Соглашение об электронном документообороте между контрагентами

Соглашение об электронном документообороте — это документ, который фиксирует порядок обмена электронными файлами между партнёрами. Оно определяет, как стороны подписывают, отправляют, хранят и изменяют электронные документы.

Соглашение помогает определить технические и юридические детали взаимодействия между контрагентами, чтобы электронные документы имели полную юридическую силу.

К обязательным электронным форматам относится универсальный передаточный документ (УПД) — он имеет утверждённую форму.

Остальная первичная документация, включая акт приёмки-сдачи работ (услуг) и накладную по форме ТОРГ-12, может оформляться в электронном виде, но закреплённого обязательного формата для них нет.

Также компании могут обмениваться электронными счетами-фактурами. Для этого нужно заключить договор с оператором ЭДО и выпустить электронную подпись.

Закон «Об электронной подписи» выделяет три типа подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Простая электронная подпись — это логин, пароль или коды доступа. Она подтверждает, что документ подписал именно пользователь, но не позволяет точно установить его личность.

Неквалифицированная подпись защищена криптографией. Она создаётся с помощью специального программного обеспечения, например КриптоАРМ, и позволяет определить владельца подписи.

Усиленная квалифицированная подпись приравнивается к подписи и печати на бумаге. Её выдают аккредитованные удостоверяющие центры. Такая подпись защищает документы от изменений и признаётся действительной в суде. Если подпись утеряна, нужно сразу обратиться в удостоверяющий центр, чтобы её заблокировать.

Электронные документы хранятся столько же, сколько и бумажные. Для бухгалтерии срок хранения — 5 лет, для налоговых целей — 4 года.

Чтобы не потерять документы при сбоях или авариях, в соглашении с контрагентом стоит прописать возможность получения копий. Это поможет восстановить данные при необходимости.

В некоторых случаях использование ЭДО обязательно, например при продаже прослеживаемых и маркированных товаров продавцы обязаны обмениваться электронными документами с усиленной квалифицированной подписью. 

Если компании не используют ЭДО в других целях, заключать отдельное соглашение им не нужно. При желании стороны могут оформить договор и указать в нём дополнительные детали, например выбрать одного оператора, чтобы избежать роуминга. Но это необязательное требование.

Иногда достаточно просто начать обмен электронными документами. Например, если стороны решили работать с электронными счетами-фактурами, им не нужно подписывать отдельное соглашение. Достаточно начать обмен через систему ЭДО.

Если порядок электронного документооборота для определённой сферы законом не установлен, соглашение между сторонами обязательно. Это нужно, если компании используют подписи, отличные от усиленной квалифицированной (УКЭП).

Согласно п. 2 ст. 6 Федерального закона №63-ФЗ, при использовании простой или неквалифицированной подписи стороны должны заключить соглашение об ЭДО. Только тогда электронные документы будут иметь юридическую силу.

Налоговый орган при проверке вправе запросить такое соглашение. Это помогает убедиться, что электронные документы, подписанные не УКЭП, действительно считаются первичными и законными. 

Если же документы подписаны УКЭП, дополнительное подтверждение не нужно. Такие документы равны бумажным, подписанным собственноручно директором или ИП.

Но если законом порядок обмена такими документами не описан, лучше зафиксировать его в соглашении. Это поможет избежать разногласий с контрагентом и упростит работу при проверках.

Закон не устанавливает строгих требований к соглашению об ЭДО. Исключение — ситуации, когда компании используют простую или неквалифицированную подпись. В этом случае условия обмена документами должны быть прописаны обязательно.

Соглашение можно составить в свободной форме. Главное — указать все важные детали: какие документы передаются, как они подписываются и каким способом отправляются.

Такое соглашение может быть отдельным документом или приложением к основному договору. Также можно добавить пункт о применении ЭДО в договор с контрагентом — это тоже в рамках законодательства.

В соглашение об ЭДО стоит включить основные правила, по которым компании будут обмениваться документами. Это поможет избежать споров и недопонимания.

1. Виды электронных подписей

Стороны должны указать, какие электронные подписи они используют. Если закон не требует конкретный вид подписи, можно выбрать удобный вариант. При использовании неквалифицированной подписи нужно описать, как проверяется её подлинность. Если используется простая подпись, важно прописать, как определить, кто именно подписал документ, и обязанность хранить ключ подписи в секрете.

2. Форматы электронных документов

Если формат документа установлен законом, его нужно соблюдать. Для остальных документов допускаются любые удобные форматы, например doc, pdf, jpg и другие.

3. Способы обмена документами

Не все документы обязательно отправлять через оператора ЭДО. Контрагенты могут договориться об отправке по электронной почте, в мессенджере или другим способом, если это не запрещено законом.

4. Подтверждение отправки и получения документов

При работе через оператора ЭДО счёт-фактура считается отправленным, когда продавец получает подтверждение оператора. А полученным — когда покупатель получает подтверждение. Для других документов можно установить аналогичный порядок. Если обмен идёт не через оператора, лучше прописать, как формируется и отправляется уведомление о получении.

5. Смешанный документооборот

Если часть документов нужно вести только на бумаге, это обязательно указывается в соглашении. Так стороны заранее определяют, какие документы будут бумажными, а какие — электронными.

6. Лица, подписывающие документы

В соглашении стоит указать, кто имеет право подписывать электронные документы от имени компании. Это могут быть уполномоченные сотрудники, использующие квалифицированную подпись и машиночитаемую доверенность. 

7. Хранение и копии документов

Электронные документы хранятся столько же, сколько и бумажные. Также важно указать, что каждая сторона может запросить копии документов при необходимости.

8. Конфиденциальность

В соглашении стоит прописать обязанность сторон сохранять конфиденциальность данных и порядок ответственности за нарушения. Это защитит обе стороны от утечек и недобросовестных действий.

Чтобы перейти на электронный документооборот, нужно выполнить несколько шагов. 

Перед началом работы важно обновить внутренние документы компании. Внесите изменения в учётную политику и другие локальные акты, чтобы они отражали переход на ЭДО.