Компании и ИП обмениваются электронными документами через специальные сервисы — системы электронного документооборота (системы ЭДО). Существует много разновидностей таких сервисов.
В этой статье Точка Банк познакомит вас с основными типами систем ЭДО и подскажет, на что ориентироваться при выборе.
Традиционные системы электронного документооборота
Традиционные системы ЭДО — это сервисы, которые переводят бумажный документооборот в электронный вид. В них собраны все функции для работы с документами.
В традиционных сервисах можно:
- создавать документы в разных форматах или загружать готовые;
- подписывать файлы квалифицированными или неквалифицированными электронными подписями;
- направлять файлы партнёрам или согласовывать между подразделениями компании;
- хранить данные в архиве.
Традиционные системы ЭДО разрабатывают для внешнего или внутреннего документооборота. Рассмотрим подробнее эти два вида ЭДО.
Автоматически подгрузим данные контрагента и ваши реквизиты — заполнять документы вручную не придётся
Внешний ЭДО
Внешний ЭДО — это обмен информацией с другими компаниями, ИП, государственными ведомствами или частными лицами. В таком ЭДО вторая сторона всегда находится за пределами компании.
Одной из сторон электронного документооборота может быть и физическое лицо. Например, когда человек обращается в банк за открытием счёта, оформляет сделку по покупке квартиры через МФЦ или подписывает уведомления на Госуслугах.
Елизавета Долгополова
эксперт по ЭДО в Точка Банк
Во внешнем документообороте выделяют:
ЭДО B2B (англ. «Business-to-Business») — документооборот между двумя бизнес-партнёрами. Он нужен, когда:
- нужно выставить счёт покупателям;
- нужно создать закрывающие документы;
- нужно подписать договоры с партнёрами.
Файлы можно подписывать как квалифицированной, так и неквалифицированной электронной подписью (ЭП). Для формализованных документов нужна КЭП. Для документов в свободной форме подойдёт НЭП.
Предприниматель продал магазину мебель собственного производства. Чтобы всё было легально, он создал электронный договор в сервисе ЭДО и подписал его НЭП.
ЭДО B2G (англ. «Business-to-Government») — документооборот между бизнесом и государством. В государственные фонды и ведомства бизнес направляет информацию, когда:
- сдаёт бухгалтерскую, статистическую или другие виды отчётности;
- подаёт заявки на субсидии, льготы, гранты;
- участвует в госзакупках.
Для документооборота B2G нужна КЭП.
Компания приняла на работу нового сотрудника. По закону на следующий рабочий день ей нужно отправить отчёт по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России. В компании больше 10 работников, поэтому она может сдавать отчётность в СФР только электронно.
Внутренний ЭДО
Внутренний ЭДО — это документооборот в пределах компании. Например, между разными подразделениями и службами, сотрудниками и руководством. Как правило, для этого достаточно неквалифицированной ЭП.
По сферам деятельности внутренний ЭДО делят на управленческий, кадровый, бухгалтерский, складской и архивный. Для каждой сферы существуют свои сервисы электронного документооборота. Рассмотрим виды внутреннего ЭДО подробнее.
Управленческий ЭДО — документооборот для организации работы в компании. Например, между подразделениями можно обмениваться:
- регламентами и методическими рекомендациями;
- приказами и распоряжениями;
- служебными записками.
Кадровый ЭДО (КЭДО) — работа с кадровыми документами между работодателем и сотрудниками. В сервисе КЭДО можно:
- принимать сотрудников на работу;
- отправлять в отпуск, командировку;
- оформлять больничные;
- вести штатное расписание.
Бухгалтерский ЭДО — сервисы для автоматизации бухгалтерского учёта. В таких системах можно работать не только с внутренней документацией, но и отправлять файлы партнёрам или государственным ведомствам.
В сервисе ЭДО бухгалтер компании может:
- оформлять и хранить первичные документы;
- составлять внутренние управленческие отчёты;
- формировать отчётность для ведомств.
Складской ЭДО — сервисы для контроля за товарами, сырьём или материалами. В программе складского ЭДО можно:
- следить за перемещением товара: от поступления на склад до списания;
- проводить инвентаризацию;
- формировать отчёты об остатках товара на складе по разным видам.
Архивный ЭДО — это электронный архив, в котором хранят данные. Часто встроенные архивы есть и в других сервисах ЭДО. Но если бизнесу нужно большое хранилище, в котором можно сортировать файлы, лучше подключить архив отдельно.
Другие виды систем электронного документооборота
Кроме традиционных сервисов документооборота бизнес использует и другие сервисы — которые не созданы специально для ЭДО, но через них тоже работают с электронными документами.
Workflow-системы — сервис для управления проектами или повторяющимися бизнес-процессами. В сервисе workflow над одной задачей работают сотрудники нескольких подразделений. Во время работы они могут создавать и согласовывать документы, связанные с задачей.
По принципу workflow работает электронная регистратура в частной клинике. При первом обращении пациенту заводят электронную карту. Врачи клиники дополняют её информацией о приёмах.
ECM-системы — программы, через которые бизнес управляет контентом: видео, изображениями, перепиской, базами знаний, а также документами. Особенность ECM-сервисов в том, что они совмещают работу с данными в разных форматах.
Работник кадровой службы согласовывает график отпусков. ECM-сервис отмечает период отсутствия в анкете сотрудников на корпоративном портале. А также заносит дни отпуска каждого сотрудника в корпоративный календарь.
CRM-системы — программные решения для работы отдела продаж. В таких программах отражается информация о клиентах и сделках с ними. Во многих CRM-сервисах можно создавать договора и направлять их клиентам.
Менеджер по продажам на встрече с клиентом договорился о сделке. Он создал договор через конструктор в CRM, подписал его с клиентом электронной подписью прямо во время переговоров. Договор сохранил в программе в карточке сделки.
Гибридные программы — часто электронные сервисы для бизнеса совмещают сразу несколько функций. Такие программы можно настроить под конкретного клиента и дать ему выбрать нужные опции.
Какой сервис ЭДО подойдёт вашему бизнесу
Переход на электронный документооборот — это будущее бизнеса. Чем раньше вы наладите работу с электронными документами, тем проще адаптируетесь к изменениям в дальнейшем.
Некоторую отчётность бизнес уже может сдавать исключительно в электронном виде. Например, отчёт в Росстат и декларацию по НДС.
Ксения Шубникова
эксперт по бухгалтерии и ЭДО в Точка Банк
Выбрать подходящий вариант ЭДО поможет чек-лист:
| Версия ЭДО | В каком случае подойдёт |
| B2B
| - у вас много покупателей и поставщиков
- вы часто заключаете сделки |
| B2G | - часто работаете с Социальным фондом РФ (например, у вас много сотрудников)
- часто подаёте отчёты в налоговую службу (например, вы платите НДС) - регулярно участвуете в тендерах - пользуетесь господдержкой |
| Управленческий | - у бизнеса много филиалов и отделений
- в компании много подразделений |
| Кадровый | - в компании большой штат сотрудников
- часть сотрудников работает удалённо - высокая текучка кадров - много сезонных рабочих |
| Бухгалтерский | - у вас много бизнес-партнёров
- вы часто выставляете счета |
| Складской | - вид деятельности — оптовая торговля
- есть сеть магазинов - есть склад - у вас большой ассортимент товаров |
| Архивный | - бизнес существует давно (накопил много документов)
- вы работаете с большим количеством документов |
| Сервис Workflow | - в компании многие процессы повторяются
- над проектами работают разные подразделения |
| Сервис ECM | - у бизнеса разный контент
- вы работаете с неструктурированной информацией (в электронных письмах, корпоративных мессенджерах, в Интернете) |
| Сервис CRM | - в компании большой отдел продаж
- у вас хорошая клиентская база |
Попробовать сервис ЭДО можно в Точка Банк. Он доступен всем клиентам, у которых есть расчётный счёт.
У нас есть полноценная система электронного документооборота, в которой можно составить счёт или акт, выбрать готовые шаблоны и провести всю сделку с подписанием НЭП: от заключения договора до подписания закрывающих документов.
Елизавета Долгополова
эксперт по ЭДО в Точка Банк
В Документообороте от Точка Банк можно подписывать файлы и квалифицированной ЭП. Для этого нужно предварительно заказать КЭП в удостоверяющем центре и установить программу «КриптоПро». Файлы, подписанные КЭП, можно переслать партнёрам в другие программы для электронного документооборота. Точка Банк сотрудничает с большинством российских операторов ЭДО.
Как подключиться и использовать систему ЭДО
Чтобы подключить сервис электронного документооборота в Точка Банк:
- перейдите в раздел «Документооборот» в интернет-банке;
- выберите тариф: «Базовый» подойдёт тем, кто будет принимать документы, «Продвинутый» — подписывать и отправлять.
В тарифе «Продвинутый» доступно 3 платных пакета на выбор. Отличие — в количестве исходящих документов, которые можно подписать КЭП:
- 2 000 ₽ в год — 200 документов;- 5 000 ₽ в год — 600 документов;- 13 600 ₽ в год — 2 000 документов.При выборе пакета ориентируйтесь на величину документооборота у компании.
Ксения Шубникова
эксперт по бухгалтерии и ЭДО в Точка Банк
Чтобы подписать и отправить электронный документ в сервисе «Документооборот», создайте в системе документ через конструктор или загрузите готовый. Подпишите его ЭП и отправьте партнёру через сервис, по роумингу в другую систему или прямой ссылкой.