Регламент и порядок электронного документооборота

Регламент электронного документооборота (ЭДО) необходим для упорядочивания процесса обмена документами в компании. Он помогает:

1. Установить порядок работы с ЭДО. Регламент определяет чёткие правила и процедуры, которые необходимо соблюдать при использовании ЭДО. Это включает в себя:

• Стандартизацию процессов. Устанавливаются стандарты для создания, подписания, отправки и получения электронных документов.
• Определение типов документов. Указывается, какие виды документов подлежат обмену через ЭДО — контракты, счета-фактуры, акты, накладные и так далее.
• Требования к оформлению. Устанавливаются требования к форме и содержанию электронных документов, включая формат файлов, структуру данных и требования к цифровым подписям.
• Сроки и последовательность действий. Определяются сроки подготовки и отправки документов, а также порядок действий при их получении и обработке.

2. Раздать сотрудникам роли. Регламент помогает распределить обязанности и ответственность между сотрудниками, участвующими в процессе ЭДО, а также провести для них обучение и раздать электронные подписи.

3. Ограничить права к определённым документам. Регламент обеспечивает контроль доступа к электронным документам, что помогает защитить конфиденциальную информацию и предотвратить несанкционированный доступ.

4. Упрощает переход на ЭДО и снижает число ошибок. Регламент способствует более плавному и эффективному переходу на использование ЭДО, снижая вероятность ошибок и улучшая качество документооборота:

• Пошаговые инструкции. Предоставляются подробные инструкции и рекомендации для перехода от бумажных документов к электронным, что упрощает адаптацию сотрудников к новым процессам.
• Автоматизация процессов. Внедряются автоматизированные системы и инструменты для создания, отправки и обработки документов, что снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.
• Мониторинг и контроль качества. Вводятся механизмы мониторинга и контроля качества документооборота, позволяющие своевременно выявлять и исправлять ошибки, а также улучшать процессы на основе собранных данных.

Таким образом, регламент электронного документооборота не только упорядочивает процессы обмена документами в компании, но и способствует их безопасности, эффективности и прозрачности. Обеспечивает надежную и удобную работу с электронными документами.

• Что такое ЭДО и почему его надо подключить прямо сейчас

• Виды и возможности систем электронного документооборота

• Как отправить электронный документ по ЭДО

Что включить в регламент ЭДО?

Регламент ЭДО должен включать следующие основные элементы:

• Цели и задачи ЭДО. Описание целей внедрения и ожидаемых результатов. Важно четко определить, какие проблемы решает система электронного документооборота (ЭДО) и каких показателей компания планирует достичь. Это могут быть ускорение обработки документов, снижение ошибок, улучшение взаимодействия между подразделениями и так далее.
• Область применения. Перечень подразделений и сотрудников, на которых распространяется регламент. 
• Требования к документам. Описание форматов, видов и стандартов документов, используемых в системе. 
• Типы подписей. В рамках одной организации разные документы могут подписываться разными подписями в любых комбинациях: НЭП, КЭП, ПЭП. Также могут быть согласующие подписи. В этом разделе нужно описать их и уточнить круг лиц, которые могут ими пользоваться.
• Процедуры и правила обмена. Чёткие инструкции по созданию, отправке, получению и хранению. Здесь следует подробно описать весь жизненный цикл документа: не только этап подписания, но и согласования. 
• Ответственные лица. Назначение ответственных за различные этапы документооборота. 
• Меры безопасности. Описание мер по обеспечению конфиденциальности и сохранности данных. Включает политику использования паролей, шифрование данных, управление доступом, а также процедуры резервного копирования и восстановления данных.
• Сроки хранения. Определение сроков хранения различных типов документов. Установление сроков хранения для различных видов документов с учетом юридических и деловых требований, а также политики организации по архивированию и утилизации документов.

Согласование регламента в компании

Согласование регламента ЭДО в организации включает следующие шаги:

1. Разработка проекта. Создание первоначального варианта регламента рабочей группой. Это может включать участие представителей различных подразделений, чтобы учесть их специфические потребности и ожидания.
2. Обсуждение. Обсуждение проекта с ключевыми заинтересованными сторонами и сбор отзывов. 
3. Внесение изменений. Корректировка проекта на основе полученных комментариев. 
4. Утверждение. Окончательное утверждение регламента руководством организации. 
5. Информирование сотрудников. Ознакомление всех сотрудников с новым регламентом через внутренние коммуникационные каналы. Это может быть рассылка по электронной почте, публикация на внутреннем портале организации, проведение инструктажей и тренингов.

Как внедрить регламент системы электронного документооборота?

Для успешного внедрения регламента ЭДО нужны:

• Обучение сотрудников. Проведение тренингов и обучающих программ по использованию системы ЭДО, выдача КЭП.
• Техническая поддержка. Обеспечение доступности технической поддержки для решения возникающих вопросов.
• Пилотный запуск. Тестирование системы на ограниченном количестве подразделений для выявления и устранения возможных проблем. Это позволит выявить потенциальные проблемы и устранить их до массового внедрения.
• Постепенное расширение. Поэтапное подключение всех подразделений организации к системе ЭДО.
• Мониторинг и улучшение. Постоянный мониторинг работы системы и внесение улучшений по мере необходимости. 

• Как аннулировать документ в ЭДО

• Как хранить электронные документы

• Идентификатор участника ЭДО

Образец регламента электронного документооборота

Регламент ЭДО заполняется в свободной форме — вы можете скачать готовое решение или составить самостоятельно. Что стоит туда включить:

1. Общие положения:

• Цели и задачи.
• Область применения.
• Основные термины и определения.

2. Требования к документам:

• Форматы и виды документов.
• Стандарты оформления.

3. Процедуры документооборота:

• Порядок создания и подписания документов.
• Правила отправки и получения.
• Сроки и порядок хранения.

4. Ответственные лица:

• Распределение обязанностей и полномочий.

5. Меры безопасности:

• Обеспечение конфиденциальности.
• Технические меры защиты.

6. Заключительные положения:

• Порядок внесения изменений в регламент.
• Ответственность за нарушение регламента.