Как отправить приглашение контрагенту в ЭДО

Электронный документооборот уже стал привычным инструментом для бизнеса. Он помогает быстро обмениваться документами, экономить деньги и не терять важные бумаги. Чтобы начать работу с партнёром в ЭДО, нужно отправить ему приглашение и дождаться подтверждения. В этой статье мы покажем, когда это требуется и как легко пригласить контрагента через ЭДО от Точка Банка.

Даже если контрагент уже работает в системе электронного документооборота, приглашение для обмена документами, как правило, требуется. Дело в том, что каждая система ЭДО поддерживает собственный реестр подключённых организаций. Наличие у партнёра подключения к другому оператору ещё не означает автоматического установления связи именно с вашей компанией.

Для начала юридически значимого документооборота необходимо отправить приглашение из вашей системы ЭДО, которое контрагент должен подтвердить у себя. Только после этого устанавливается канал отправки и появляется возможность обмена документами.

Исключение составляет ситуация, когда обе стороны используют одного и того же оператора ЭДО: в ряде случаев связь может быть создана автоматически. Но в большинстве сервисов отправка и подтверждение приглашения остаются обязательной процедурой.

Перед тем как отправить приглашение, необходимо убедиться, что ваш контрагент действительно подключён к системе электронного документооборота. Для этого у большинства операторов предусмотрен встроенный поиск организаций.

Поиск осуществляется по следующим реквизитам:

Если контрагент уже зарегистрирован в ЭДО у вашего оператора, система отобразит его карточку и вы сможете отправить приглашение на установление связи.

Важно учитывать, что если партнёр работает у другого оператора, он может быть не найден в вашем поиске. В этом случае необходимо уточнить у контрагента, через какого именно оператора он подключён, и проверить возможность межоператорского обмена. Многие крупные провайдеры поддерживают такой обмен, но для его активации также требуется приглашение и подтверждение со стороны партнёра.

В ЭДО есть несколько способов пригласить партнёров к обмену документами. Это можно сделать массово через список контрагентов, по ИНН или названию компании, загрузкой Excel-файла, а также отправкой приглашения на email. Вы выбираете удобный вариант и ждёте, пока партнёр примет приглашение.

Если у вас уже есть список контрагентов в системе, можно отправить приглашение сразу нескольким компаниям. Зайдите в раздел «Контрагенты», отметьте нужные организации и нажмите «Пригласить». Сервис проверит данные и покажет статус для каждой компании.

Можно найти партнёра по ИНН или названию. Введите данные в строку поиска, выберите нужную организацию и отправьте приглашение одним кликом. Это быстрый способ подключить к ЭДО новых клиентов или поставщиков.

Для массовой отправки подходит загрузка Excel-файла. В таблицу нужно добавить ИНН ваших партнёров и загрузить её в сервис. Система проверит список и покажет, кто готов к обмену электронными документами.

Если идентификатор компании не найден, приглашение можно отправить на email. Укажите адрес партнёра, и он получит письмо со ссылкой на регистрацию. Такой вариант удобен, если компания ещё не работает в ЭДО.

После отправки приглашений следите за статусами. В разделе «Приглашения» видно, кто уже принял запрос, а кто пока думает. Начать обмен электронными документами можно только после того, как партнёр подтвердит приглашение.

Если партнёр работает через другого оператора, может понадобиться дополнительное письмо. Его заполняют по шаблону, подписывают и прикладывают к запросу. Это называется роуминг — он позволяет обмениваться документами даже через разные сервисы.

Если вы начинаете работать с новым партнёром, первый шаг — пригласить его в электронный документооборот. В ЭДО от Точка Банка это можно сделать быстро и удобно: достаточно добавить контрагента в систему, заполнить его реквизиты и отправить приглашение. Ниже — пошаговая инструкция, которая поможет вам правильно оформить приглашение и сразу настроить безопасное сотрудничество.

В ЭДО от Точка Банка вы можете отправить приглашение партнёрам. Для этого откройте раздел «Сервис» в верхнем меню документооборота и выберите функцию «Контрагенты».

В открывшемся окне отобразится список уже добавленных контрагентов. Чтобы внести нового партнёра, нажмите на ссылку «Добавить контрагента».

Далее выберите юридический статус партнёра:

Сервис откроет шаблон карточки с основными реквизитами. В ней необходимо указать:

Важно: все данные следует уточнить у партнёра или использовать официальные сведения из договора.

По завершении заполнения бланка – кнопка «Сохранить».

После сохранения карточки в ЭДО от Точка Банка система автоматически сформирует и отправит партнёру приглашение к сотрудничеству.

Затем рекомендуется запросить проверку контрагента, чтобы снизить возможные риски в период сотрудничества.

Если появляется окно ниже, просто нажмите «Отправить». После этого сразу начнётся процесс подписания документа.

У большинства операторов ЭДО предусмотрена возможность поиска и подключения контрагента не только по ИНН/КПП, но и по идентификатору участника ЭДО. Такой идентификатор присваивается каждой организации при регистрации в системе и используется для точного установления связи.

Порядок действий:

Преимущества использования идентификатора:

У каждого сервиса ЭДО может быть свой шаблон приглашения для партнёра. Но, как правило, тексты мало отличаются друг от друга и содержат схожую информацию.

Как подключить и использовать роуминг в Точка Банк

Подключать или отдельно настраивать роуминг в Точка Банке не нужно. Если ваш оператор поддерживает эту функцию, система всё сделает автоматически.

Банк работает в роуминге с операторами: Диадок, СБИС, Астрал, Такском, СберКорус, НТЦ СТЭК, МИГ24 и Leradata.

Перед приглашением проверьте, есть ли оператор вашего контрагента в списке партнёров Точка Банка. Пригласить можно двумя способами.

Первый вариант — подписать с партнёром первый документ. Приглашение на обмен отправится автоматически, отдельно его высылать не нужно.

Второй вариант — отправить запрос вручную из списка контрагентов.