В России ИП и руководители ООО постепенно переходят на электронный документооборот. Обмениваться документами в онлайн-формате удобнее, быстрее и дешевле, чем в бумажном. Однако, ЭДО подходит не для всех документов. В этой статье расскажем, кто может работать с электронным документооборотом и какими документами в нём можно обмениваться, а какие всё ещё нужно отправлять на бумаге.
А ещё расскажем, что понадобится для того, чтобы начать работать с системой ЭДО, и как к ней подключиться.
Что такое ЭДО
Электронный обмен документами такой же надёжный, как и в обычный. Его отличие в том, что при ЭДО документы отправляются не по почте или курьером, а в системе ЭДО.
Есть 3 вида электронных подписей:
- Простая электронная подпись. Это смс-код, который используют для подтверждения простых процессов, например, регистрации.
- Неквалифицированная электронная подпись. Она подходит для подписания большинства документов и полностью заменяет печать и ручную подпись на бумаге при соблюдении правил использования.
- Квалифицированная электронная подпись. Получить её сложнее, чем НЭП. Она сохранена на физическом носителе — флешке с криптографической подписью. КЭП считается наиболее защищенной из этих трех вариантов и по силу равна собственноручной подписи. Ей можно подписывать документы, которые нельзя подписывать НЭП. Например, УПД и счета-фактуры с НДС.
В Точке для подписания документов используют НЭП. Для того, чтобы обменяться с контрагентами документами, которые подписаны НЭП, достаточно загрузить нужный документ в систему, подписать и отправить контрагенту. После того, как он внесёт свою подпись, у обеих сторон останется подписанный документ.
Юридически он также значим, как и бумажный. При необходимости его примут и налоговая инспекция, и суд.
Кто может подключить ЭДО
Жёстких ограничений на работу с ЭДО нет. Работать в системе могут и физические лица, и самозанятые, и бюджетные компании. Но чаще ЭДО используют предприниматели — ИП и руководители ООО.
Обмен документами в онлайн-формате особенно выгоден для тех, кто работает с большими объёмами печатных документов. Например, для транспортных компаний. На бумагу, краску, файлы и другие расходники уходит много денег, поэтому обмен файлами в электронном формате помогает заметно сэкономить.
ФНС разработала сервис, который рассчитывает сумму экономии с ЭДО. Если вы сомневаетесь, стоит ли начинать работать в онлайн-формате, проверьте в сервисе, будет ли вам это выгодно. Возможно, переход на электронный обмен документами поможет сократить расходы.
ЭДО пользуются и предприниматели, которые управляют бизнесом, находясь вдалеке от него. Например, ЭДО удобен, если ИП живёт в одном городе, а его компания находится в другом. Также с помощью электронного документооборота можно продолжать работать из отпуска или путешествия. Для работы в системе ЭДО достаточно смартфона или ноутбука с интернетом.
Пример:
ИП занимается производством одежды в Екатеринбурге. Но на время он уезжает в Турцию, чтобы найти там нового поставщика с тканями хорошего качества. Тем временем, бизнес-процессы в Екатеринбурге продолжаются, и предпринимателю надо продолжать подписывать документы.
Отправлять их из Екатеринбурга в Турцию, а затем обратно — дорого и долго. Поэтому ИП может воспользоваться сервисом электронного документооборота. Теперь для того, чтобы подписывать документы, ему достаточно телефона с интернетом — это быстро, удобно и ускоряет все процессы.
Какие документы можно переводить в ЭДО
В Точке для подписания документов используют неквалифицированную электронную подпись — НЭП. Её легко оформить, при этом она позволяет обмениваться любыми неформализованными документами с работниками или контрагентами. Это безопасный и законный способ подписывать документы без НДС, чтобы переводить их в электронный документооборот.
С контрагентами можно переводить в ЭДО:
- договоры,
- соглашения,
- дополнительные приложения,
- технические задания,
- спецификации,
- уведомления,
- счета,
- акты оказанных услуг,
- акты приёма-передачи,
- отчёты агента,
- товарные накладные.
Внутри организации можно переводить в ЭДО:
- служебные задания,
- акты,
- отчёты;
- направления сотрудникам информации.
Хотите начать пользоваться электронным документооборотом? Для этого понадобится расчётный счёт в Точке и интернет-банк. Если у вас уже есть личный кабинет, просто выберете раздел «Документооборот» и начните работу. Если его ещё нет просто оставьте заявку на сайте, и наш сотрудник позвонит вам, чтобы помочь открыть расчётный счёт.
Какие документы нельзя переводить в ЭДО
Есть и другой перечень — с документами, которые важно передавать только в бумажном формате. Например, в кадровом учёте есть 4 таких документа:
- трудовые книжки;
- приказы об увольнении;
- акты о несчастном случае на производстве;
- журналы инструктажей по охране труда.
Пример:
Если работодатель нанял сотрудника, трудовую книжку и журнал инструктажа надо вести в бумажном виде. При этом, служебные задания и отчёты можно оформлять в электронном формате — это удобно и позволяет отслеживать статус документов.
Даже после перехода на электронный обмен документами важно сохранять бумажный архив, который был до этого. Срок хранения различается в зависимости от вида документов:
- бухгалтерские документы надо хранить в течение 5 лет;
- кадровые — в течение 75 лет.
Есть также документы, которые можно переводить в ЭДО только при наличии квалифицированной электронной подписи — КЭП. Это документы, в которых фигурирует НДС, например:
- счета-фактуры;
- УПД (универсальные передаточные документы);
- трудовые договоры;
- электронные товарные накладные;
- документы об изменении заработной платы сотрудникам с НДС.
В Точке для пользователей ЭДО в онлайн-режиме оформляют НЭП — неквалифицированную электронную подпись. Её достаточно, чтобы подписывать документы без НДС. Чтобы подписывать счета-фактуры и УПД понадобится оформить КЭП. Точка рассказывала, как её оформить.
Что ещё можно делать в документообороте Точки
- Хранить документы в «облаке».
- Загружать документы вручную или автоматически — как удобно.
- Подписывать документы.
- Создавать документы в конструкторе. Достаточно воспользоваться шаблоном и внести в него нужную информацию. После этого документ можно отправить через ЭДО Точки или распечатать и подписать на бумаге.
- Обмениваться документами с контрагентами. Причём, даже с теми, которые не обслуживаются в Точке. Контрагент может подписать договор по ссылке, ему достаточно авторизоваться на Госуслугах.
Как подключить ЭДО
Для того, чтобы подключить электронный документооборот в Точке, достаточно выполнить 4 действия:
- Открыть расчётный счёт, если его ещё нет. Для этого можно оставить заявку на открытие прямо на сайте. После этого специалист Точки позвонит вам, поможет подобрать тариф и ответит на вопросы, если они возникнут.
- Если у вас уже есть расчётный счёт или вы только что его открыли, зайдите в интернет-банк. Там выберете раздел «Документооборот». Именно здесь происходит ЭДО — в конструкторе вы можете создать новый документ или загрузить готовый.
- Создайте или загрузите документ. Подпись будет выпущена автоматически, вам останется только подписать документ. После того, как вы подпишете договор, контрагенту придёт уведомление об этом.
- Теперь подписать документ должен контрагент. Если он работает с другим оператором ЭДО, он может подписать ваш документ через документооборот Точки. Для этого надо перейти по ссылке и подтвердить свою личность через авторизацию на Госуслугах. Сразу после этого придёт смс с кодом для подтверждения подписи.
- Когда контрагент подпишет документ, вы сможете его скачать. Готово!
Популярные вопросы про ЭДО в Точке
Здесь разобрали вопросы про ЭДО, которые часто задают предприниматели.
Можно ли работать с физическими лицами и самозанятыми?
Да, можно. Но с ними нельзя подписывать документы, в которых фигурирует НДС. Например, трудовой договор или договор об изменении размера зарплаты.
Нужны ли токены или флешки?
Нет, всё оформление ЭДО проходит полностью онлайн.
Безопасно ли пользоваться ЭДО?
Да, безопасно. Точка проверяет личность владельца и убеждается, что у него есть право подписывать документы. А ещё документы защищены от внесения изменений после подписания.
Какую юридическую силу имеют документы в системе ЭДО?
Такую же юридическую силу, как и бумажные. Электронные документы предоставляют в налоговую в электронном виде или бумажном — на выбор предпринимателя.
Если вы хотите начать работать в системе ЭДО Точки, зайдите в интернет-банк и выберете раздел «Документооборот». А если вы ещё не открыли счёт в Точке и не имеете доступа к интернет-банку, оставьте заявку на открытие расчётного счёта. Наш сотрудник позвонит вам: поможет подобрать тариф, ответит на возникшие вопросы и поможет открыть расчётный счёт.
Кстати, в Точке есть много удобных сервисов для бизнеса: онлайн-бухгалтерия, интернет-продвижения, помощь в работе с маркетплейсами и другие.