Предприниматели, которые открывают свою компанию, начинают проводить сделки и работать с документами. Документация сопровождает все этапы: заключение договора, оформление счёта на оплату, проведение платежа, получение товара.
В этой статье расскажем подробнее о трёх распространённых документах: договоре, счёте и акте выполненых работ или услуг. А также разберёмся, какую дату надо ставить при создании и подписании этих документов.
Подключите ЭДО от 0₽
Формируйте счета, акты и договоры с правильными датами и консультируйтесь со специалистами в ЭДО от Точка Банк
Какую дату ставить в договоре?
Договор — документ, в котором заказчик и исполнитель подробно прописывают все особенности сделки. Иногда предприниматели обходятся общими формулировками и не прописывают конкретные сроки поставки или другие нюансы. Тут есть риски: если исполнитель окажется недобросовестным, восстанавливать справедливость придётся через суд, и доказать правоту без документов будет сложно. Поэтому лучше прописать всё, что для вас важно. Например:
- сроки поставки товара;
- объём партии;
- сумма к оплате;
- способ расчётов;
- срок оплаты.
Заключение договора необязательно, но на практике предприниматели всё-таки заключают договора, чтобы официально оформлять все договорённости с партнёрами. Чтобы избежать недопонимания, в договоре важно указать дату, с которого он действует. Когда говорят «дата договора», обычно имеют в виду две даты:
- дата в шапке, то есть дата составления договора;
- дата начала действия договора.
Дату в шапке ставить необязательно, например, если по договору можно понять дату начала его действия.
Датой начала действия договора обычно считают день, в который обе стороны — заказчик и исполнитель — получили документ с обеими подписями. Если договор подписал только заказчик, документ ещё не считается действительным.
Кроме этих двух основных дат есть и другие, в которых указываются нюансы процесса поставки товаров и услуг: дата поставки, срок возврата, срок в течение которого принимаются замечания по услуге и другие временные условия.
Какую дату ставить в счёте на оплату?
Счёт на оплату — документ, который продавец выставляет покупателю. В нём прописано, какую сумму, на какой счёт и в какой срок должен заплатить покупатель. Счёт не считается первичным документом, поэтому требований о том, что в нём должно быть прописано, нет.
Обычно в счёте фигурируют две даты:
- дата составления счета;
- дата оплаты.
Дата составления счета — день, когда предприниматель создал документ, но она не говорит о том, когда его надо оплатить. Обычно её пишут в названии документа рядом с номером:
Счёт № 1 от 03.05.2025.
Эта же дата потом будет отображаться в Назначении платежа в платежном поручении, который может выглядеть так:
Оплата по счёту № 1 от 03.05.2025 за образовательные услуги в т.ч. НДС 20% 1300,00.
Дата оплаты указывается обычно в теле счета в формате «Счет необходимо оплатить до 10.10.2025».
Дату оплаты можно не указывать, так как в договоре могут быть прописаны разные условия. Например, это может быть в течении 5 дней с момента подписания акта выполненных услуг.
Счёт на оплату — отдельный документ. Но в некоторых случаях он одновременно выполняет и роль договора: если договор не заключили, то всё что указано в счёте считается офертой. И когда стороны подписывают договор, они подтверждают, что согласны с тем, что в нём указано.
Обязательства по оплате считаются выполненными в зависимости от того, что прописано в договоре. Например, можно прописать в договоре, что обязательства по оплате считаются выполненными, когда деньги поступили на расчётный счёт продавца. Если не указать конкретные условия, могут возникнуть недопонимания: покупатель будет утверждать, что деньги с него сняли, а продавец — что ему они ещё не дошли.
Какую дату ставить в акте выполненных работ?
Акт выполненных работ или услуг — документ, в котором прописывают все виды работ или услуг, а также их стоимость. Акт не считается обязательным документом, по факту его можно считать отчётом о выполненной работе.
В законе форма акта не установлена. Можно скачать шаблон документа или составить его через сервис Документооборот.
При составлении акта обычно указывают дату выполнения обязательств. Указывайте ту дату, когда услуги были приняты. При этом, если в акте дата подписания и дата выставления не совпали, то следует учесть, что по новому стандарту ФСБУ 27/2021 дата составления первичного документа — это дата его подписания. Поэтому датой оказания услуги будет дата подписания принимающей стороной.
При электронном подписании дата будет указана в протоколе подписания. Это отдельный документ, содержащий сведения о том, кто и когда подписал документы.
Важно не затягивать с оформлением документа, когда работы выполнены. Например, если поставщик отгрузил товар в мае, июне и июле, дату в акте выполненных работ тоже стоит выставлять до конца июля — месяца, в который поставщик окончательно выполнил свои обязательства.
Иногда бывает так, что работы выполнены в одном отчётном периоде, а акт составили уже в другом. Например, работы закончили 30 июня, а акт подписали 2 июля. В этом случае есть нюансы для исполнителя — он должен указать доход от выполненной работы в том квартале, в котором она была сделана и не переносить его на следующий.