Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО)

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) становится стандартом для современных компаний. Он позволяет полностью отказаться от бумаги, упростить взаимодействие с контрагентами и государственными органами и внутри компании. Электронные документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Точка Банк разобрал, что такое ЮЗЭДО и какие преимущества даёт бизнесу.

ЮЗЭДО — это электронный документооборот с юридической значимостью. Документы, созданные и полученные в рамках ЮЗЭДО, обладают полной юридической силой и могут использоваться в качестве доказательств в деловых и судебных процессах.

Правовая сила ЮЗЭДО закреплена в законодательстве: Федеральные законы  №63-ФЗ, №402-ФЗ, №149-ФЗ.

Рассмотрим преимущества ЮЗЭДО в работе компании.

В системе ЮЗЭДО происходит обмен электронными документами, которые имеют юридическую силу. Это не просто файлы, созданные на компьютере, а официальные документы, признанные законом.

Чтобы электронный документ стал юридически значимым, его нужно подписать электронной подписью (ЭП). Именно ЭП подтверждает подлинность и делает документ равным бумажному.

Важно и содержание электронного документа. В нём должны быть указаны: 

Например, налоговые декларации отправляются строго по установленным формам, утверждённым приказами ФНС. То же правило действует для счетов-фактур и универсальных передаточных документов (УПД).

А вот для некоторых документов есть только рекомендованный формат. Его использование необязательно, поэтому такие документы можно обменивать в свободной, неформализованной форме. Например, внутренний приказ компании. 

С юридически значимыми документами работают разные сотрудники: кадровая служба, руководители, бухгалтеры, менеджеры склада и разработчики. 

Юридическая значимость нужна не только при работе с внешними контрагентами, но и внутри компании. 

Чтобы выбрать систему для ЮЗЭДО, важно убедиться, что оператор отвечает всем требованиям закона. Он должен быть зарегистрирован в России, иметь лицензию ФСБ и обеспечивать обмен документами с другими операторами и ФНС. Также важно наличие круглосуточной технической поддержки.

Перед выбором системы проанализируйте, как сейчас устроен документооборот компании. Определите, кто участвует в процессе — кто согласовывает, подписывает и архивирует документы. Подумайте, какие документы нужно перевести в электронный формат в первую очередь и где чаще всего возникают трудности.

Подключение к ЭДО проходит в несколько этапов. 

1. Сначала определите, для чего он нужен — для внутреннего документооборота, обмена с контрагентами или сдачи отчётности в налоговую. На этом этапе важно понять, какие подразделения будут работать в системе, сколько сотрудников подключить и кому нужна электронная подпись. Чтобы процесс прошёл быстрее, назначьте руководителя проекта или создайте рабочую группу.

2. Далее получите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если документы подписывает директор, достаточно одной подписи — её можно оформить в налоговой бесплатно. Если в ЭДО участвуют сотрудники, им тоже нужны электронные подписи и машиночитаемые доверенности.

3. После этого выберите подходящую систему ЭДО. Оцените функционал, заключите договор с оператором и настройте сервис под свои задачи.

4. Создайте внутренние правила и регламенты по работе с ЭДО. Это поможет структурировать процесс и избежать ошибок.

5. Затем внедрите систему в работу компании. Проверьте оборудование, установите нужное программное обеспечение и настройте интеграцию с учётной системой. Если документов немного, используйте веб-версию ЭДО — она работает прямо в браузере и не требует сложной настройки.

6. На последнем этапе обучите сотрудников. Проведите инструктаж, объясните новые правила и распределите зоны ответственности между участниками документооборота.

Через ЮЗЭДО можно обмениваться разными видами документов. 

В системе можно отправлять договоры и соглашения — трудовые, гражданско-правовые, например договоры поставки. Также доступны кадровые документы: приказы, заявления, уведомления. Есть исключения — перечень документов приведён в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.

Бухгалтеры могут передавать счета-фактуры, УПД и первичные документы: накладные, счета, акты приёма-передачи.

Через ЭДО можно обмениваться юридическими документами, претензиями, исковыми заявлениями и уведомлениями.

Кроме того, система поддерживает финансовые документы — платёжные поручения, выписки и регламентированные отчёты: налоговые, статистические и бухгалтерские.

В ЮЗЭДО работа с документами включает три ключевых этапа: типизацию, маршрутизацию и проверку комплектности. Эти процессы помогают правильно обрабатывать документы и сохранять их юридическую силу, как у бумажных аналогов.

Типизация — это классификация документов по их назначению. Благодаря ей система понимает, как обработать и где хранить каждый файл. Например, бухгалтерские — это счета-фактуры, накладные, акты и отчётность. Управленческие — приказы и регламенты. Кадровые — трудовые договоры и личные дела. Складские — накладные.

Маршрутизация определяет, кто и в какой последовательности работает с документом. Она помогает выстроить цепочку согласования и подписания. Маршрут может быть последовательным, когда документ проходит по очереди всех участников, или параллельным, когда он отправляется нескольким людям одновременно.

Комплектность — это проверка, есть ли у документа все нужные приложения и дополнительные файлы. Например, при отправке договора система проверяет, приложены ли к нему спецификации или другие документы, связанные со сделкой.

Чтобы работать с контрагентами через ЮЗЭДО, нужно подключиться к системе ЭДО, отправить приглашения партнёрам и начать обмен документами. Это можно делать через веб-интерфейс оператора или интегрировать систему с учётной программой.

Если контрагент использует другую систему ЭДО, настройте роуминг — это позволит обмениваться документами между разными операторами.

На первый взгляд может показаться, что обмен электронными документами небезопасен. Многие вспоминают хакеров и утечки данных. Но системы ЮЗЭДО защищены — у них есть надёжные технологии и проверенные механизмы безопасности.

Квалифицированную электронную подпись (КЭП) подделать невозможно. При её создании используют сложные криптографические алгоритмы. 

Чтобы никто не смог воспользоваться вашей подписью, нужно соблюдать простые правила: не передавайте ЭП другим людям; поставьте пароль и антивирус на компьютер. А если сотрудник увольняется — сразу отзывайте его сертификат подписи.

Если токен с подписью потерялся или его украли — не беда. Достаточно вовремя отозвать сертификат, и им никто не сможет воспользоваться. После этого можно получить новую подпись и продолжить работать без риска.

Электронные документы защищены от изменений. После того как на них поставили подпись, изменить их уже нельзя. Поэтому подменить данные договора невозможно.

От потери документы защищают системы резервного копирования. Даже если файл случайно удалят, система его восстановит в исходном виде. 

Доступ к системе ЭДО защищён логином и паролем. Дополнительно можно входить с помощью электронной подписи — это ещё надёжнее. 

Для работы в системе ЮЗЭДО нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она придаёт документам полную юридическую силу — такую же, как у бумаги с «живой» подписью. УКЭП подтверждает подлинность документов и защищает их от изменений. Получить её можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

Такие центры работают по лицензии ФСБ и выдают подписи только с использованием сертифицированных программ, например КриптоПро CSP.

Для работы с подписью на компьютер устанавливают специальное программное обеспечение — криптопровайдер. Оно помогает системе распознавать и использовать УКЭП.

УКЭП действует без дополнительных актов и соглашений. Любой документ, подписанный квалифицированной усиленной электронной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный,  согласно ст. 6 Федерального закона №63-ФЗ.

В некоторых случаях можно использовать неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Это допустимо, если порядок её применения установлен законом или стороны прописали это в договоре. В остальных случаях документ с НЭП не будет иметь юридической силы.

ЮЗЭДО бывает внутренним и внешним. 

Внутренний ЮЗЭДО помогает упростить работу с документами. Через него можно создавать приказы, отчётность, внутренние распоряжения, а также вести кадровый и финансовый учёты. 

Во внешнем ЮЗЭДО происходит обмен документами между компаниями. Через систему можно отправлять договоры, акты, счета, платёжные документы и многое другое. 

Документы можно отправлять в любое время и из любой точки мира — нужен только интернет. При этом контрагенты не обязаны работать в одной системе ЭДО. Если операторы разные, можно настроить роуминг — он позволяет обмениваться документами между системами.

«Базовый» — 0 ₽. Создавайте документы по шаблонам, отправляйте файлы даже контрагентам без ЭДО, кроме счетов-фактур и УПД, подписывайте через смс-код.

«Продвинутый» — от 2 000 ₽ в год. Все возможности «Базового» плюс акты сверки, счета-фактуры, УПД, работа с другими системами ЭДО и квалифицированная электронная подпись (КЭП).