ЭДО для самозанятых

Всё больше самозанятых предпринимателей работают дистанционно. Но даже при онлайн-взаимодействии нужно правильно оформлять документы — договоры, акты и чеки. Электронный документооборот помогает оформить сотрудничество юридически верно. 

Самозанятые — это физические лица или индивидуальные предприниматели, которые работают на себя без посредников и наёмных сотрудников.  Они сами находят клиентов, оказывают услуги и получают оплату напрямую. Такой статус доступен гражданам России с годовым доходом до 2,4 млн ₽. Для них предусмотрен специальный налоговый режим — налог на профессиональный доход (НПД).

Налоговая ставка: 

С ростом числа заказчиков и партнёров важно наладить документооборот. Электронный документооборот (ЭДО) помогает быстро и безопасно обмениваться документами с клиентами. 

Многие компании не спешат работать с самозанятыми, потому что боятся бумажной волокиты. Часто сложности возникают при получении актов, счетов или приложений к договору, особенно если заказчик и исполнитель находятся в разных городах. Чек можно быстро оформить через приложение «Мой налог», но с другими документами всё не так просто. Даже дистанционное подписание договора нередко становится проблемой.

Электронный документооборот решает эти сложности. Самозанятый отправляет документы через систему, и заказчик получает их сразу после отправки. Все документы хранятся в системе, и при необходимости их легко найти и выгрузить.

Передача данных происходит по защищённым каналам, а документы подписываются электронной подписью. Квалифицированная подпись имеет такую же юридическую силу, как обычная — рукописная. Если используется простая подпись, стороны просто заключают соглашение о её признании.

Стать самозанятым просто. Не нужно идти в налоговую и заполнять бумажные заявления. Достаточно установить приложение «Мой налог» и пройти регистрацию прямо в нём. Через это же приложение можно учитывать доходы, отслеживать начисление налога и уплачивать его с привязанной карты. Кассовый аппарат не нужен — все операции проходят онлайн.

Подтверждением оплаты за оказанную услугу  служит чек — его можно сформировать и отправить клиенту прямо из приложения.

Чтобы подтвердить статус самозанятого, иногда требуется справка о постановке на налоговый учёт. А при оформлении кредита банк может запросить документ о доходах. Все эти справки также можно получить онлайн через «Мой налог».

Чтобы работать через систему электронного документооборота, самозанятому нужно подключиться к ЭДО и оформить электронную подпись. 

Например, чтобы подписывать акты, накладные или УПД в сервисе ЭДО от Точка Банк, достаточно выпустить КЭП, зарегистрироваться и настроить профиль. При этом важно, чтобы исполнитель был зарегистрирован как ИП и применял режим НПД.

После этого можно сразу обмениваться документами с заказчиками онлайн. 

Перейти на электронный документооборот просто — достаточно сделать несколько шагов.

Прежде чем подключать ЭДО, самозанятому нужно оформить электронную подпись. Для работы используется квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая имеет полную юридическую силу. Она позволяет подписывать любые документы онлайн.

С помощью КЭП можно подписывать договоры, акты, справки и отчётность, а также участвовать в торгах. 

Квалифицированная подпись особенно полезна при работе с клиентами из других городов. Кроме того, КЭП подходит для регистрации на госпорталах и избавляет от визитов в МФЦ или налоговую.

Самозанятым разрешено работать с компаниями и индивидуальными предпринимателями. Ограничений по видам деятельности почти нет — главное, чтобы услуги соответствовали правилам режима.

Есть два ключевых условия. Самозанятый не должен состоять в трудовых отношениях с заказчиком и не должен работать в этой же компании последние два года. Это помогает избежать подмены трудового договора гражданским.

Заказчику не нужно оформлять договор ГПХ, платить страховые взносы или удерживать НДФЛ. Самозанятый самостоятельно платит налог. Достаточно заключить договор и получить от исполнителя чек из приложения «Мой налог».

В договоре важно прописать, что исполнитель — самозанятый. Он подтверждает это справкой из приложения «Мой налог». Также нужно указать, что услуги оказываются без НДС, а заказчик не делает никаких отчислений.

Обязательно добавьте пункт о чеке: сроки, способ отправки и ответственность за несвоевременное предоставление. Если самозанятый потеряет свой статус, он должен сообщить об этом в течение 1–3 дней.

В договоре указывают условия: задачи, сроки, порядок оплаты и приёма работы. Это защитит обе стороны и снизит риски. 

Закон №422-ФЗ регулирует работу системы НПД с индивидуальными предпринимателями и компаниями. 

НПД могут применять физлица и индивидуальные предприниматели, у которых одновременно соблюдаются следующие условия: