Точка Банк разберёт, что считается электронным документом, какие бывают виды, форматы и требования к оформлению. А также как использовать такие документы в работе без рисков.
Коротко
Электронный документ — это файл, изначально созданный в цифровом виде и подписанный электронной подписью, что придаёт ему юридическую силу. В отличие от скана, он считается полноценным оригиналом и может использоваться в работе с контрагентами и госорганами. Документы бывают формализованные, по стандартам ФНС — XML, и неформализованные — PDF, DOCX. Их применяют для договоров, первички, отчётности и внутренних процессов компании.
Электронный документ — это файл, изначально созданный в цифровом виде и подписанный электронной подписью, что придаёт ему юридическую силу. В отличие от скана, он считается полноценным оригиналом и может использоваться в работе с контрагентами и госорганами. Документы бывают формализованные, по стандартам ФНС — XML, и неформализованные — PDF, DOCX. Их применяют для договоров, первички, отчётности и внутренних процессов компании.
Что такое электронный документ
Электронный документ (ЭД) — это документированная информация, представленная в электронной форме. Такой документ можно просматривать на компьютере или смартфоне, передавать через интернет и обрабатывать в учётных программах. Это определение закреплено в п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Важно: электронный документ — это не любой файл, полученный после сканирования бумажного документа. Полноценный электронный документ создаётся сразу в цифровом виде и изначально предназначен для работы в электронных системах документооборота.
Например:
- XML-файл УПД, сформированный в бухгалтерской программе;
- договоры, акты и иные документы в формате PDF, подписанные электронной подписью.
Ключевые свойства для работоспособности и хранения электронного документа в системе документооборота:
- Аутентичность. Можно точно установить автора.
- Достоверность. Информация в файле полная и не искажённая.
- Целостность. После подписания никто ничего не менял.
- Доступность. Файл можно открыть и прочесть в любой момент.
Разница между бумажным, электронным образом и электронным документом
Рассмотрим на примере акта, который подписывает директор. Один и тот же документ может существовать в трёх формах.
- Бумажный оригинал. Это документ на бумаге с собственноручной подписью руководителя.
- Электронный образ документа. Если бумажный акт сфотографировать или отсканировать, получится файл в формате JPEG или PDF. Такой файл является электронной копией документа. Сам по себе он не считается оригиналом.
- Электронный документ. Документ можно создать в бухгалтерской программе или системе электронного документооборота и подписать электронной подписью. Такой документ считается оригиналом и юридически равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью.
Чтобы стало ещё понятнее, собрали главные отличия в таблицу.
| Признак | Бумажный документ | Электронный образ | Электронный документ |
| Как появляется на свет | Распечатывается на принтере, заполняется от руки | Получается путём сканирования или съёмки на камеру уже готового бумажного документа | Создаётся в программе, например в облачном сервисе или 1С, сразу в цифровом виде |
| Где хранится информация | На бумаге | В файле изображения (jpg, tiff, pdf) | В файле данных (xml, подписанный pdf) |
| Кто и чем подписывает | Собственноручная подпись и печать, если есть | Подписывается электронной или собственноручной подписью сотрудника либо руководителя. При использовании электронной подписи применяется подпись физического лица с МЧД организации. Такая подпись подтверждает, что копия верна | Подписывается ЭП (простой, неквалифицированной или квалифицированной) тем, кто совершает сделку |
| Юридическая сила | Оригинал | Заверенная копия. В суде или при проверке могут попросить оригинал | Полноценный аналог бумажного оригинала, если подписан КЭП или по соглашению сторон |
Виды электронных документов
В электронном документообороте выделяют два типа документов.
Формализованные. Это документы, для которых государственные органы установили строгий формат. Например, счета-фактуры и УПД. Их формируют по утверждённому ФНС формату, чаще всего в виде XML-файлов. Такие документы программы могут автоматически обрабатывать и проверять.
Неформализованные. Для таких документов нет обязательного формата. К ним относятся договоры, акты, коммерческие предложения, письма и другие документы свободной формы. Их обычно создают в формате PDF, DOCX или других стандартных форматах. При обмене через ЭДО такие документы подписывают электронной подписью.
В работе бизнеса чаще всего встречаются следующие категории электронных документов:
- Организационно-распорядительные: приказы о приёме на работу, распоряжения о премировании, служебные записки.
- Договорные: любые договоры, допсоглашения к ним, протоколы разногласий.
- Документы, подтверждающие сделку: счета-фактуры, УПД (универсальные передаточные документы), товарные накладные (ТОРГ-12), акты выполненных работ, счета на оплату.
- Отчётность: декларации и расчёты, которые отправляются в ФНС, СФР и Росстат.
- Кадровые документы (КЭДО): заявления на отпуск, расчётные листки, кадровые приказы.
Форматы электронных документов
Формат электронного документа зависит от задачи и требований законодательства. В деловой практике используются несколько основных форматов.
- XML. Формализованный формат — это утверждённый ФНС стандарт электронных документов, который обеспечивает их автоматическую обработку в налоговых органах, например счета-фактуры и УПД.
- PDF. Один из самых распространённых форматов для договоров, актов и дополнительных соглашений. PDF-файл удобно читать, а его оформление одинаково отображается на разных устройствах. Если документ подписан электронной подписью, он приобретает юридическую значимость.
- DOC, DOCX, XLS, XLSX. Текстовые и табличные форматы, которые часто используют для подготовки документов, черновиков и внутреннего согласования. При необходимости такие файлы можно подписать электронной подписью и использовать как юридически значимые документы.
- JPEG, PNG, TIFF. Это форматы изображений, которые обычно используют для сканов документов. Такие файлы являются копиями документов и сами по себе не считаются оригиналом.
Требования к электронным документам
Чтобы электронный документ имел юридическую значимость и его могли принять в суде или государственном органе, необходимо соблюдать следующие требования.
Требования к файлам. Размер одного файла — не более 30 Мб. Каждый документ нужно прикладывать отдельным файлом. Название файла должно быть понятным. В нём указывают название документа и количество листов.
Ограничения к содержимому файлов. Файлы должны открываться без ограничений. Нельзя ставить защиту от копирования и печати. Также запрещены интерактивные элементы, скрипты и любые встроенные программы.
Электронная подпись. Обращение обязательно подписывается электронной подписью.
Требования к усиленной квалифицированной подписи. Подпись должна быть в формате PKCS#7.
Кто должен подписывать документ. Подпись должна принадлежать тому, кто указан в тексте документа как подписант. Это обязательное правило.
Как подавать документы с подписью. Документы с усиленной квалифицированной подписью можно подать как из своего личного кабинета, так и через представителя. Простую электронную подпись можно использовать только из личного кабинета самого подписанта. Если документ должны подписать несколько человек, простая подпись не подойдёт. В таком случае используйте усиленную квалифицированную подпись.
В законодательстве выделяют три вида электронной подписи.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Юридически равнозначна собственноручной подписи. Используется для сдачи отчётности, подписания счетов-фактур, участия в торгах и взаимодействия с государственными органами. КЭП выдаётся аккредитованными удостоверяющими центрами. Руководители организаций и индивидуальные предприниматели могут получить такую подпись бесплатно в ФНС.
- Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Создаётся с использованием криптографических средств. Она может использоваться как аналог собственноручной подписи, если стороны заранее заключили соглашение о признании такой подписи.
- Простая электронная подпись (ПЭП). Подтверждает использование учётной записи. Это могут быть СМС-коды, пуш-уведомления или связка «логин-пароль».
Экспертное мнение
Электронный документ имеет юридическую силу только при соблюдении всех требований: правильного формата, наличия обязательных реквизитов и корректной электронной подписи. На практике ошибки чаще всего возникают именно при подписании и обмене, например используют не тот тип подписи или отправляют файл вне системы ЭДО. Из‑за этого документ могут не принять налоговые органы или контрагент. Поэтому важно сразу выстраивать процесс через оператора ЭДО, где соблюдаются все требования законодательства и фиксируются статусы документов.
Например, в сервисе ЭДО от Точка Банк можно обмениваться документами с контрагентами онлайн, отслеживать их статус и хранить архив в одном месте.
Дарья Жуковская
Редактор-эксперт от ЭДО от Точка Банк
Применение электронных документов
Электронные документы используют во многих бизнес-процессах. Чаще всего они применяются в следующих ситуациях.
- Взаимодействие с государственными органами. Организации сдают отчётность по телекоммуникационным каналам связи, отвечают на требования ФНС и направляют документы в суды через сервисы «Мой арбитр» или ГАС «Правосудие». Для большинства таких операций используется квалифицированная электронная подпись.
- Работа с партнёрами. Компании обмениваются договорами, актами и другими документами через системы электронного документооборота. Это позволяет быстрее подписывать документы и не использовать бумажные оригиналы.
- Внутренние процессы компании. С помощью электронных документов можно согласовывать заявки на оплату, приказы и заявления сотрудников. В системе видно, на каком этапе согласования находится документ.
- Банковское обслуживание. Многие банки позволяют оформлять документы онлайн. Например, в интернет-банке можно открыть счёт, подписать договор или получить справку с использованием электронной подписи.
- Маркировка товаров. При работе с системой «Честный ЗНАК» компании передают документы о движении товаров в электронном виде. Для этого используется электронный универсальный передаточный документ (УПД) в системе ЭДО.
С какими документами можно работать в электронном виде, а с какими нельзя
В большинстве случаев документы можно оформить и подписать в электронном виде. Главное условие — стороны должны согласовать электронный обмен документами и использовать электронную подпись, если это требуется по закону.
| Тип документа | Можно и нужно использовать в электронном виде | Особенности |
| Бухгалтерские и налоговые | Да | Большинство |
| Договоры | Да | Большинство |
| Отчётность в госорганы | Да | Обязательно |
| Процессуальные для суда | Да | Большинство |
| Кадровые | Да | Постепенно, с развитием КЭДО |
| Бумажные трудовые книжки | Нет | Они могут вестись как на бумаге, так и в электронном виде; при ведении учёта трудового стажа в электронном формате дублирование на бумаге не требуется |
| Некоторые нотариальные действия | Нет | Нотариус может заверить сделку, но документы сторон должны быть бумажными |
| Документы, где сторона сделки — обычный гражданин | Нет | Если требуется подпись ПЭП или работают НЭП с соглашением, то можно с ФЛ подписать |
Законодательство об электронных документах
В России сформирована нормативная база, которая регулирует использование электронных документов и электронного документооборота. Основные нормы содержатся в нескольких федеральных законах.
- 149-ФЗ «Об информации». Закрепляет понятие электронного документа и общие правила работы с информацией в электронном виде.
- 63-ФЗ «Об электронной подписи». Определяет виды электронной подписи и устанавливает условия, при которых электронные документы имеют юридическую силу.
- 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Разрешает оформлять первичные документы в электронном виде.
- Статья 434 ГК РФ разрешает заключать договоры в виде электронных документов.
- Статья 169 НК РФ устанавливает правила оформления счетов-фактур и допускает их составление в электронном виде.
- Статья 22.1 ТК РФ регулирует кадровый электронный документооборот и порядок обмена кадровыми документами в электронном виде.
Кроме того, действуют приказы ФНС, которые устанавливают форматы конкретных электронных документов, например счетов-фактур, универсальных передаточных документов и налоговой отчётности.
Преимущества и недостатки электронных документов
Переход на ЭДО — это взвешенное решение. У него есть плюсы и минусы.
| Плюсы | Минусы |
| Мгновенная доставка. Договор улетает к партнёру за секунду. Не надо ждать, пока курьер объедет пробки | Некоторые контрагенты по старинке просят бумагу. Приходится вести два параллельных делопроизводства |
| Экономия бюджета. Не нужно покупать бумагу, тонер для картриджей, конверты, оплачивать курьерские службы | Первоначальные вложения. Нужно заплатить за тариф ЭДО, возможно, доработать учётную программу, обучить сотрудников |
| Порядок в архиве. Найти документ трёхлетней давности можно за пару минут по ИНН контрагента или дате | Техническая зависимость. Если пропадёт интернет или ляжет сервер оператора, обмен встанет. Нужно формировать резерв |
| Безопасность. Цифровой документ с КЭП подделать невозможно. А риск, что его случайно порвут или сожгут, равен нулю | Привязанность к оператору. Если вы решите сменить оператора, нужно будет позаботиться о миграции архива |
| Прозрачность. В системе ЭДО можно в любой момент отследить статус документа: получен ли он контрагентом, просмотрен, подписан или отклонён | Сложность контроля на старте. Пока сотрудники не привыкнут к системе, возможны ошибки: отправили не тому, подписали не тем сертификатом, пропустили статус |
Как перейти на ЭДО
Переход на ЭДО требует подготовки. Процесс состоит из нескольких шагов.
- Выберите оператора. Это компания, через которую происходит обмен электронными документами. Перед подключением проверьте, входит ли оператор в реестр ФНС и поддерживает ли роуминг с другими системами.
- Получите подпись (КЭП). Руководитель организации или индивидуальный предприниматель может получить КЭП бесплатно в налоговой инспекции, которая выполняет функции удостоверяющего центра. Сотрудники компании оформляют подпись в аккредитованных удостоверяющих центрах.
- Подключите сервис. После получения подписи можно подключить систему электронного документооборота, например ЭДО от Точка Банк.
- Настройте обмен. Если партнёр уже использует систему ЭДО, ему можно отправить приглашение для обмена документами. Если у контрагента ещё нет ЭДО, его можно пригласить подключиться через электронную почту.
- Начните обмен документами. После настройки можно создавать документы в учётной системе или в сервисе ЭДО, подписывать их электронной подписью и отправлять контрагентам. Статус документов обычно отображается в системе в режиме реального времени.