Каждый предприниматель периодически выставляет счета и подписывает акты. Эти документы подтверждают обязательства между сторонами и фиксируют факт работы.
Точка Банк расскажет, как правильно оформлять и выставлять счета и акты, а также поделится шаблонами.
Как выбрать ЭДО и не пожалеть
Счёт на оплату
Этот документ выставляет продавец или исполнитель услуги. По нему покупатель видит сколько, за что и куда ему платить.
Счёт имеет произвольную форму, но есть несколько обязательных полей:
- номер и дата;
- данные поставщика и покупателя: название организации или ИП, ИНН, КПП;
- банковские реквизиты: название банка получателя, ИНН; КПП; БИК; номер расчётного и корреспондентского счетов;
- наименование и количество услуг или товаров, единицы измерения;
- цена за единицу и итоговая сумма к оплате без НДС или с налогом, если его применяют;
- должность, ФИО и подпись лица, который составил и утвердил счёт.
В документ можно добавить другие поля в зависимости от сделки и пожеланий участников, например срок оплаты или подтверждение, что продавец получил деньги от покупателя.
Особенности оформления счетов
Когда ИП работает с клиентом или поставщиком, есть два способа закрепить сотрудничество.
Подписать договор — в этом случае в счёте стоит указать его номер. Договор фиксирует все условия сделки.
Не оформлять договор — тогда счёт становится документом, который подтверждает сделку. Это называется «счёт-оферта». Главное — прописать в нём все существенные условия: цены, сроки, порядок оплаты, способ доставки, упаковка, возврат.
Предприниматель прописывает в счёте-оферте все ключевые моменты и выставляет документ. Это считается направлением оферты. Если партнёр подписывает и оплачивает такой счёт, считается, что его всё устроило и он принял условия.
Альбина Кильчукова
бухгалтер Точка Банка
Как выставить счёт
Выставить счёт можно с учётом предоплаты или по акту сверки взаиморасчётов.
ИП продаёт партию чистящих средств на 300 000 рублей. Он уже получил предоплату 100 000 рублей и теперь выставляет счёт на остаток с формулировкой: «Остаток по договору № 5 от 03.08.2025 — 200 000 рублей».
Выставление счёта при авансовой оплате зависит от условий сделки.
- Если оплата поступает полностью до выполнения работ, счёт можно выставить в день заключения договора или позже — главное, чтобы это произошло до передачи товара или оказания услуги.
- Когда платежи разбиты на этапы, счёт оформляют как указано в графике в договоре. Например, при производстве мебели на заказ сначала выставляют счёт на предоплату, затем — на промежуточный платёж после утверждения эскиза, и в конце — на окончательный расчёт при доставке.
Все условия авансовых платежей нужно чётко зафиксировать в договоре, каждый этап подтверждать отдельным счётом. Это защитит интересы обеих сторон.
Стоимость с НДС и без НДС
Если ИП нужно выставить счёт на оплату с НДС, сумму налога нужно включить в цену товара или услуги. Рассчитать её можно так:
НДС = Итоговая цена (НДС включён) х Ставка НДС / (100 + Ставка НДС).
Например, ИП продаёт в магазин партию газированных напитков с разными вкусами. Стоимость партии — 120 000 рублей с НДС.
НДС = 120 000 х 20 / (100 + 20) = 20 000 рублей
В счёте можно прописать: «Итого к оплате 120 000,00 рублей, в том числе НДС 20 000,00 рублей (20%)». Продублировать итоговую сумму можно прописью, чтобы избежать недопониманий.
Если предприниматель не платит НДС, он может выставить счёт с пометкой «Без НДС».
Способы оформления и выставления счёта
1-й шаг: счета можно составлять на бланке в Word, Excel или других форматах. Чтобы тратить меньше времени на составление счёта вручную, воспользуйтесь готовым бланком.
2-й шаг: после формирования счёта можно отправить его контрагенту удобным способом:
- В бумажном виде. Нужно распечатать документ и вручить его лично или направить Почтой России или курьерской службой. Печатать счёт лучше в двух экземплярах: один для плательщика, второй — для получателя, чтобы понимать, кому и какие суммы на оплату выставили.
- В электронном виде. Для этого нужно подключиться к оператору электронного документооборота. После этого вы сможете создавать, подписывать и отправлять документы контрагентам сразу в интернет‑банке. Это полностью безопасно, конфиденциально и быстро — доставка происходит мгновенно.
Через ЭДО можно подписывать документы из любой точки мира и отправлять их контрагентам. Вы сэкономите на бумаге, краске и курьерских доставках.
Плюс это безопасно: в Точка Банке сотрудники проверяют личность владельца и его право на подписание документов. А заполненные бланки защищены от внесения изменений после того, как они подписаны.
Елизавета Долгополова
эксперт по ЭДО в Точка Банке
Акт выполненных работ
Когда компания выполнила обязательства перед контрагентом, подготавливается акт выполненных работ или услуг. В тексте обычно указывают, что договорённости выполнены полностью и в срок, заказчик не имеет претензий.
Как выставить акт выполненных работ
Законодательно форма акта не установлена, поэтому компания может разработать свой образец или использовать готовый шаблон.
Главное, чтобы в акте содержалась ключевая информация, обязательная для первичных документов:
- название документа;
- дата составления;
- наименование исполнителя и заказчика;
- информация о видах и объёмах выполненных работ;
- стоимость работ;
- валюта и единица измерения;
- ФИО, должности и подписи с обеих сторон.
Отдельную пометку делают для обозначения НДС, если стоимость указана с налогом на добавленную стоимость.
Всего выполнено работ (оказано услуг) на сумму: ________ (_________________) рублей, в том числе НДС — ________ (_________________) рублей.Вышеперечисленные работы (услуги) выполнены (оказаны) полностью и в срок. Заказчик претензий по объёму, качеству и срокам выполнения работ (оказания услуг) не имеет.
Убедитесь, что правильно указали реквизиты сторон, дату подписания документа, стоимость и наименование работ. Если будут ошибки, заказчик может оспорить законность сделки. Некоторые реквизиты не обязательно заполнять, например если объём работ невозможно измерить, в акте проставляют прочерки.
Вместе с актом может быть подготовлена счёт-фактура. Это налоговый документ, который позволяет покупателю принять НДС к вычету, подтверждает факт оказания услуг и сумму налога. В то время как акт фиксирует выполнение работ, счёт-фактура обеспечивает возможность налогового возмещения.
Чтобы упростить работу бухгалтеров и ускорить документооборот, можно использовать УПД — универсальный передаточный документ. Это единая форма, которая заменяет собой счёт-фактуру и акт.