Бухгалтерия ежедневно работает с десятками документов: договорами, актами, счетами и отчётностью. Бумажный документооборот отнимает много времени и денег, создаёт риски ошибок и задержек.
К 2027 году станет полностью обязательной подача отчётности в электронном формате, а к 2028 — и выставление электронных счетов-фактур. Уже сейчас ФНС последовательно движется к полной цифровизации и постепенному переходу всех компаний на электронный документооборот.
Так что подключиться к системе всё равно придётся — вопрос лишь во времени. Лучше сделать это заранее, чтобы сохранить конкурентоспособность и спокойно адаптироваться к новым требованиям.
Коротко
Электронный документооборот (ЭДО) помогает бухгалтерии работать без бумаги. Все документы передаются через интернет и подписываются электронной подписью. Это быстро, удобно и безопасно. Через ЭДО можно отправлять счета, акты, накладные и УПД. Чтобы начать, нужно выбрать оператора, получить ЭП и подключить систему к программе, например, 1С.
Электронный документооборот (ЭДО) помогает бухгалтерии работать без бумаги. Все документы передаются через интернет и подписываются электронной подписью. Это быстро, удобно и безопасно. Через ЭДО можно отправлять счета, акты, накладные и УПД. Чтобы начать, нужно выбрать оператора, получить ЭП и подключить систему к программе, например, 1С.
Принципы электронного документооборота в бухгалтерии
Электронный документооборот в бухгалтерии строится на нескольких простых принципах:
- Безопасность. Документы отправляются по защищённым каналам, а данные хранятся на надёжных серверах. Это исключает риск утечек и потерь.
- Непрерывность. Не нужно ждать курьера или почту: документы доходят до контрагента мгновенно и возвращаются с подписью так же быстро. Чтобы ускорить согласование, можно настроить автоматические маршруты между сотрудниками.
- Быстрый поиск. В системе легко найти нужный документ, например, по запросу налоговой. Это экономит время и снижает стресс.
- Единый регламент. Участники ЭДО работают по понятным правилам и видят всю историю движения документа. Это помогает избежать путаницы.
- Прозрачность. Видно, кто подписал документ, когда он был создан, отправлен и получен. Эти данные можно использовать для контроля и улучшения работы команды.
Электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. Это закреплено в законах – о бухгалтерском учёте, об электронной подписи и в Налоговом кодексе.
Кроме того, в разных отраслях постепенно появляются приказы и подзаконные акты, которые закрепляют использование ЭДО. Например, соответствующие нормы уже внедряются в транспортной сфере, трудовом законодательстве, строительстве и медицине.
Плюсы и минусы ЭДО в бухгалтерии
Плюсы ЭДО
ЭДО упрощает взаимодействие с государственными органами. Бизнес становится более прозрачным, а необходимость личных визитов в налоговую и другие контролирующие инстанции значительно сокращается.
Сотрудники могут работать удалённо, что помогает решить кадровый вопрос, особенно актуальный для многих компаний.
ЭДО облегчает работу с контрагентами. Большинство компаний уже перешли на электронный обмен документами, и особенно активно это делает крупный бизнес. ЭДО не может быть односторонним — если вы начинаете работать с таким контрагентом, придётся подключиться к системе и завести личный кабинет у оператора ЭДО.
ЭДО снижает расходы. Бизнес может отказаться от расходов на покупку бумаги и одновременно сэкономить рабочее время бухгалтеров и делопроизводителей. Освободившиеся часы можно направить на более важные задачи, что в итоге повышает эффективность и приносит компании дополнительную прибыль.
Документы в ЭДО надёжно защищены. Документы передаются в зашифрованном виде, и доступ к ним имеют только отправитель и получатель. При этом обе стороны юридически защищены — как друг от друга, так и от человеческого фактора: подписанный электронный документ невозможно изменить, в отличие от бумажного.
Низкий порог ошибок. Система сама подскажет, если вы забыли заполнить обязательное поле или допустили ошибку в реквизитах.
Хранение. Документы всегда под рукой, их легко найти по названию или контрагенту.
Минусы ЭДО
Не все документы можно перевести в электронный формат. Например, приказ об увольнении или акт о несчастном случае. Операторы ЭДО помогают соблюдать требования закона, но важно самостоятельно следить за допустимостью таких документов.
Внедрение. При переходе на ЭДО нужно перестроить привычные процессы и обучить сотрудников, но это быстро окупается за счёт удобства и скорости работы. При необходимости специалисты оператора помогают с настройкой, обучением и интеграцией системы с 1С, SAP и другими программами.
Партнёры не в ЭДО. В таком случае можно предложить им подключиться и объяснить преимущества. Если же они работают через другого оператора, это не проблема: системы настраиваются на роуминг, и обмен документами проходит без сбоев.
Как бухгалтерии перейти на ЭДО и внедрить его
Переход на электронный документооборот проходит в несколько шагов:
Рассмотрим каждый этап подробнее.
Выбор оператора ЭДО. Проведите анализ работы бухгалтерии. Определите, какие задачи должен решать сервис: важна ли интеграция с 1С, нужен ли роуминг, какой бюджет допустим. Это поможет выбрать подходящего оператора.
Покупка электронной подписи или бесплатная подпись ФНС. Чтобы пользоваться ЭДО, нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она равна собственноручной подписи и делает документы юридически значимыми. Можно получить КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре и оформить МЧД на ответственного сотрудника.
С помощью КЭП бухгалтер или предприниматель сможет сдавать отчётность в ФНС и подписывать документы для работы с контрагентами.
Установка ПО. Использовать ЭДО можно через веб-версию в браузере, интеграцию в 1С или мобильное приложение.
- Для веб-версии нужны браузер, плагин, ЭП и СКЗИ.
- Для интеграции — подходящее ПО в учётной системе.
- Для мобильной работы — приложение на смартфоне.
Уведомление контрагентов. На последнем этапе сообщите партнёрам о переходе. Это можно сделать письмом на почту, устно или отправить автоматическое приглашение через сервис ЭДО.
При переходе на ЭДО стоит сразу указать, какой оператор для вас приоритетный, и сообщить свой ID ЭДО. Отдельное соглашение об использовании электронного документооборота сейчас не требуется — достаточно, чтобы документы подписывались квалифицированной электронной подписью.
Какие бухгалтерские документы можно передавать через ЭДО
Когда говорят о бухгалтерской документации, обычно имеют в виду первичку. Это документы, которые подтверждают сделку или хозяйственную операцию. К ним относятся договоры, счета, УПД, накладные, акты, а также кассовые и товарные чеки.
Обмен такими документами удобно вести через ЭДО. Например, сервис ЭДО от Точка Банк позволяет быстро отправлять и подписывать документы, отслеживать их статус и работать прямо из 1С.
Все электронные документы делятся на два вида:
- Формализованные имеют утверждённый формат ФНС.
- Неформализованные создаются в свободной форме.
Бухгалтерия работает не только с контрагентами, но и с государственными органами.
Договоры в ЭДО имеют такую же силу, как и бумажные. Но подписать и отправить договор онлайн — быстрее.
Первичные документы, счета-фактуры и УПД сопровождают каждую сделку. В электронном виде они экономят время сотрудников и сокращают расходы на печать и пересылку.
Отчётность в контролирующие органы тоже можно сдавать через ЭДО. Например, компании с численностью более 10 человек обязаны подавать отчёты в налоговую только в электронном виде. За бумажную форму предусмотрен штраф.
Иногда часть документов переводят в ЭДО, а часть продолжают оформлять на бумаге. Но есть исключения: если по закону документ передается только через ЭДО (например, УПД на маркированный товар), бумажный вариант не принимается.
Переход на электронный документооборот делает работу удобнее. Документы быстрее доходят до партнёров, согласования занимают минуты, а рутинные задачи уходят в прошлое. Многие компании уже перешли на ЭДО и повысили эффективность бизнеса.
Какие проблемы решает ЭДО для бухгалтерии
| Проблема | Решение |
| Большие расходы на печать, курьеров и хранение документов. | ЭДО убирает бумагу и доставку — документы передаются онлайн. |
| Медленное согласование и подписание бумаг тормозит оплату и отгрузку. | В ЭДО всё подписывается за минуты, процессы идут без задержек. |
| Дубли, ошибки и путаница в бумажном документообороте. | Документ регистрируется один раз и попадает в электронный архив. |
| Поиск нужного документа занимает часы. | В ЭДО поиск — за секунды, что упрощает отчётность перед налоговой и госорганами. |
| Ошибки требуют перепечатки и пересылки контрагенту. | В ЭДО документ легко исправить и отправить заново. |
| Сложно контролировать, на каком этапе документ и кто его подписал. | Система фиксирует все действия в протоколе. |
| Нужно подключать к документообороту разных сотрудников с разными полномочиями. | В ЭДО можно назначить права доступа для любого числа сотрудников. |
| Риск потери, подмены или утечки данных. | Оператор ЭДО обеспечивает шифрование и соблюдение законодательства. |
Совмещение бумажного документооборота с электронным
Переход на ЭДО не всегда происходит сразу. Многие компании начинают постепенно, ведь не каждый контрагент готов работать онлайн. Поэтому часть процессов продолжает вестись на бумаге.
Но важно учитывать требования закона: если документ должен передаваться только через ЭДО, обойтись без него нельзя. Например, при приеме маркированного товара без электронного УПД штрафуют всех участников сделки.