Первичные документы в бухгалтерском учете

В бизнесе без документов — как без страховки. Любая сделка, будь то продажа товара, оказание услуг или аренда помещения, должна быть зафиксирована правильно. Иначе ни расходы учесть, ни налоги рассчитать не получится. 

Предприниматели, которые заключают сделки, оформляют документы для бухгалтерского учёта. Каждую операцию, например продажу или покупку товара, надо сопровождать первичными документами. В этой статье Точка Банк расскажет, что такое первичные документы и какие реквизиты обязательно должны быть в них прописаны.

По закону ИП и ООО должны фиксировать все хозяйственные операции — действия, которые изменяют количество денег или имущества. Например, продажу партии товара. Или покупку мебели в офис, на которую потратили деньги из бюджета компании. 

Документы, которые сопровождают хозяйственные операции, называют первичными — это первая фиксация действий на бумаге. Они могут быть и входящими от контрагентов, и исходящими, если их выставляет сам предприниматель.

Первичные документы нужны, чтобы подтверждать расходы и платить меньше налогов. Если первичных документов не будет, доказать, что расходы были именно на бизнес, не получится. Перечень расходов, которые можно учитывать, есть в Налоговом кодексе. 

Также первичные документы понадобятся, если налоговая будет проводить проверку и захочет убедиться в законности сделки. Если документов не будет или они будут оформлены неправильно, со стороны налоговой могут возникнуть вопросы. 

В первичном документе допустили ошибку? Её можно исправить. Для этого прописан порядок действий. Например, в бумажном документе надо аккуратно зачеркнуть ошибочные данные и поверх них написать правильные. Стирать или замазывать данные нельзя. На документе должна быть сделана пометка «Исправлено», а также указана дата исправления. Подписать документ должен тот же, кто его составлял.

Пригодятся документы и в случае конфликта между контрагентами: если поставщик будет уверять, что привёз 100 позиций товара, а покупатель — настаивать на том, что их было 90, можно будет поднять товарную накладную и другие документы. Документы должны быть подписаны с обеих сторон: подписанный документ означает, что товар принят и возражений нет.

Важно: хранить первичные документы надо не менее 5 лет. Это касается и бумажных, и электронных документов.

Самые распространённые первичные документы в бухгалтерии: 

Договор. Его заключают между двумя сторонами: продавцом и покупателем. Договор может быть и на конкретную сделку, и в целом на работу с контрагентом. В договоре прописывают все важные детали сделки. В договоре указывают ключевые условия: объём, сроки, обязанности сторон, ответственность и порядок урегулирования споров. Дополнительные детали оформляют в приложениях или допсоглашениях. 

Договор нужен для того, чтобы зафиксировать договорённости на бумаге и избежать разных толкований. Например, если поставщик задерживает отгрузку, можно будет обратиться к договору и напомнить, что дата отгрузки уже прошла, а за каждый день просрочки начисляются пени. 

Точную сумму можно рассчитать на калькуляторе Точка Банк. А ещё с договором проще обратиться в суд и доказать свою правоту, чем без договора.

Счёт на оплату. В нём прописывают количество товаров и объём услуг, их стоимость, реквизиты, НДС или его отсутствие, сроки уплаты. Счёт можно составлять в свободной форме, главное, чтобы в нём была прописана вся основная информация, которая нужна для платежа.

Кассовый чек / товарный чек / бланк строгой отчётности. При оплате наличкой или через терминал нужно выдавать документ об оплате. Обычно это простой кассовый чек, который формируется при использовании онлайн-кассы. Иногда по просьбе покупателя выдают товарный чек. 

Например, если прораб купил в строительном магазине материалы для ремонта и должен отчитаться перед заказчиком. Бывает и по-другому: сотрудник купил что-то для организации, поэтому нужен чек для формирования авансового отчёта. А если перевод отправили через интернет-банк, доказательством платежа будут платёжные документы.

Товарная накладная. Поставщику она нужна для отгрузки товара, а покупателю — для приёмки. В накладной прописывают название, единицу измерения, количество и стоимость товара, сумму НДС, дату отгрузки, адреса покупателя и продавца. Важно наличие подписей покупателя и продавца. Подписи подтверждают, что товар отгружен и получен, а претензий нет.

Акт выполненных работ / акт оказания услуг. Документ подтверждает, что работы были выполнены, а услуги оказаны. Подписи обеих сторон говорят о том, что ни у кого нет претензий к качеству товара или услуги. А значит — сделку можно фиксировать в учёте. 

Счёт-фактура. Это документ, на основании которого покупатель может принять к вычету НДС, который предъявил продавец. А продавец, в свою очередь, должен уплатить этот НДС в бюджет.

УПД — универсальный передаточный документ. Он объединяет в себе формы счёта-фактуры и первичного документа, например акта или товарной накладной. Поэтому часто вместо нескольких документов заполняют только его.

С 1 августа 2025 года вступают в силу обновлённые xsd-схемы УПД версии 5.03. Формат документа скорректирован в соответствии с последними требованиями законодательства. Главное по изменениям:

Следить за такими изменениями непросто. Электронный документооборот от Точка Банк поможет работать с документами по новым требованиям — быстро и без ошибок.

Есть и другие первичные документы, например товарно-транспортная накладная, авансовый отчёт или кассовая книга, путевой лист. Однако не все документы надо оформлять для каждой сделки. 

Перечень обязательных первичных документов различается в зависимости от системы налогообложения и деятельности предпринимателя. То есть если ИП работает на ОСНО, при оказании услуг или продаже товаров ему нужно будет оформить счёт-фактуру. А ИП на УСН достаточно будет оформить акт или товарную накладную. 

Получается, список обязательных первичных документов можно сформировать в зависимости от ситуации. Руководитель организации вместе с бухгалтером решают, с какими первичными документами стоит работать, чтобы корректно отражать всё в учёте — и налоговом, и бухгалтерском. Важный момент: первичные документы могут быть разными, но есть информация, которая обязательно должна быть в них прописана.

В первичном документе обязательно должны быть прописаны: 

Первичные документы надо составлять сразу — во время сделки, платежа или другого факта хозяйственной жизни. 

Факты хозяйственной жизни — это сделки, события или операции, которые влияют на финансовое состояние компании. Например, если владелец зоомагазина получил партию корма для собак на 50 000 рублей — это факт хозяйственной жизни, потому что у него стало меньше денег и больше товара.

Но на практике не всегда возможно составлять документы сразу, поэтому в Федеральном законе № 402-ФЗ есть уточнение: если невозможно оформить первичный документ сразу, нужно сделать это после совершения факта хозяйственной операции, например после отправления оплаты товара. 

Электронные документы бывают двух видов: формализованные и неформализованные. 

Формализованные документы — файлы с расширением XML. Налоговая разработала единый формат для того, чтобы можно было легко понять, кто, по какому товару и для чего составил документ. К формализованным документам относятся счета-фактуры и УПД. Формализованные формы есть и для других первичных документов, но пока они не обязательны к использованию, поэтому, например, акт приёмки работ можно передавать без XML-формата

Для обмена в системе ЭДО их надо подписывать КЭП — квалифицированной электронной подписью. Для её получения надо выделить время: подать заявление в ФНС, купить флешку-токен, сходить в налоговую, чтобы получить сертификат. Точка Банк подробно рассказывал, как получить КЭП.

Неформализованные документы — документы в свободном формате, например PDF. Большая часть первичных документов — неформализованные. 

Их можно создавать онлайн, например в приложениях операторов ЭДО. 

Подписывать неформализованные документы можно НЭП — неквалифицированной электронной подписью. Получить электронную подпись можно онлайн в Точка Банк.