Аннулирование электронного документа — это юридически значимое действие. Оно должно быть выполнено корректно, чтобы избежать правовых последствий — в частности штрафов.
Что важно знать: правила аннулирования электронных документов
Юридическая значимость. Аннулирование документа в ЭДО должно быть зафиксировано и подтверждено, чтобы оно имело юридическую силу. Для этого создают и подписывают уведомления или соглашения об аннулировании.
Согласование с контрагентами. Аннулирование должно быть согласовано с контрагентами, особенно если документ касается договорных обязательств.
Документирование процесса. Важно сохранять все связанные с аннулированием документы и переписку для возможных будущих проверок.
Как отменить подписанный документ в ЭДО
Есть два варианта аннулирования документов в ЭДО — когда есть техническая возможность отправить запрос или уведомление об аннулировании контрагенту, и когда такой возможности нет. Давайте рассмотрим каждый из них
Когда можно отправить запрос об аннулировании:
- Аннулируйте или отправьте запрос на аннулирование документа в системе ЭДО. Запрос на аннулирование можно отправить только с помощью КЭП, так как будет подписываться юридически значимое соглашение об аннулировании. .
- Проверьте статус. Если первоначальный документ был без запроса подписи или другого подтверждения, то статус сразу сменится на «Аннулирован». Если нужно подтверждение контрагента, статус изменится, когда он Когда КА подтвердит аннулирование, статус изменится на “Аннулирован”.
- Создайте новый документ, если нужно. Убедитесь, что он отправлен и получен контрагентом.
Когда возможности отправить запрос нет:
- Создайте соглашение об аннулировании. В нём укажите причину отмены документа. Уведомление должно быть подписано электронной подписью, что подтвердит его юридическую силу. Это может быть документ любого формата (pdf, doc, txt и так далее) с описанием, какой документ (реквизиты, даты и другие идентификационные сведения) аннулируют и почему.
- Отправьте соглашение. Важно, чтобы оно было получено и подписано контрагентом — тогда его можно считать аннулированным.
Подведём итоги
Аннулирование электронного документа — юридически значимый процесс, который требует правильного выполнения. Основные шаги: фиксация аннулирования через создание и подписание уведомления или соглашения, согласование с контрагентами при необходимости, документирование всех связанных действий.
Если технически возможно, запрос на аннулирование отправляется в системе ЭДО с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). При отсутствии такой возможности создается и подписывается соглашение об аннулировании, которое направляется контрагенту отдельно для подтверждения.