Эти изменения связаны с развитием электронного документооборота и переходом на новые форматы документов. Поэтому компаниям и предпринимателям важно заранее разобраться в новых правилах, чтобы правильно оформлять подписи и доверенности и продолжать работать с государственными системами и контрагентами без ошибок.
Коротко
В 2026 году сотрудники могут подписывать электронные документы от имени компании только с помощью ЭП вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Обновились требования к оформлению МЧД: используется полное название компании, паспортные данные представителя указывают по желанию, а полномочия выбирают из классификатора.
В 2026 году сотрудники могут подписывать электронные документы от имени компании только с помощью ЭП вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Обновились требования к оформлению МЧД: используется полное название компании, паспортные данные представителя указывают по желанию, а полномочия выбирают из классификатора.
Изменения по МЧД с 2026 года
С 1 февраля 2026 года вступил в силу приказ Минцифры России от 05.11.2025 №1001, который обновил правила оформления МЧД.
Смотрите сравнительную таблицу:
| Было | Стало |
| Используют полное, сокращённое или альтернативное наименование юридического лица | Используют полное наименование юридического лица |
| Закреплён состав сведений, которые прописывают в МЧД доверители — российские юрлица | Уточнили, что аналогичные сведения указывают доверители — обособленные подразделения юрлица |
| В сведения о представителе обязательно включают ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН и реквизиты паспорта | В обязательном порядке пишут только ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН. Паспортные данные добавляют по желанию |
| Указывают список полномочий представителя | Указывают идентификатор и название полномочия из классификатора |
МЧД, выпущенные после 1 февраля 2026 года, должны оформляться уже по новым требованиям. Действующие доверенности, выпущенные в 2025 году и ранее, менять не надо.
Изменения по ЭП с 2026 года
Изменения касаются взаимодействия с Социальным фондом России (СФР).
Соцфонд принимает отчётность бизнеса через Единую цифровую платформу (ЕЦП). С 1 сентября 2026 года СФР будет принимать отчёты, подписанные КЭП с параметром «Согласование ключей».
ФНС и УЦ выпускают квалифицированные сертификаты с этим параметром с 28 августа 2025. Если вы получили КЭП ранее 28 августа 2025 года, её необходимо переоформить до 1 сентября 2026 года.
Экспертное мнение
При переходе на новые правила по электронной подписи бизнесу важно не откладывать оформление МЧД. На практике чаще всего сложности возникают не с самой доверенностью, а с проверкой полномочий сотрудников и корректной регистрацией документа в реестре. Если компания активно обменивается документами с контрагентами и государственными системами, удобнее сразу настроить электронный документооборот. Тогда МЧД, подписи и сами документы хранятся и проверяются в одной системе. Это снижает риск ошибок при подписании и отправке отчётности.
В сервисе ЭДО от Точка Банк можно организовать обмен документами с контрагентами и работать с электронными подписями в одном интерфейсе. Это особенно удобно для компаний, где документы подписывают несколько сотрудников по доверенности.
Дарья Жуковская
Редактор-эксперт ЭДО от Точка Банк
Законодательное регулирование электронной подписи
Ключевые положения об ЭП прописаны в Федеральном законе от 06.04.2011 №63-ФЗ. По этому закону:
― Генеральному директору, индивидуальному предпринимателю нужна квалифицированная ЭП. Их выдают ФНС или доверенные лица удостоверяющего центра (УЦ) ФНС.
― Выданные сотрудникам сертификаты юридических лиц (сертификаты сотрудников) утратили силу после 31 августа 2024 года. Вместо них используется сертификат физического лица, применяемый в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
― Квалифицированный сертификат физлица в связке с МЧД нужен специалистам, которые заверяют цифровые документы от имени организации. Например, главному бухгалтеру, кадровику, специалисту отдела продаж.
Законодательное регулирование МЧД
Электронные доверенности регулируют 63-ФЗ и приказ Минцифры России от 18.08.2021 №857. Вот основные правила работы с ними:
- МЧД нужна работникам, которые подписывают электронные документы и отчёты от имени организации или ИП. Гендиректору и предпринимателю доверенность не нужна.
- МЧД должна быть в формате .xml, иметь уникальный номер глобального уникального идентификатора (GUID) и заверяться КЭП руководителя. По содержанию она похожа на бумажную доверенность. В ней указывают реквизиты предприятия, информацию о доверителе и представителе, срок действия.
- Есть несколько видов и форматов МЧД. Универсальная версия 003 подходит для взаимодействия с ИФНС, ЕГАИС, Честным ЗНАКОМ, Центробанком и для ЭДО с контрагентами.
Инструкция, как бизнесу перейти на новые правила для ЭП и МЧД в 2026 году
В 2026 году компании и предприниматели обязаны использовать машиночитаемые доверенности (МЧД). Они подтверждают полномочия сотрудников, которые подписывают электронные документы от имени организации. Новые правила связаны с переходом на обновлённые форматы документов — УПД 5.03.
1. Получите КЭП для руководителя и сотрудников
Сначала оформите квалифицированную электронную подпись (КЭП) для руководителя организации или ИП. Её можно получить в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц налоговой службы. Такая подпись выпускается на организацию, поэтому использовать МЧД руководителю не требуется.
Сотрудникам понадобится другая подпись — КЭП физического лица. Её можно оформить в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Такая подпись содержит только данные человека и не связана напрямую с компанией.
2. Выберите формат машиночитаемой доверенности
Для работы с МЧД используется несколько форматов. Самый распространённый — единый формат 003. Он подходит для обмена документами с контрагентами и большинством государственных органов.
Для взаимодействия с налоговой службой применяется формат ФНС 5.03. Также важно учитывать изменения, которые вносятся приказом Минцифры России от 05.11.2025 №1001. Документ уточняет требования к реквизитам доверенности и правилам передоверия.
3. Оформите МЧД на сотрудников
Создать машиночитаемую доверенность можно разными способами. Например, через сервис ФНС, личный кабинет на Госуслугах или прямо в учётной системе компании.
При оформлении нужно указать полномочия сотрудника. Их можно выбрать из специального классификатора или описать текстом, если система это позволяет.
Готовую доверенность необходимо подписать КЭП руководителя. Только после этого документ становится юридически значимым.
4. Зарегистрируйте доверенность в реестре
После подписания МЧД нужно зарегистрировать в реестре ФНС. Обычно это происходит автоматически через оператора электронного документооборота.
Данные передаются в распределённый реестр налоговой службы. Он работает на технологии блокчейн и хранит информацию о выданных доверенностях.