для этого используются два документа. 

1. Счёт-фактура. На основании этого документа покупатель принимает к вычету НДС, который предъявил продавец. Также информацию из счёта-фактуры используют, когда рассчитывают налоги или составляют декларацию по НДС. 
2. Универсальный передаточный документ. УПД — форма, которая объединяет счёт-фактуру и первичный документ для бухучёта. В бланке есть возможность выбрать только 1 статус, например, если продавец работает без НДС, он может использовать бланк только в качестве акта.

Также ФНС разработала форматы для других формализованных документов. К ним относятся:

• акт выполненных работ/оказанных услуг;
• электронная транспортная накладная;
• универсальный корректировочный документ (УКД);
• исправленный УПД;
• исправленный УКД;
• корректировочный счёт-фактура;
• исправленный счёт-фактура;
• исправление корректировки счёта-фактуры.

Полный перечень документов, для которых разработаны электронные форматы, можно посмотреть на сайте ФНС. Стоит учитывать, что не все операторы поддерживают работу со всем списком этих документов. 

Формализованные документы важны для налоговой: учёт с ними становится прозрачным. Можно убедиться, что налог на добавленную стоимость уплачен правильно и проверить учет затрат в расчете налога на прибыль. Эти документы подписывают только КЭП — квалифицированной электронной подписью.

• Что такое счёт-фактура

• Какие документы нельзя переводить в электронный документооборот

• Регламент и порядок электронного документооборота

Неформализованные документы

Это документы, которые составлены в произвольном формате. Такие документы уже нельзя разбить на конкретные поля и блоки. Например, сложно стандартизировать договор, потому что он может иметь много разных пунктов и характеристик в зависимости от ситуации.

Бывают также документы, которые организация составляет сама. Например, информационное письмо, уведомительное сообщение или другие виды нестандартных документов. 

Неформализованный электронный документ подписывают в формате PDF, Word, Excel, JPG и т.д. Прямо в формате PDF они и передаются дальше — другому участнику документооборота или оператору ЭДО. 

В перечень неформализованных документов входят:

• договоры; 
• соглашения;
• дополнительные приложения; 
• технические задания;
• спецификации; 
• уведомления; 
• счета; 
• акты оказанных услуг; 
• акты приёма-передачи; 
• отчёты агента;
• товарные накладные;
• служебные задания; 
• отчёты.

Неформализованные документы можно подписывать двумя видами электронных подписей: НЭП и КЭП.