Обмен электронными перевозочными документами

Получить электронную подпись, выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД и обучить сотрудников работе в новой системе.

Вот чек-лист для подготовки:

1. Руководителю нужна квалифицированная электронная подпись, сотрудникам — КЭП и МЧД.

2. Выберите компанию из реестра Минтранса и заключите договор. Транспортный ЭДО от Точка Банка — оператор ИС ЭПД.

3. Назначьте ответственных сотрудников за внедрение Транспортного ЭДО, настройте интеграцию с учётной системой и проведите тестовый запуск.

4. Внесите изменения в договоры. Пропишите условия работы с ЭПД в контрактах с партнёрами.

Готовиться лучше прямо сейчас, чтобы к сентябрю 2026 года не оказаться в ситуации, когда перевозку нечем подтвердить.

ЭПД — законная замена бумажным документам, которые раньше сопровождали груз. Электронный перевозочный документ — это файл в формате XML, заверенный электронной подписью. Сейчас закон разрешает оформлять в электронном виде большинство ключевых документов, с 1 сентября 2026 года это станет обязательным для всех, кто отправляет, получает и перевозит грузы. В список таких документов входят транспортная накладная, заказы и заявки на перевозку грузов, а также экспедиторские документы, например: поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка. Все электронные перевозочные документы проходят через специальную государственную систему — ГИС ЭПД.

С 1 сентября 2026 года почти все участники грузоперевозок обязаны оформлять документы в электронном виде. Бумага останется только для исключительных случаев, перечень которых утверждён приказами Минтранса России от 3 апреля 2026 года №115 и от 1 июня 2026 года №262. К таким случаям относятся, например, перевозки для государственных нужд, в зонах чрезвычайных ситуаций, а также при отсутствии технической возможности обмена электронными документами, например при отсутствии интернета.

В обмене участвуют грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и экспедитор. Подключиться к системе обязаны все участники, иначе документ не пройдёт полный цикл и перевозку не оформят. Закон обязывает каждого участника цепочки подписывать свой раздел или титул в электронном документе. Например, грузоотправитель подписывает начало перевозки, перевозчик — погрузку и разгрузку, а получатель — факт доставки. Если один из них не работает с ЭПД, вся цепочка нарушается и транспортная накладная считается неоформленной. Экспедиторы до 30 апреля 2026 года уже должны быть зарегистрированы в реестре «ГосЛог».

Для ИП действуют те же правила, что и для крупных компаний. С сентября 2026 года они обязаны оформлять те же документы, что и юридические лица. Индивидуальные предприниматели подписывают транспортные накладные и другие документы своей квалифицированной электронной подписью. Если сотрудник ИП подписывает документ за предпринимателя, ему понадобится машиночитаемая доверенность или МЧД. Исключений для ИП в законе нет — они такие же полноправные участники системы.

Да, почти всем участникам нужна квалифицированная электронная подпись. Водителям для отметок достаточно простой подписи. Для подписания документов от лица компании или ИП используют КЭП. Если документ подписывает сотрудник, а не руководитель, к КЭП прилагается МЧД. Водители не подписывают саму накладную — они только ставят отметки о погрузке или выгрузке в мобильном приложении. Для этого достаточно простой электронной подписи.

Полный переход обязателен с сентября 2026 года. Сейчас действует переходный период, поэтому компании могут совмещать бумажные и электронные документы. Однако закон уже подписан, и к 1 сентября 2026 года электронный документооборот станет единственным легальным способом оформления перевозок. Готовиться к переходу стоит заранее, чтобы избежать простоев и штрафов в пиковый период.

Убедите контрагентов начать подготовку. После сентября работать по старым правилам не получится, а перевозка без ЭПД будет считаться неоформленной. 

Лучший вариант — заранее обсудить с партнёрами переход на транспортный ЭДО и выбрать общего оператора или сервисы, которые совместимы между собой. Если часть контрагентов не подключена к системе, это создаёт риск: после 1 сентября 2026 года вы не сможете оформить перевозку надлежащим образом. Эксперты рекомендуют проводить тестовые запуски на нескольких маршрутах, чтобы отладить процесс.

Все документы должны быть в формате XML и подписаны квалифицированной электронной подписью согласно закону.

Документ проходит через оператора ИС ЭПД и попадает в ГИС ЭПД. ЭПД создаётся в формате XML, который утверждён государством. Каждый участник подписывает свой раздел документа и отправляет его дальше через систему аккредитованного оператора. После подписания всеми сторонами документ сохраняется в ГИС ЭПД и имеет полную юридическую силу.

С 1 сентября 2026 года бумажные перевозочные документы не будут иметь юридической силы. Отсутствие ЭПД при проверке — риски для перевозчика, отправителя и получателя. За нарушение порядка работы с документами, в том числе за отказ от их формирования в электронном виде при оформлении груза, предусмотрены штрафы. Точные санкции зависят от нарушения, но главный риск — остановка бизнеса и отказ контрагентов от работы.

В Транспортном ЭДО от Точка Банка статус документа можно отследить прямо в интернет‑банке. Там есть информация о подписаниях и этапах перевозки. Все участники видят один и тот же документ с отметками о каждом этапе: кто подписал, когда отправил и получил. Если нужно подтвердить факт перевозки, можно в любой момент скачать электронный документ с подписями всех сторон.

Подход зависит от того, на каком этапе обнаружена проблема и подписан ли уже документ.

1. Если документ ещё не подписан:

• Ошибку можно исправить в системе, отредактировав текущий файл или титул.
• Новый документ создавать необязательно.

2. Если документ уже подписан и отправлен, но в нём обнаружена ошибка:

• Создайте новый документ с верными данными и новым титулом.
• При этом важно помнить: если ошибка обнаружена, например, в титуле 1, то нужно заново сформировать оба парных титула, так как они взаимосвязаны.

3. При техническом сбое, например, если потеряли документ или ошиблись в передаче:

• Документ не теряется — он сохраняется в системе оператора ИС ЭПД и в ГИС ЭПД.
• В большинстве случаев достаточно снова запросить документ или отправить его повторно через интерфейс оператора без создания нового документа.
• Если сбой привёл к повреждению файла, создайте новый файл и заново сформируйте парный титул к нему.

Все действия рекомендуется согласовывать с оператором ИС ЭПД и сверять с регламентом вашей системы транспортного ЭДО.

Это возможно благодаря роумингу — технологии межоператорского обмена электронными перевозочными документами. Роуминг позволяет вам отправлять ЭТрН и прочие перевозочные документы контрагенту, который зарегистрирован у другого оператора ИС ЭПД. Без роуминга все участники цепочки перевозки должны были бы работать в одном сервисе. Благодаря технологии каждый работает там, где ему удобно, а документы проходят автоматически через государственную систему Минтранса.

В Транспортном ЭДО от Точка Банка мы уже настроили роуминг с операторами: Калуга Астрал, СБИС, Контур, Такском и Эдивеб. К 1 сентября 2026 года планируем настроить роуминг со всеми операторами.