Если к расчётному счёту предпринимателя привязать карту, оплачивать нужды бизнеса станет удобнее. Корпоративную карту можно выдать менеджерам, ей можно оплачивать поставки, софт, рекламу или работу подрядчиков.
Но можно ли ей пользоваться в личных целях? Не будет ли за это блокировки со стороны банка? И как отчитываться за покупки с бизнес-карты? В статье Точка ответит на эти вопросы.
Как правильно использовать бизнес-карту в рамках 115-ФЗ
С бизнес-картой нужно обращаться более ответственно, чем с пластиковой картой физлица. Если банк заподозрит отмывание денег, то на законных основаниях заморозит счёт до выяснения всех обстоятельств. Чтобы такого не случилось, соблюдайте следующие правила.
Предупредите банк, если планируете использовать карту для инкассации
Если планируете регулярно вносить наличные через корпоративную карту для юридических лиц, предупредите об этом банк ещё на этапе открытия расчётного счёта. Вам нужно будет подобрать специальный тариф, чтобы укладываться в лимиты на внесение наличных.
Если вы планируете много работать с наличными и делать переводы на карту физлицам, то подойдут тарифы «Развитие» или «Начало» в Точке. На них высокие лимиты, а значит, можно работать с большими суммами без комиссии.
Кстати, не забывайте, что вы можете индивидуально менять лимиты. Для этого проконсультируйтесь с нашей поддержкой. Они подскажут самый удобный вариант, исходя из ваших запросов.
Миглена Пенкова
эксперт по бизнес-картам
ИП, владелец сети киосков, начал ежедневно вносить по 100 000 рублей наличных через банкомат. Так он превысил лимит. В целях безопасности банк приостановил приём средств и запросил документы, подтверждающие происхождение наличных.
Совет: вносите деньги в пределах согласованного лимита, а при превышении предоставьте документы, объясняющие происхождение средств. Или можете просто предупредить банк на начальном этапе, откуда будут поступать деньги на счёт.
Например, если у владельца киосков 90 процентов клиентов оплачивают покупки наличными, то достаточно об этом сообщить и использовать кассовый аппарат, чтобы регистрировать все поступления средств.
Используйте бизнес-карту только для деловых целей
Оплачивать любые покупки бизнес-картой могут только ИП, которые работают на «Доходах» и «Патенте». Все остальные могут пользоваться картой только в рамках бизнеса, а на каждую трату нужно иметь подтверждающие документы.
ООО «Отвёртка 2000» занимается ремонтом телефонов. Они могут спокойно платить с бизнес-карты за запчасти и оплачивать работу подрядчиков. Но если оплатить путёвку в отпуск или детский сад ребёнку — у банка возникнут вопросы.
Совет: если вы не ИП на «Доходах» или ПСН, проводите по бизнес-карте только те операции, которые напрямую связаны с вашей предпринимательской деятельностью. Чтобы оплачивать личные расходы, выведите деньги на личную карту после уплаты налогов.
Указывайте корректное назначение платежа
Когда переводите деньги с корпоративных карт, обязательно укажите в комментарии назначение платежа. Объясните, за что, кому и на каком основании вы платите. Но не пишите просто «Оплата» или «Перевод» — эти нечёткие формулировки не позволяют банку понять, на что ушли деньги.
ИП Александрова оплатила аренду магазина, но в графе «Назначение платежа» написала «Оплата». Банк запросил разъяснение и подтверждающие документы.
Совет: указывайте точное и понятное назначение. Например, «Оплата аренды магазина по договору № 15 от 10.04.2025».
Переводы физлицам — только при наличии документов
Платежи физлицам, например фрилансерам, могут выглядеть подозрительно для банка. Без документов их часто расценивают как попытку обналичить средства.
ИП Дмитрий расплачивался за услуги дизайнера-фрилансера, с которым не оформил договор и не указал цель перевода. В результате банк запросил пояснения.
Совет: любые выплаты физическим лицам должны быть документально подтверждены — договором или актом выполненных работ. И нужно всегда чётко формулировать назначение платежа.
Снятие наличных — только с обоснованием
Если регулярно снимать наличные с карты и не подкреплять операции документами, банк может заподозрить нелегальное обналичивание. Исключение: ИП на «Доходах» и «Патенте» — им каждый раз отчитываться за расходы необязательно, но лучше хранить подтверждающие документы.
Предприниматель снимал с бизнес-карты
Совет: если снимаете наличные, оформляйте подотчёт, фиксируйте цель. Например, деньги могли понадобиться на командировку — тогда должен быть приказ о командировке и командировочное удостоверение.
Получайте поступления только от проверенных источников
Если на счёт приходят деньги от организаций, с которыми нет деловых отношений, банк может расценить это как подозрительную активность — особенно если суммы крупные или нехарактерные.
На расчётный счёт ИП поступила оплата от ООО, с которым ранее не было взаимодействия. Документы по запросу не предоставили, поэтому банк приостановил операцию.
Совет: все входящие платежи должны быть обоснованы — договором, накладной или актом. Не принимайте переводы просто так, даже от знакомых.
Храните подтверждающие документы
Банк или налоговая имеют право запросить подтверждение любой операции. Если документов нет, счёт могут заморозить до выяснения всех обстоятельств.
Магазин расплатился за услуги подрядчика, но к проверке не успел собрать документы. В итоге пришлось приостанавливать часть операций на несколько дней.
Совет: храните акты, счета, договоры и чеки. Желательно в электронном виде, потому что так будет легче найти нужный документ. Чеки можно фотографировать, так как они выцветают.
Что можно оплачивать бизнес-картой
ИП на «Доходах» и «Патенте» могут расплачиваться бизнес-картой за любые нужды. Все остальные должны оплачивать только бизнес-расходы: все транзакции должны подтверждаться документами и соответствовать профилю компании. Например, это могут быть следующие траты:
1. Хозяйственные и производственные расходы:
- Покупка сырья, материалов, товаров.
- Услуги подрядчиков и поставщиков.
- Аренда офиса, магазина, склада, оборудования.
- Коммунальные и эксплуатационные платежи.
2. Командировочные и транспортные расходы:
- Оплата гостиниц, билетов, такси.
- Служебная заправка автомобилей.
- Суточные и расходы в командировке.
3. Услуги связи и интернета:
- Мобильная связь, интернет для сотрудников.
- Корпоративные IT-сервисы: облачное хранилище, CRM.
4. Реклама и маркетинг:
- Продвижение в интернете.
- Полиграфия, наружная реклама.
- Услуги маркетологов и дизайнеров.
5. Обслуживание бизнеса:
- Банковские комиссии.
- Обучение сотрудников.
- Юридические и бухгалтерские услуги.
6. Зарплаты и выплаты по договорам ГПХ:
- Если есть договор или акт, можно платить бизнес-картой.
Что нельзя оплачивать бизнес-картой
Если вы не ИП на «Доходах» и «Патенте», нельзя расплачиваться бизнес-картой за:
- Личные покупки: одежду, продукты, технику для дома.
- Развлечения и отдых, не связанные с бизнесом.
- Подарки и благотворительность без деловой цели.
- Расходы, не подтверждённые документально.
Можно ли использовать бизнес-карту для личных расходов
Пользоваться бизнес-картой для личных расходов могут только ИП на «Доходах» и «Патенте». ООО или ИП на других системах так делать нельзя — это нарушение 115-ФЗ. Банк может потребовать подтверждающие документы или заблокировать счёт.
Отражение операций по корпоративной карте в 1С
Если у вас ИП на УСН «Доходы» или ПСН, то отчитываться за расходы не нужно — деньги можно тратить на любые нужды. Но все остальные должны по каждой трате отдавать чеки бухгалтеру. Он внесёт их в систему 1С, чтобы транзакции были прозрачными и для банка, и для налоговой.
Как устроен учёт по корпоративной карте
Все расходы по корпоративной карте в бухучёте проходят как обычная выдача под отчёт:
- Дт 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
- Кт 51 «Расчётный счёт».
Если карта привязана к текущему расчётному счёту, счёт 55 не нужен. Но если под карту открыт собственный карточный счёт, тогда 55 нужен.
Как отражать расходы в 1С
Есть два способа учёта в 1С: автоматически через Клиент-банк или вручную.
Способ 1: автоматически через Клиент-банк
- Скачайте выписку из интернет-банка и загрузите её в 1С. Обычно операция по карте подтягивается как «Снятие наличных». Это неправильно.
- Замените вид операции на «Перечисление подотчётному лицу».
- Укажите получателя — сотрудника, на которого оформлена карта. 1С подставит статью расходов «Выдача подотчётных сумм».
- Сформируйте авансовый отчёт. Укажите сроки, которые указаны в вашей учётной политике.
- В результате должна получиться корректная проводка: Дт 71 и Кт 51.
Способ 2: вручную, если выписка на бумаге
- Перейдите в раздел «Банк и касса», создайте документ «Списание с расчётного счёта».
- Укажите операцию — «Перечисление подотчётному лицу», получателя — сотрудника с картой.
- Сохраните и проведите документ. Деньги попадут на счёт 71.
- Сдайте авансовый отчёт, как требует внутренняя политика.
Если в 1С занесены корпоративные карты, то документы перечисления и списания на расчётный счёт карты будут формироваться автоматически на основании выписки из банка.
Анастасия Беляева
эксперт Точки по 1С
Чтобы привязать карту к расчётному счёту, зайдите в раздел «Главное» → «Организация» → в карточке организации выберите вкладку «Банковские счета» → выберите расчётный счёт или создайте новый счёт, к которому выпущены корпоративные карты.
Дальше перейдите в подраздел «Корпоративные карты» → установите флажок «К счёту привязаны корпоративные карты». После выбираете счёт учёта:
- 51 — если карта выпущена к расчётному счёту организации;
- 55.04 — если карта выпущена к специальному карточному счёту организации.
В самом конце укажите в таблице номер карты и подотчётное лицо.