Функции и задачи электронного документооборота

Сегодня бизнес всё больше уходит в цифровую среду, и работа с бумагами постепенно заменяется электронным документооборотом. ЭДО ускоряет обмен информацией между компаниями, экономит время и деньги, а также обеспечивает безопасность и сохранность данных. В этой статье Точка Банк разобрал, какие функции выполняет система, какие задачи решает и какие преимущества даёт предпринимателю.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена документами без бумаги. Все процессы проходят в цифровом виде: создание, согласование, подписание и хранение. Для работы используется специальный сервис или программа.

Документы существуют только в электронном формате. Они выглядят как файлы с установленной формой — например, счета-фактуры, больничные листы или кадровые приказы. Всё это закреплено в законодательстве.

Чтобы документ имел юридическую силу, его подписывают электронной подписью (ЭП). Её получают сотрудники через ФНС или удостоверяющий центр. Подпись подтверждает, что файл подлинный и изменять его нельзя.

Схема работы простая. Сотрудник создаёт документ и подписывает его ЭП. Далее файл уходит контрагенту через сервис ЭДО. Получатель проверяет документ, ставит свою подпись и отправляет уведомление о принятии.

После подтверждения можно действовать по документу — например, оплачивать товар или услугу. Электронная версия имеет ту же силу, что и бумажная. Но если внести изменения в оригинал, документ станет недействительным.

ЭДО — это поток информации в цифровом формате. По сути, все документы хранятся и передаются в электронном виде. Система ЭДО работает на современных технологиях и обеспечивает удобный и быстрый доступ к данным.

Системы электронного документооборота бывают разные. Одни оснащены продвинутыми инструментами для управления задачами. Другие — смарт-системы с расширенными возможностями. Есть решения для работы нескольких участников сразу, а также продукты с дополнительными функциями и большими хранилищами данных.

Главный приоритет при работе с ЭДО — безопасность. Предприниматель должен быть уверен, что его данные защищены и попадут по назначению. Электронную подпись (ЭП) выдают только аккредитованные удостоверяющие центры — такая подпись называется квалифицированной. ЭДО от Точка Банка является надёжным партнёром и входит в перечень аккредитованных центров по работе с электронным документооборотом. 

ЭДО также помогает навести порядок в документах. В системе можно хранить разные версии файлов, работать с ними в нескольких форматах и при необходимости быстро найти нужный документ. Поиск занимает всего несколько секунд.

Системы формируют уведомления о действиях автоматически. Вы всегда будете знать, что и когда произошло с документом. Дополнительно доступны маршруты согласования, задания для сотрудников в учётной системе компании.

ЭДО удобно использовать и для хранения информации. Встроенные цифровые архивы помогают экономить место и время. Бумажные документы можно перевести в электронный формат и работать с ними в системе. Но важно помнить: оригиналом всё равно остаются бумажные экземпляры. Их нужно обязательно хранить у себя, даже если вы ими не пользуетесь.

Современные системы поддерживают пользователей на каждом этапе работы. Можно подключать удалённый доступ через интернет, настраивать права доступа и контролировать безопасность компании.

Функционал ЭДО направлен на развитие бизнеса. С его помощью легко вести учёт документов, формировать карточки товаров, хранить файлы в разных форматах, а также быстро находить нужную информацию. Всё это делает работу предпринимателя проще и эффективнее.

Функции систем ЭДО помогают упростить работу с документами. С их помощью можно быстро создавать, согласовывать, подписывать и при необходимости аннулировать документы. Все файлы легко скачать в нужный момент.

Система распределяет входящие документы автоматически. Это экономит время и снижает риск ошибок. Вам не нужно вручную сортировать и искать нужные файлы.

В ЭДО сохраняется вся история работы с документом. Видно, кто и когда его создал, подписал или изменил. Это удобно для контроля и прозрачности.

Есть возможность пригласить контрагента к обмену документами. Он может принять приглашение или отправить ответное. Так вы быстрее наладите электронное взаимодействие с партнёрами.

Система позволяет настраивать уведомления. Вы будете получать оповещения о важных действиях или изменениях статуса документа. Это помогает не пропустить ничего важного.

ЭДО поддерживает импорт и экспорт данных. Информацию можно загрузить в систему или выгрузить в удобном формате. Это облегчает обмен данными между разными программами.

Функционал легко встроить в вашу учётную систему. Это значит, что документы будут передаваться напрямую, без лишних шагов. Работать станет удобнее и быстрее.

При подписании система проверяет срок действия электронной подписи. Это защищает от ошибок и гарантирует, что документ будет иметь юридическую силу.

Доступ к документам можно разграничить. Например, бухгалтер видит одни файлы, менеджер — другие. Это повышает безопасность и помогает сохранить конфиденциальность данных.

Главная цель ЭДО — сократить расходы бизнеса. Не нужно тратиться на бумагу, печать, курьеров и хранение документов. Экономия идёт и за счёт скорости обработки файлов.

ЭДО ускоряет работу компании. Документ можно создать, подписать и отправить за несколько минут. Всё это делается онлайн — через веб-версию системы оператора ЭДО или вашу учётную систему.

Система позволяет настраивать шаблоны и маршруты согласования. Возможны даже варианты с трёхсторонним подписанием. Это делает работу гибкой и удобной.

ЭДО позволяет анализировать процессы. Легко увидеть, на каком этапе «застрял» документ. После этого можно быстро исправить внутренние или внешние процессы.

Все файлы хранятся в защищённом облаке. Для надёжности система делает резервные копии. Данные не потеряются даже в случае сбоя.

С электронными архивами проще работать. Больше не нужно арендовать помещение для хранения бумаг или вручную искать документы по запросу налоговой. Всё находится в пару кликов.

Одна из главных задач ЭДО — создать единую информационную среду. В бумажном документообороте часто возникают ошибки: бумаги теряются, сотрудник забывает про статус или задерживает процесс. В ЭДО этого нет — документы приходят мгновенно, а история их движения всегда доступна.

Система показывает, когда контрагент получил файл, кто его согласовал и кто подписал. Это упрощает контроль и снижает риски. Предприниматель всегда видит полный путь документа и может быстро разобраться в ситуации.

ЭДО легко встроить во внутренние процессы компании. В системе можно назначать ответственных, внедрять правила работы и быстро их корректировать. Это помогает навести порядок и ускорить бизнес-процессы.

Ещё одна важная задача — сокращение рутины. Не нужно печатать, подписывать от руки, сканировать и отправлять бумаги курьером. Всё делается онлайн — даже если сотрудник не на рабочем месте.

Система снижает количество ошибок. Операторы ЭДО помогают соблюдать требования к заполнению документов. Многие поля заполняются автоматически, например ИНН и адрес контрагента. Это снижает риск ошибок и делает работу безопаснее и проще.

ЭДО обеспечивает полную сохранность информации. Обмен документами защищён шифрованием, а доступ можно разграничить по ролям сотрудников. Для надёжности данные хранятся в нескольких копиях на разных серверах.

Работа с операторами ЭДО полностью легальна. У них есть лицензии ФСБ и Роскомнадзора, а список одобренных компаний размещён на сайте ФНС. Например, сервис «АО Точка» входит в этот перечень.

ЭДО также улучшает коммуникацию с партнёрами. Подписывать и обмениваться документами можно в разы быстрее. Это особенно удобно, если у компании много контрагентов.

Сохраняется вся история взаимодействия, поэтому недопониманий не возникает. А встроенные проверки помогают избежать ошибок: система напомнит о сроке действия подписи и проверит формат документов.

В итоге бизнес получает больше, чем просто экономию. ЭДО даёт скорость работы, удобство, лояльность партнёров и гарантии безопасности. Все документы надёжно хранятся и всегда под рукой.

Электронный документооборот упрощает работу компаний и экономит время. Документы в электронном виде имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, если оформлены правильно.

В России ЭДО можно разделить по направлениям: кадровый, управленческий, бухгалтерский, налоговый, технический и производственный. Также он бывает внутренним, внешним и с государственными органами.

Внутренний ЭДО используется только внутри компании. Он нужен для организации работы сотрудников и руководителей. Государство не регулирует его, поэтому правила устанавливает сама компания.

По ЭДО внутри фирмы можно обмениваться заявлениями, приказами, служебными записками, инструкциями, протоколами и другими документами.

Для внутреннего ЭДО применяют специальные системы (СЭД). Они позволяют быстро обмениваться информацией между отделами и филиалами, отслеживать статусы документов и контролировать выполнение задач.

Системы бывают трёх видов: готовые коробочные, индивидуальные под компанию и комбинированные. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы.

Внутренний ЭДО помогает компании экономить время и деньги. Не нужно бегать по кабинетам, чтобы собрать подписи и подтверждения. Документ можно разослать сразу всем сотрудникам без лишних расходов на бумагу и печать.

КЭДО открывает возможность нанимать людей удалённо. Это удобно и расширяет круг кандидатов, ведь не придётся ограничиваться только местным рынком труда.

Внешний ЭДО нужен для работы с партнёрами, поставщиками, клиентами и контролирующими органами. В него входят договоры, счета, накладные, акты и отчётность.

Внутренний ЭДО компания настраивает под свои задачи. Она сама выбирает, какую подпись использовать — простую или неквалифицированную. Это удобно: документы подписываются быстро, а КЭДО надёжно хранит данные и защищает от споров и потерь.

Во внешнем ЭДО с контрагентами документы можно сделать юридически значимыми по договорённости сторон. Для этого часто используют неквалифицированную подпись, и этого достаточно для работы в формате B2B. Это экономит время и деньги, ведь документы отправляются за секунды и не требуют бумажных архивов.

Отдельное направление — обмен с государством. Здесь действуют строгие правила: признаётся только квалифицированная электронная подпись. С её помощью бизнес передаёт отчётность в налоговую, фонды и другие госорганы.

ЭДО с государством активно развивается последние 10 лет. С его помощью бизнес сдаёт отчётность, участвует в торгах, работает с маркированной продукцией.

В некоторых случаях он обязателен. Например, при подаче годовой бухгалтерской отчётности, участии в госзакупках или при работе с налоговой.

Чтобы начать работу, нужно получить электронную подпись, выбрать оператора ЭДО и установить программное обеспечение. Для каждого госоргана есть свои правила подключения.

ЭДО с государством экономит время и силы. Больше не нужно стоять в очередях с пачкой бумаг — все документы отправляются онлайн, а результат приходит в электронном виде.