Электронные перевозочные документы, или ЭПД, — обязательная и единственная форма документов с 1 сентября 2026 года. Бумажные документы уже не будут иметь юридической силы. Точка Банк разобрал, когда они станут обязательными, как перейти на обмен ЭПД в 2026 году и какие преимущества перед конкурентами это даёт.
Коротко
— ЭПД — перевозочный документ, оформленный и подписанный электронно. По юридической значимости он равен бумажному плюс защищён от опечаток, подделок и помогает быстрее закрывать сделку.
— ЭПД — перевозочный документ, оформленный и подписанный электронно. По юридической значимости он равен бумажному плюс защищён от опечаток, подделок и помогает быстрее закрывать сделку.
Что такое электронные перевозочные документы и какие бывают
ЭПД — цифровая версия бумажной транспортной документации. Согласно Постановлению Правительства №931, в электронный формат могут быть переведены:
- Транспортная накладная (ЭТрН) — подтверждает факт, условия и цену грузоперевозки.
- Путевой лист — фиксирует исправность и пробег ТС, расход топлива, медосмотр водителя.
- Сопроводительная ведомость — формируется, когда отправителю подают порожний контейнер, а получателю — гружёный.
- Договор фрахтования — подтверждает передачу транспорта для перевозки.
- Заказ-наряд — подвид договора фрахтования, который сочетает в себе контракт, техзадание и расчёт стоимости.
- Заказ-заявка — фиксирует соглашение между собственником или отправителем груза и перевозчиком.
Устав автотранспорта, утверждённый 259-ФЗ, и Правила перевозок грузов автомобильным транспортом разрешают использовать ЭПД без дублирования на бумаге. Они юридически значимы, потому что заверены электронными подписями и зарегистрированы в государственной базе.
Цифровые перевозочные документы применяются во всех грузоперевозках — автомобильных, железнодорожных, воздушных, водных. В этой статье мы рассматриваем ЭПД для автоперевозок.
Для чего ЭПД нужны бизнесу
Переход в цифру даёт участникам перевозок преимущества:
- скорость — обмен данными с контрагентами и госорганами происходит за минуты, а закрывающие документы поступают сразу после рейса;
- прозрачность — можно отследить в реальном времени, где находится груз;
- защиту от человеческого фактора — в электронный файл не попадёт опечатка, он не потеряется при доставке или в архиве, его не подделают.
С 1 сентября 2026 года ЭПД будут нужны, чтобы не нарушать закон. С этой даты их использование обязательно.
Этапы перехода на электронные перевозочные документы
Порядок цифровизации транспортной отрасли закреплён в Федеральном законе №140-ФЗ, который меняет Федеральный закон №87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Согласно 140-ФЗ, переход на ЭПД происходит поэтапно.
1 марта 2026 года. На платформе «ГосЛог» заработает реестр экспедиторов. Если оказываете экспедиторские услуги, зарегистрируйтесь в этом реестре. Иначе вести деятельность запрещено. Сроки регистрации:
- для действующих компаний и ИП — с 1 марта 2026 по 30 апреля 2026;
- для вновь созданных — до начала работы.
Чтобы попасть в реестр, подайте уведомление через личный кабинет на Госуслугах. Заявку одобрят, если у ИП или директора ООО нет судимости за экономические преступления и не больше одного нарушения 87-ФЗ за год.
1 сентября 2026 года. Транспортную документацию нужно формировать электронно и через операторов передавать в ГИС. Под требование попадают:
- ЭТрН;
- заказы-заявки на перевозку;
- экспедиторские документы.
Кто участвует в обмене ЭПД
В цепочке обмена участвуют:
- грузоотправитель, экспедитор или транспортная фирма, грузополучатель;
- аккредитованный Минтрансом оператор ИС ЭПД (провайдер);
- госсистема электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
ГИС представляет собой общероссийский портал, который собирает, верифицирует и хранит цифровые данные. Доступ к нему есть у участников перевозки и госорганов — Минтранса, ФНС, МВД, Ространснадзора, Минцифры.
Как происходит обмен электронными перевозочными документами
В общем виде схема взаимодействия выглядит следующим образом:
Участники перевозок поэтапно создают файлы обмена (титулы) и подписывают ЭП → Оператор ИС проверяет соответствие формату и заполнение обязательных реквизитов, присваивает уникальный идентификатор → ГИС верифицирует данные, хранит файлы, передаёт ведомствам.
От участников перевозки через оператора ЭПД уходят в ГИС, а оттуда — в различные ведомства и информационные системы. Источник схемы — официальный портал Минтранса
Рассмотрим схему детально на примере ЭТрН:
- Отправитель груза заполняет и подписывает титул 1 ЭТрН с информацией о транспорте, грузе, водителе. Файл через оператора поступает в единую базу, а также перевозчику груза.
- Перевозчик проверяет, что данные по погрузке в титуле 1 верные, создаёт и подписывает титул 2. Тот уходит в базу ГИС ЭПД.
- База верифицирует сведения, формирует QR-код для водителя.
- Водитель получает динамический QR-код и начинает доставку. В случае проверки он показывает QR-код инспектору ГАИ, тот сканирует служебным планшетом и расшифровывает. Код перебрасывает в ГИС, где инспектор видит расшифровку ЭТрН — реквизиты, данные, подписи.
- Получатель груза принимает поставку, создаёт и подписывает титул 3. Он поступает в ГИС, а также отправителю груза и перевозчику.
- Перевозчик заполняет титул 4 о выгрузке.
- Закрытая ЭТрН со всеми подписями уходит на хранение в ГИС.
Как бизнесу перейти на ЭПД в 2026 году и начать обмен
Обязательные ЭПД с осени 2026 года дело решённое. Чтобы успеть выстроить и протестировать процессы, начните переход заранее. Смотрите, как это сделать пошагово.
Шаг 1. Проведите внутренний аудит. Оцените:
- какую транспортную документацию вы оформляете чаще всего — её нужно оцифровать в первую очередь;
- готова ли ваша учётная система к интеграции или требуется обновление;
- достаточно ли технического оснащения — надо ли провести интернет на склады, заменить кнопочные телефоны водителей на смартфоны.
Шаг 2. Подготовьте нормативную базу внутри компании. Для этого:
- утвердите локальный нормативный акт о переходе на ЭДО, например Положение;
- назначьте ответственного за обмен ЭПД;
- внесите в договоры с контрагентами условие обмена цифровыми файлами;
- разработайте инструкции для диспетчеров, водителей, логистов, бухгалтеров.
Шаг 3. Выберите оператора и подпишите соглашение. Аккредитованный провайдер — обязательный посредник между вами и ГИС ЭПД. Выбирайте того, с кем удобно и легко работать. Например, Точка Банк сам настроит роуминг с Диадок, Такском, СБИС или другим сервисом ЭДО ваших контрагентов и пришлёт им приглашения. А ещё — синхронизируется с вашей 1C, даст актуальные шаблоны, соберёт акт сверки для бухгалтерии.
Сейчас в реестре 12 аккредитованных операторов, АО «Точка» в их числе
Шаг 4. Подключитесь к сервису. Это можно сделать с помощью специального ПО, через API или по веб-версии — в зависимости от того, какие варианты предлагает оператор.
Шаг 5. Оформите сотрудникам электронные подписи и МЧД. Электронные подписи нужны, чтобы ЭПД имели силу. А МЧД подтвердят, что у сотрудников есть право работать в электронных системах от имени организации.
Шаг 6. Обучите персонал. Сотрудники должны знать правила работы, например:
- водители — что инспектор ГИБДД не вправе требовать бумажную копию, если есть QR-код из ГИС ЭПД, пусть даже у инспектора сломался служебный планшет для считывания кодов;
- бухгалтеры — что это за электронные документы, какие есть условия для их юридической значимости.
Шаг 7. Запустите пробные рейсы. Поначалу не всё может идти гладко, поэтому выбирайте для теста несложные поставки и лояльных контрагентов.
Шаг 8. Масштабируйтесь. Когда устраните недочёты после пилотных рейсов, подключайте остальных контрагентов к ЭДО. Так вы сможете работать с ЭПД по всем перевозкам.
Преимущества и недостатки перехода на электронные перевозочные документы
Плюсы
- Документооборот происходит за несколько минут — без пересылки бумаг, ожидания подписей других участников. Перевозчик быстрее получает оплату, а отправитель и клиент — закрывающие документы.
- Легче найти виновника нарушений и избежать штрафов. Например, собственник фуры не получит штраф за перегруз по вине завода-отправителя, потому что система зафиксирует нарушителя. Сейчас за перегруз платит владелец транспорта по ст. 12.21.1 КоАП.
- Вы юридически защищены. ЭПД нельзя подделать или изменить задним числом, а суды принимают их наравне с бумажными экземплярами.
- Сокращаются траты на курьеров, бумагу, архивы.
- Меньше споров с контрагентами и проверяющими. ЭПД заполняются полуавтоматически и проходят проверку в системе оператора. Их невозможно подделать или потерять.
Минусы
- Понадобятся технические доработки — установить ПО, сделать подписи сотрудникам.
- Могут возникнуть разногласия с подчинёнными и партнёрами, для которых непривычна цифровизация.
Электронная подпись для подписания ЭПД
Статья 18.1 Устава автомобильного транспорта закрепляет, что в ЭПД используются:
Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Самая защищённая подпись по 63-ФЗ. Для неё оформляют квалифицированный сертификат ЭП с данными о владельце, уникальным ключом проверки и идентификатором. Её получают очно или по биометрии в аккредитованном удостоверяющем центре.
ЭПД подписывают КЭП, когда этого требует закон. Например, грузоотправитель и грузополучатель подписывают ею ЭТрН, а врач — титулы предрейсового и послерейсового медосмотра. КЭП должна быть у руководителя организации.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Позволяет определить подлинность и отследить изменения, которые внесли после подписания. Её выдают после личной или удалённой идентификации.
Согласно 63-ФЗ, НЭП равна рукописной подписи, если стороны заключили соглашение. Но Устав автотранспорта прямо говорит, что она подходит для ЭПД, поэтому отдельное соглашение не требуется.
Простая электронная подпись (ПЭП). Формируется с помощью кода из СМС или логина и пароля. Участник перевозки вводит код — это и есть подписание ПЭП.
В ПЭП нет криптографической защиты. Она подходит только водителю и кладовщику, когда нужно подтвердить приём-передачу груза.
Какие подписи нужны для ЭПД
| Участник грузоперевозки | Какую подпись использует | Что подписывает |
|---|---|---|
| Отправитель, получатель, перевозчик | КЭП / НЭП Госключ | ЭТрН, заказ‑заявку, договор фрахтования, заказ‑наряд, ЭПЛ (путевые листы формируйте электронно по желанию, ЭПЛ обязательны с 1 сентября 2026 только для перевозчиков алкоголя) |
| Экспедитор | КЭП / НЭП Госключ | Экспедиторские бумаги с 01.09.2026 |
| Водитель | НЭП Госключ / ПЭП | Подтверждает приём‑передачу груза |
| Медработник | КЭП | Файлы медосмотра в ЭПЛ |
В системе оператора происходит проверка ЭП на валидность. Система идентифицирует участника по ФГИС ЕСИА или сертификату ключа проверки КЭП. Если с подписью проблемы, например просрочена, документ не уйдёт в ГИС ЭПД.
Штрафы за нарушения с ЭПД
На сегодня ответственность введена только для экспедиторов за нарушение транспортно-экспедиционного законодательства. Так, если компания-экспедитор не проверит документы от клиента о грузе, её могут оштрафовать на 50 000–100 000 ₽ по статье 11.14.3 КоАП.
С 1 марта 2026 года начнут штрафовать за оказание экспедиторских услуг без вступления в реестр на ГосЛоге. Штраф составит:
- для граждан — 3 000–5 000 ₽ за первое нарушение, 5 000–10 000 ₽ за повторное;
- для ИП и организаций — 100 000–300 000 ₽ за первое нарушение, 500 000–1 000 000 ₽ за повторное.
Если после 1 сентября 2026 года перевозить грузы с бумажной ТН вместо обязательной ЭТрН, могут оштрафовать.
Ошибки в оформлении электронных перевозочных документов
Вероятность ошибки крайне мала: ЭПД проходят проверку перед отправкой в ГИС. Сервис оператора автоматически проверяет формат файла и обязательные реквизиты. Некоторые провайдеры ещё и подсвечивают ошибки. Дарья Довбыш, эксперт по ЭДО от Точка Банк, отмечает, что сервис Точки верифицирует и проверяет поля на соответствие законодательству. Например, нельзя указать номер телефона с меньшим количеством цифр.
Что делать, когда ошибка всё же есть:
- Если заметили раньше, чем подписали и отправили титул, — просто отредактируйте данные.
- Если файл с ошибкой уже ушёл в ГИС, система распознает расхождение данных и оповестит оператора, а он — вас. В течение пяти календарных дней сформируйте файл с пометкой «исправленный».