ЭДО – это способ работать с документами полностью в электронном виде. Для этого используют специальные программы или облачные сервисы. Они помогают заменить бумажный документооборот и упростить ежедневную работу.
С помощью ЭДО можно регистрировать входящие документы, создавать новые, искать нужные файлы и отслеживать их выполнение. Все документы хранятся в электронном архиве, где к ним легко получить доступ в любое время.
Коротко
Внутренний ЭДО используется для обмена документами внутри компании, внешний — для взаимодействия с контрагентами и госорганами. Оба формата помогают ускорить процессы, снизить расходы и риски, но требуют внедрения системы, настройки подписей и обучения сотрудников. Внутренний ЭДО оптимизирует управление и учёт, внешний облегчает расчёты и работу с партнёрами.
Внутренний ЭДО используется для обмена документами внутри компании, внешний — для взаимодействия с контрагентами и госорганами. Оба формата помогают ускорить процессы, снизить расходы и риски, но требуют внедрения системы, настройки подписей и обучения сотрудников. Внутренний ЭДО оптимизирует управление и учёт, внешний облегчает расчёты и работу с партнёрами.
Есть два вида электронного документооборота:
- Внутренний — это обмен документами внутри компании.
- Внешний — взаимодействие с контрагентами, налоговой, банками и другими организациями.
Виды электронного документооборота
Что такое внутренний ЭДО
Во внутреннем документообороте участвуют только сотрудники компании и руководство. Они обмениваются управленческими, кадровыми, складскими и производственными документами. Порядок работы с ними регулируется внутренними нормативными актами.
Большая часть внутреннего документооборота — бухгалтерские документы. Бумажная работа занимает много времени, поэтому автоматизация особенно полезна. Сервисы ЭДО позволяют перевести в электронный вид первичные документы: акты, накладные, кассовые отчёты, данные по инвентаризации и движению товаров.
Что такое внешний ЭДО
Во внешнем документообороте участвуют сотрудники компании, партнёры, клиенты и поставщики. Они обмениваются счетами-фактурами, актами, договорами и другими документами. Электронная подпись (ЭП) придаёт им ту же юридическую силу, что и бумажным.
Чтобы перейти на ЭДО, стороны договариваются устно или подписывают дополнительное соглашение к основному договору. В нём указывают, какие документы будут передаваться, как использовать ЭП и в каких случаях документы могут дублироваться на бумаге.
Кому необходим внутренний ЭДО
Внутренний ЭДО особенно полезен для крупных производственных и строительных компаний. Он помогает наладить работу, если у бизнеса есть филиалы в разных городах или регионах. Такая система упрощает обмен документами и ускоряет процессы внутри компании.
ЭДО также подходит для организаций, где часто происходят перемещения и списания материалов или товаров.
Рассмотрим несколько отраслей, где внутренний ЭДО помогает решать основные проблемы бизнеса:
| Сфера | Какую проблему решает внутренний ЭДО |
| Строительство | На стройплощадке документы часто теряются или портятся при передаче в офис. ЭДО решает эту проблему и упрощает учёт материалов. |
| Производство | Офис и склады часто находятся далеко друг от друга, а сотрудники работают посменно. Из-за этого бумажные документы теряются и задерживают работу. С ЭДО все подписывается и передается мгновенно, без лишних звонков и ожидания. |
| Склад | Когда склады расположены в разных регионах, бумажные документы теряются и идут неделями. ЭДО решает проблему: всё подписывается онлайн и сразу поступает в систему. |
Кому необходим внешний ЭДО
Внешний ЭДО подходит всем, кто хочет ускорить расчёты и упростить работу с контрагентами. Пользоваться системой могут компании, ИП, самозанятые, физлица и госучреждения.
Для некоторых сфер внешний ЭДО обязателен. Это участники госзакупок, торговли маркированными и прослеживаемыми товарами, а также продавцы на маркетплейсах.
Электронные подписи для внутреннего и внешнего ЭДО
Для внутреннего ЭДО можно использовать неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Она подходит для подписания приказов, служебных записок и других внутренних документов. Юридическую силу подпись получает только при наличии внутреннего регламента или соглашения. Для работы с госорганами или участия в закупках НЭП не подходит.
Во внешнем ЭДО с контрагентами и госорганами требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она имеет максимальную степень защиты и автоматически придаёт документам юридическую силу. С КЭП можно работать с маркировкой, налоговой службой, участвовать в торгах и госзакупках.
Чтобы во внешнем ЭДО использовать НЭП, нужно сформировать письменное соглашение между сторонами. В нём нужно указать, что стороны признают юридическую силу подписи и порядок её проверки. Для взаимодействия с государственными структурами и участия в закупках НЭП по-прежнему не подходит.
Преимущества и недостатки видов электронного документооборота
Преимущества ЭДО
Меньше ручной работы. Документы передаются онлайн — не нужно носить их по кабинетам. Бухгалтеру не приходится собирать оригиналы и копии перед отчётностью.
Экономия расходов. Бумага, принтер, доставка — всё это больше не нужно. Отправка документов через ЭДО обходится дешевле, чем по почте или курьером.
Меньше налоговых рисков. Электронные документы легко систематизировать и хранить. Их не потеряешь и быстро найдешь при проверке. Это снижает риск штрафов по ст. 120, 122 и 126 НК РФ.
Безопасность данных. В отличие от электронной почты, ЭДО защищает документы от взломов и утечек. Доступ есть только у уполномоченных сотрудников, а передача информации проходит по зашифрованным каналам.
Прозрачность. Каждый этап движения документа виден в системе. Можно легко отследить, где возникла задержка, и никто не сможет подменить файл.
Удобство и мобильность. Подписать документ можно из любого места — даже в командировке или дома. Электронная подпись заменяет обычную.
Недостатки ЭДО
Отказаться от бумаги бывает сложно. Для работы с ЭДО иногда нужно установить программы на компьютеры и поддерживать их обновления. Но это не всегда так — например, у ЭДО от Точка Банк есть удобная веб-версия.
Сотрудников нужно обучить. Работникам важно показать, как пользоваться системой и где искать документы. Достаточно короткого инструктажа.
Переход занимает время. В крупных компаниях с филиалами настройка ЭДО может растянуться на месяцы. Но для малого бизнеса процесс проще — достаточно выбрать оператора, ознакомиться с лицензией, выбрать тариф и начать работу.
Нужна электронная подпись. ЭП выдают сроком на год, по истечении времени нужно обновить в удостоверяющем центре. ЭП позволяет подписывать документы и сдавать отчётность онлайн. ИП и руководители могут получить её бесплатно в ФНС.
Не все контрагенты готовы перейти на ЭДО. Электронный документооборот возможен только при согласии обеих сторон. Если партнёры пока работают на бумаге, оператор поможет: предоставит шаблоны приглашений и писем для перехода.
Как организовать электронный документооборот в компании
Для организации внутреннего ЭДО компании необходимо оценить текущий документооборот. Далее выбрать наиболее часто используемые документы для перехода. Затем подобрать систему с нужными функциями.
Для подключения к внешнему ЭДО определите, кто будет редактировать и подписывать документы. Выберите оператора с поддержкой и совместимостью с контрагентами. Подготовьте внутренние регламенты и учётную политику. Получите электронные подписи и отправьте приглашения партнёрам.