Как заполнить и выставить акт сдачи-приёмки выполненных работ онлайн

Изменения затронут только тех, кто сейчас использует электронные накладные и акты по форматам, утверждённым приказами ФНС России от 30.11.2015 №ММВ-7-10/551 и №ММВ-7-10/552. Если бизнес работает по этим форматам через ЭДО, порядок придётся изменить. Для остальных способов работы ничего не меняется. Точка Банк расскажет, как теперь работать с актами.

Ограничение связано со вступлением в силу приказа ФНС России от 20.01.2025 №ЕД-7-26/28@.

― С 2026 года УПД становится единственным электронным документом: ФНС отменяет старые форматы

Вместо отдельных накладных и актов можно использовать универсальный передаточный документ. Подходит формат УПД версии 5.03, утверждённый приказом ФНС России от 19.12.2023 №ЕД-7-26/970@. Этот документ объединяет первичку и счёт-фактуру в одном файле.

В 2026 году сохраняется возможность оформлять первичные документы в виде неформализованных электронных файлов. Также по-прежнему можно работать с бумажными документами. Отмена электронных форматов не означает запрет на бумагу.

Акт — это приложение к договору. Он подтверждает, что заказчик принял работы без претензий. Документ фиксирует завершение обязательств исполнителя.

Акт оформляют в двух экземплярах. Один остаётся у заказчика, второй — у исполнителя. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.

Акт является основанием для расчётов по договору подряда. По нему проводят оплату и учитывают расходы. 

Акт выполненных работ — это первичный бухгалтерский документ. Он подтверждает, что сделка заключена или обязательства по ней выполнены. В документе фиксируют стоимость работ и сроки их выполнения.

У акта нет строгой обязательной формы. В отдельных сферах, например в строительстве, применяют формы КС-2 и КС-3. В остальных случаях акт можно оформить в свободном виде.

В 2026 году акт выполненных работ должен содержать обязательные данные. В нём указывают: 

Также прописывают наименование работ, сроки, качество и стоимость.

Сумму НДС в акте указывать не обязательно. Это допустимо, если стороны не закрепили иное в договоре. Отсутствие НДС не делает документ недействительным.

Если заказчик выявил недостатки, их нужно указать отдельным пунктом. Там же прописывают сроки и порядок исправления. Это помогает избежать споров в дальнейшем.

Акт подписывают руководители или уполномоченные лица обеих сторон. При наличии ставят печати. Подписанные экземпляры хранятся у заказчика и исполнителя.

Электронные документы в ЭДО хранятся не менее 5 лет, что соответствует сроку хранения бумажных документов.

Чтобы документы имели юридическую силу, их нужно заполнять без ошибок. Проще всего оформить акт выполненных работ онлайн. В сервисе ЭДО от Точка Банк данные о вашей компании и контрагентах подставляются автоматически.

Система сама указывает номер документа, цену и итоговую сумму. Это надёжнее, чем заполнять акт вручную.

Из сервиса легко отправить документ контрагенту в формате Excel или PDF. Все документы сохраняются автоматически и всегда доступны.

Акт подписывают электронной подписью обе стороны. Такая подпись придаёт документу полную юридическую силу. 

Если же нужно будет направлять в налоговый орган электронный формат документа, то необходимо формировать УПД вместо акта.

В ЭДО от Точка Банк можно создать документ онлайн через Конструктор документов. 

Перейдите в Документооборот.

Нажмите на кнопку «Создать» в левом верхнем углу.

Выберите тип документа, например акт. Также доступно: счёт на оплату, УПД, счёт-фактура, договор и другие документы по шаблону.

Достаточно указать в документе Конструктора ИНН контрагента и его платёжные реквизиты — все остальные данные о получателе система автоматически подтянет из ЕГРЮЛ.

Номер и дата документа формируются автоматически, также подставляется ваш расчётный счёт. При необходимости любое поле можно изменить вручную.

Также можно загрузить печать, подпись-факсимиле и логотип. Они сохранятся в Конструкторе, и при создании следующего документа система добавит их автоматически.

Если нужно выставить счёт, акт, накладную, счёт-фактуру или УПД на основе другого документа, который создавали ранее в Конструкторе, то можно добавить связь между ними. Нажмите «Создать на основе другого документа»:

Это работает для всех документов в Конструкторе.

Дальнейшие действия зависят от типа документа. Формализованные и неформализованные документы отправляются по разным правилам. Для каждого вида нужна своя подпись. Неформализованный документ отправляется с подписью НЭП.

Нажмите на кнопку «Подписать и отправить».

Выберите вариант подписи, например НЭП. 

При первом подписании в ЭДО от Точка Банк выпускается НЭП для своих клиентов. Это код, который хранится в браузере и используется при работе через интернет-банк для дальнейшей работы.

Укажите почту контрагента и присоединитесь к соглашению о признании УНЭП.

Укажите код из СМС для подтверждения подписи документа.

Документ подписан и отправлен контрагенту. У обеих сторон сохраняется исходный документ. Также остаётся документ с факсимиле и дополнительно хранится протокол подписания.

Отправка формализованного документа с подписанием КЭП 

Вариант с формализованным документом применяется только при обмене через ЭДО. Формализованный документ — это машиночитаемый файл установленного формата, утверждённого ФНС. Такие документы передаются исключительно между операторами ЭДО и подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Если у партнёра нет ЭДО, получить формализованный документ он не сможет. Кроме того, формализованные документы создаются в Конструкторе документов — загрузить их в готовом виде нельзя.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить».

Выберите КЭП.

Если на одном токене хранится несколько сертификатов для подписи, то выберите нужный.

Далее подтвердите подписание КриптоПро. 

Документ подписан и отправлен контрагенту. Он может войти через Госуслуги и подписать документ там. У обеих сторон сохраняется исходный документ. Также остаются документ с факсимиле и протокол подписания.

После создания акта в разделе «Документооборот» вы можете скачать уже заполненную форму.

Доступны два способа скачивания:

1. Через предпросмотр документа — файл будет сформирован без подписи и печати.

2. После сохранения документа — система предложит скачать форму в формате PDF.

Кроме того, документ можно отправить по электронной почте или через мессенджер.