Подрядчик выполнил свою работу и отправил заказчику акт выполненных работ. Тот его подписал и перевёл оплату. Зачем нужен был акт? Так исполнитель отчитался о том, что все договорённости выполнил. А клиент подтвердил, что претензий не имеет.
Но это не единственная причина, по которой нужно составлять акты выполненных работ. Обо всех расскажем в статье. А ещё научим, как их правильно заполнять и дадим актуальные образцы, которые можно скачать.
Как выбрать ЭДО и не пожалеть
Что такое акт выполненных работ и для чего он используется
Акт выполненных работ — это первичный учётный документ, который фиксирует, что исполнитель выполнил работу в срок и в полном объёме, а клиент принял её и претензий к качеству не имеет. Иначе бумагу ещё называют актом приёмки-передачи. В нём всегда пишут полный перечень работ, их объём, стоимость и срок выполнения.
В бумажном варианте документ составляют в двух экземплярах, заверяют печатями организаций (или печатью одной компании, если вторая сторона — самозанятый) и подписывают обе стороны — заказчик и исполнитель. Ещё акт можно подписать посредством ЭДО с электронной подписью (ЭП) — тогда печати не используются.
Зачем нужен акт:
- Для отчёта перед заказчиком о проделанной работе.
- Подтверждает, что договорённости между клиентом и подрядчиком выполнены в полном объёме.
- Понадобится в суде, если между сторонами возникнет спор.
- На основании акта исполнитель отражает прибыль, а заказчик учитывает расходы.
Подписание акта приёмки-передачи без предварительного договора или другого соглашения (например, счёт или разовая сделка) не имеет юридической силы в налоговом учёте. В таком случае расходы не могут быть доказаны, а значит, не учитываются при расчёте налоговой базы.
Как составить акт приёма выполненных работ
Для акта приёмки-передачи нет типового образца — его можно составить в свободной форме. Но в тексте нужно отразить обязательные реквизиты.
Обязательные реквизиты в акте:
- наименование документа (например, акт выполненных работ, оказанных услуг или приёма-передачи);
- порядковый номер акта;
- дата;
- исполнитель и заказчик;
- полный перечень работ, их объём в любой подходящей единице измерения и стоимость;
- кто принимает работу;
- реквизиты первичного договора или соглашения о работе;
- обязательные сведения и реквизиты компании;
- подписи сторон с указанием ФИО и должностей.
Если выполнено несколько видов работ, их можно указать в одном акте в виде таблицы или оформить отдельные акты для каждого вида.
Акт выполненных работ необходим в различных ситуациях, особенно когда речь идет о предоставлении услуг или выполнении работ для бизнеса. Пошагово рассмотрим подробный пример использования акта выполненных работ.
Представим, что компания заключает контракт с подрядчиком на выполнение ремонта офисных помещений. Вот какие этапы будут в их работе:
1. Заключение договора. Компания и подрядчик согласовывают условия ремонта, сроки выполнения работ, стоимость и другие существенные моменты, оформляя это в виде договора.
2. Выполнение работ. Подрядчик начинает работы. В ходе выполнения могут возникнуть дополнительные задачи, которые не были предусмотрены изначально. Если заказчик их согласовывает, подрядчик их выполняет.
3. Проверка качества. После завершения ремонта представитель компании проверяет качество выполненных работ, соответствие договору и стандартам.
4. Составление акта выполненных работ. После проверки представитель компании и подрядчик составляют акт выполненных работ. В нем указываются:
- наименование выполненных работ (например, покраска стен, укладка плитки);
- объем и качество выполненных работ;
- сроки выполнения;
- дополнительные согласованные услуги;
- стоимость.
5. Подписание акта. Оба представителя ставят свои подписи на акте выполненных работ. Это документально подтверждает, что работы выполнены в соответствии с условиями договора.
6. Использование акта. Акт становится основанием для выплаты подрядчику. Он также служит документом для бухгалтерии компании для учёта расходов на ремонт.
Образец акта выполненных работ
Скачать форму можно в Справочной — медиа банка Точка. Вот простой и понятный пример — вы можете скачать его и заполнить.
Есть и другие варианты актов. Например, они могут выглядеть так.
Если вы хотите начать работать в системе ЭДО Точки, зайдите в интернет-банк и выберете раздел «Документооборот».
Промежуточный акт
Иногда исполнитель выполняет сложную задачу, и заказчик принимает работу поэтапно. Тогда после каждого отрезка работы составляется промежуточный акт выполненных работ со всеми обязательными реквизитами первичного документа, а по итогам проекта — итоговый.
ИП нанял подрядчика дляремонта переговорки вофисе. Стороны составили договор, вкотором прописали четыре этапа работ исроки сдачи. Первый— демонтаж старой отделки состен. Второй— замена остекления. Третий— подготовка ивыравнивание стен. Четвёртый— покраска стен. После сдачи каждого этапа подрядчик будет готовить промежуточный акт. Акогдазакончит ремонт полностью— итоговый акт.
Корректировочный акт приёмки выполненных работ
Бывает так, что заказчик работу принял, потому что она полностью соответствовала техническому заданию. Но позже понял, что хочет скорректировать результат. Например, увеличить объём.
В таких случаях нужно составлять корректировочный акт, который будет уточнять детали первого. Исходный акт при этом не трогают.
Корректировочный акт составляется в произвольной форме. В шапке документа достаточно написать «Корректировочный акт», а после заменить неверные данные на актуальные. Если корректировка связана со стоимостью работ, то лучше дополнительно уточнить, какие именно сведения были изменены.
Если в акте пришлось изменить объём работ или их стоимость, когда налоговая уже получила сведения, помимо корректировочного акта необходимо составить уточнённую декларацию и направить ее в ФНС вместе с исправленным документом.
Как внести изменения в акт о приёмке выполненных работ
Если в документе была ошибка (к примеру, в написании адреса или расчёте стоимости), есть два пути. Какой выбрать — зависит от того, в какой форме был составлен акт:
- в бумажной версии — зачеркнуть ошибку, а сверху написать исправленный текст или сумму;
- для электронной версии — составить новый исправленный документ.
Самозанятый починил три стола в офисе у заказчика и составил акт приёмки-передачи. Но в акте была допущена ошибка — мастер указал не три стола, а два. Поэтому он создал новый электронный акт, в котором уже посчитал всё верно.
Акт по договору подряда
Акт приёмки-передачи — это закрывающий документ. Изначально стороны подписывают договор подряда о сотрудничестве, в котором договариваются, что исполнитель отчитается о работе в форме акта.
Что именно должно быть в акте, тоже пишут в договоре. Например, для бухгалтерского и налогового учёта нужно включить обязательные реквизиты.
Акт по договору аренды помещения
В случае с договором аренды в акте отражают проведённые работы по подготовке помещения, его состояние и передачу в пользование арендатору.
Арендодатель и арендатор вместе осматривают объект, фиксируют его текущее состояние и проверяют имущество. Нужно указать все детали, включая дефекты, неисправности или особенности. Это станет основанием для компенсации, если арендатор что-то повредит.
Можно ли вместо акта использовать УПД
Если обе стороны не против, вместо акта можно подписывать универсальный передаточный документ (УПД). Это одновременно акт приёмки-передачи, счёт-фактура и накладная. Он составляется по унифицированной форме, то есть имеет определенные поля и заполняется в соответствии с рекомендованным ФНС порядком.
В УПД стороны договора могут включать в соответствующие поля документа дополнительные сведения по своему усмотрению. Но условие о составлении акта в виде УПД должно быть зафиксировано в договоре.
Подписание акта выполненных работ
После того как исполнитель отчитался о завершении работ, заказчик должен их принять. Но если у него есть претензии к качеству или срокам, подписывать акт не нужно. В таком случае надо составить документ с описанием всех замечаний и дефектов, которые исполнитель должен исправить. После этого он предоставляет новый акт. И только когда заказчик примет работу, бумажный акт подписывают обе стороны.
Акт выполненных работ подписывают в бумажном варианте. Факсимильное подписание с помощью клише-печати допускается только в случае, когда это предусмотрено договором.
Обратный случай — когда заказчик увиливает от приёмки работы. Тогда нужно отдельным письмом уведомить его о завершении работы, позвать оценить результат и подписать акт. Если заказчик не явился, составьте акт в одностороннем порядке и подпишите его. Отправьте акт заказчику на оплату. Дальше можно идти в суд с доказательствами того, что работа действительно выполнена.
Односторонний акт обретает юридическую силу в следующих случаях:
- для других видов договоров — при рассмотрении дела в Арбитражном суде.
Законодательное регулирование
В России законодательное регулирование актов выполненных работ осуществляется на основании закона о бухгалтерском учёте и Гражданского кодекса РФ.
Акт выполненных работ как электронный документ в ЭДО
С 17 октября 2022 года компании могут использовать электронные акты о приёмке выполненных работ.
Акт в электронном формате, утвержденном ФНС и составленный по унифицированной форме, используется при сдаче-приёмке работ по договору строительного подряда. Большинство знает его как КС-2.
Отправить электронный акт можно через ЭДО, а подписать с использованием электронной подписи.