Что такое УПД и зачем нужен

Любая хозяйственная операция в бизнесе должна сопровождаться первичными документами. Например, при продаже товара и оказании услуг заполняют:

Чтобы бухгалтерам было легче работать, а заполнение документов занимало меньше времени, ФНС разработала УПД — универсальный передаточный документ. Он совмещает в себе функции счёта-фактуры и первичного документа одновременно.

Когда продавец передаёт товар покупателю, он может выставить один УПД вместо нескольких разных документов. А затем представить его в налоговую для получения вычета.

В этой статье Точка Банк расскажет, что такое УПД, зачем он нужен, для каких сделок его можно использовать и кто обязан его выставлять. 

Универсальный передаточный документ — это форма, которая объединяет счёт-фактуру и первичный учётный документ для ведения бухучёта. Заполнять УПД нужно согласно требованиям ФНС. 

УПД нужен для:

Универсальный передаточный документ (УПД) можно представить в виде простой формулы:

ТОРГ-12 (товарная накладная) + Счёт-фактура = УПД.

Он обладает такой же юридической силой, как и комплект из накладной и счёта-фактуры, но оформляется одним документом.

Документ подходит для оформления любых сделок, но чаще всего его выставляют при: 

Операциях купли-продажи. Например, если магазин закупает у поставщика или производителя партию товара по договору поставки или оферте.

Оказании услуг. Например, если клининговая служба регулярно приезжает на уборку офиса. 

Выполнении работ по договорам подряда. Например, если в салоне красоты ремонт делают подрядчики. 

Реализации маркированных и прослеживаемых товаров. В этом случае выставление УПД с данными о маркировке и прослеживаемости — требование закона.

В первых трёх случаях бухгалтер сам выбирает: заполнить один УПД или комплект документов, состоящий из счёта-фактуры и первичного документа. 

Иногда при договоре поставки стороны договариваются использовать не просто счёт-фактуру в паре с товарной накладной, а накладную ТОРГ-12. Это первичный документ, с помощью которого оформляют отгрузку материальных ценностей. 

Если договором отдельно прописано использование ТОРГ-12, УПД его не заменит. Но в большинстве случаев переход на универсальный передаточный документ — разумное решение. Он объединяет в себе и счёт-фактуру, и акт, а значит, оформлять один документ вместо двух — быстрее и удобнее. Тем более что содержание УПД во многом повторяет реквизиты накладной и счёта-фактуры.

Важно помнить: УПД и счёт-фактуру можно передавать только в строго установленном формате 5.03 — через оператора электронного документооборота.

Вторая задача УПД — учёт НДС. Предприниматели платят налог на добавленную стоимость, если:

Для получения вычета по НДС в налоговой нужна счёт-фактура, но её можно заменить УПД со статусом 1. 

Формат УПД и правила её оформления определяются приказом ФНС — актуальный формат УПД версии 5.03. С 23 января 2025 года можно использовать только его. 

Важно: с 1 апреля 2025 года можно создавать только УПД 5.03.

С 1 августа 2025 года начнут действовать обновлённые XSD-схемы версии 5.03 для УПД. ФНС уже утвердила изменения — они связаны с последними правками в законодательстве. Обновления помогут привести электронные документы в порядок и сделать их оформление понятнее. Что именно изменилось:

1. Строка 5а в счёте-фактуре.

Теперь, если вы оформляете счёт-фактуру-дополнение и реквизиты отгрузки уже указывались ранее, не нужно повторять номер и дату. Достаточно написать «тот же».

2. Графа 4 — цена за единицу.

Если в документе указано количество товара, то теперь обязательно должна быть указана цена за единицу. Это касается форматов СЧФ и СЧФДОП. Цена не может быть нулевой — только больше нуля.

3. Графы 10 и 11 — страна происхождения и номер декларации.

Код страны теперь обязателен, если товар не из России. Исключение — госзакупки. А по прослеживаемым товарам в декларации обязательно указывается отметка «Прослеж».

4. Банковские реквизиты.

Расширили допустимую длину номеров счетов и корсчетов — теперь можно указывать до 34 символов.

5. Адреса.

Обновили перечень регионов России. Код «99» теперь официально обозначает «иные территории, включая город и космодром Байконур».

Следить за такими изменениями — непростая задача. Если вы работаете с электронными документами, важно адаптировать процессы заранее, чтобы не получить отказ при отправке или замечания от налоговой. С актуализацией документооборота поможет сервис ЭДО от Точка Банк. 

У всех версий УПД есть два статуса, которые определяют, для чего именно применяют УПД и какие документы он заменяет. 

Статус 1

Заполняют все поля в подразделе «Счёт-фактура»: 

Также в этом подразделе вносят информацию о сделке: 

Статус 2

Заполняется только часть полей. Среди них обязательно заполнить эти поля: 

Универсальный передаточный документ подписывают обе стороны сделки: продавец и покупатель. Это может быть: 

Продавец оставляет подписи в двух строках: 

Покупатель тоже оставляет подписи в двух строках, но уже в других: 

УПД надо составлять в день поставки или оказания услуги. Для УПД с любым статусом срок составления одинаковый — в момент совершения операции.

А если предприниматель выставляет УПД со статусом 2 и отдельно к нему счёт-фактуру, то для счёта-фактуры срок составления — 5 календарных дней.

Чтобы перейти на работу с универсальными передаточными документами, ИП или руководителю ООО надо: 

Что важно прописать в приказе о применении УПД: 

К приказу оформляют приложения — прикладывают документы по теме. Обычно это сам приказ, перечень контрагентов и инструкция по работе с УПД для сотрудников.

Если на этапе согласования с контрагентами кто-то из них отказался работать с УПД, составляют перечень таких контрагентов. С ними продолжают работать в привычном формате, например выставляют счета-фактуры и оформляют накладные. 

Нет. В одном УПД можно отражать весь заказ одного покупателя. Но для разных покупателей нужны разные УПД. 

Этим УПД отличается от счёта-фактуры. В один счёт-фактуру нельзя включать и товары, и услуги одновременно, а в УПД — можно.

Да, можно. В этом случае он не заполняет подраздел про счёт-фактуру, но заполняет данные УПД как документ для первичного учёта.

Соответственно, вносить данные о налоговой ставке и сумме налога не надо, документ можно использовать для подтверждения сделки и расходов.

Универсальные передаточные документы заполняют и в бумажном формате, и в электронном. На бумаге их могут передать лично, почтой или курьерской доставкой. Даже если оформлять УПД в бумажном формате — это значительно сократит время на заполнение документации. 

Работа через ЭДО упрощает процесс. Но УПД в электронном формате  не просто бумажный документ, подписанный электронной подписью. Электронный УПД имеет другую структуру. Это XML-файл, по сути — данные из документа, переведённые в универсальный код.

Электронный УПД надо подписывать КЭП — квалифицированной электронной подписью. Это связано с тем, что УПД передают в налоговую для подтверждения списания НДС, а значит — к документу более серьёзные требования, чем к обычным актам. 

Квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной. КЭП хранится на токене — флешке с криптографической подписью. Чтобы получить КЭП, надо прийти в специальный удостоверяющий центр и получить токен, а затем настроить плагин для работы подписей.

Получение КЭП действительно длительный процесс. Но КЭП нужна не всегда. Большинство документов можно подписывать НЭП — неквалифицированной электронной подписью, которую легко оформить. Например, с помощью НЭП можно подписать: 

Чтобы подписывать документы неквалифицированной электронной подписью, воспользуйтесь сервисом «Документооборот».