Как создать МЧД на сайте ФНС: пошаговая инструкция

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это обязательный инструмент для бизнеса с 2024 года. Без неё сотрудники и контрагенты не смогут официально подписывать документы от имени организации или ИП. Бумажные доверенности уходят в прошлое: теперь всё оформляется онлайн — в несколько кликов и с юридической силой. В этой статье Точка Банк расскажет, как создать МЧД на сайте ФНС, — пошагово и с пояснениями. Вы узнаете, какие форматы использовать, как оформить передоверие и как избежать ошибок при регистрации.

МЧД — это машиночитаемая доверенность. Она заменяет бумажную доверенность и подтверждает право сотрудника подписывать документы от имени компании. МЧД — это электронный документ в формате XML с электронной подписью руководителя или ИП.

Раньше документы подписывали с помощью КЭП юрлица. Она указывала, что человек работает в компании, но не показывала его полномочия. МЧД решает эту проблему — теперь права сотрудника можно подтвердить чётко и официально.

МЧД бывают трёх видов.

МЧД невозможно подделать. Это надёжный документ, который защищён от фальсификации.

Хранить его можно только в электронном виде. Он не потеряется, не порвётся и всегда будет под рукой. Передать такой документ можно за пару секунд.

МЧД помогает автоматизировать процессы и ускоряет документооборот. Это снижает риск ошибок и экономит время.

Доверенность можно оформить один раз на длительный срок. Не нужно готовить новый документ для каждой операции и отвлекать директора от работы.

Бумажные доверенности и походы к нотариусу больше не нужны. МЧД можно оформить сразу для нескольких госорганов — быстро, удобно и официально.

Все правила по оформлению, хранению и отзыву МЧД описаны в Постановлении Правительства РФ от 21 февраля 2022 года № 223.

Отслеживать законодательные изменения и вовремя адаптироваться под них  нелегко. Электронный документооборот от Точка Банк поможет упростить этот процесс.

Формат, в котором передаётся МЧД в налоговую, установлен Приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

Создать доверенность можно онлайн на сайте ФНС. 

Слева выберите раздел «МЧД», затем — «Создать доверенность». Выберите форму доверенности, подходящую для ваших целей. Обычно используют «Единую форму доверенности» (версия 003). Поставьте отметку и нажмите «Ввод сведений».

Укажите формат доверенности, которую вы хотите создать: 

На первом этапе заполните общие сведения:

Можно выбрать опцию «Без срока действия» — тогда МЧД будет действовать 1 год.

Выберите категорию доверителя: юрлицо или ИП. Заполните нужные поля — ИНН, КПП, ОГРН (для юрлица) или ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН (для ИП). Нажмите «Далее».

Если вы указали юрлицо, система автоматически подставит информацию о компании. Проверьте адрес, регион, название. Затем нажмите «ЕИО» и выберите руководителя.

Выберите, кто будет представителем — физлицо, ИП или юрлицо. При оформлении МЧД на сотрудника компании укажите его ФИО, дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС и данные паспорта. Нажмите «Далее».

Теперь определите, что именно может делать представитель. Можно выбрать полномочия из списка — начните вводить нужное слово, и система подскажет варианты. Или укажите вручную. Этот способ подходит для работы с контрагентами.

Контролирующие органы могут потребовать точного списка полномочий. Лучше заранее узнать, что нужно указать. Также можно разрешить передоверие — поставьте галочку при необходимости.

Сервис покажет всю введённую информацию. Проверьте, чтобы не было ошибок. Если всё верно, нажмите «Сформировать XML».

Готовый файл с МЧД скачается на компьютер. Его нужно подписать с помощью КЭП руководителя. Сервис проверит наличие сертификата. Если возникнет ошибка — появится уведомление.

После того как вы подпишете МЧД, её нужно загрузить на сайт налоговой. Для этого снова откройте страницу сервиса доверенностей. В меню слева выберите «МЧД», затем — «Загрузить в реестр».

В поле «Исходный документ» загрузите XML-файл с МЧД. В соседнее поле — файл с электронной подписью. Подходят форматы SIG, P7S или SGN. Нажмите кнопку «Загрузить».

После загрузки МЧД зарегистрируют автоматически. Обычно это занимает 3–5 минут. Убедиться в успешной регистрации можно, проверив статус доверенности на сайте.

После регистрации МЧД сохраняется в специальной системе. Это распределённый реестр — блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей. Доступ к ней будет в любое время.

Теперь вы можете подписывать документы от имени компании или ИП. Главное — использовать ту МЧД, которая уже прошла регистрацию в ФНС.

Правила оформления машиночитаемой доверенности закреплены в Приказе Минцифры от 18 августа 2021 год № 857. Этот документ описывает, как правильно использовать электронную доверенность.

МЧД оформляется только в формате XML. Формат PDF показывает только визуальное представление документа, без xml МЧД не будет юридически значимой.  

Подписывать МЧД нужно в формате xmldsig. Также разрешены другие форматы, перечисленные в Приказе Минцифры от 14 сентября 2020 года № 472.

Актуальный формат, утверждённый приказом ФНС от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@. Добавлена новая строка — «Номер записи федерального регистра сведений о населении». В неё будут вносить данные физлица или ИП, как только они появятся на Госуслугах.

Формат 5.03 поддерживает передоверие и позволяет указать сразу нескольких представителей. Также в нём можно указать идентификатор физического лица. Это делает формат удобным для работы с налоговой.

Это универсальный формат, который подходит для всех случаев, в том числе для представителей налогоплательщиков. Его поддержка полностью введена в феврале 2025 года — ФНС завершила тестирование.

Универсальный формат 003 включает все функции 5.03 и предлагает больше возможностей. Он подходит не только для ФНС, но и для других информационных систем — как государственных, так и коммерческих.

Можно оформить одну доверенность и использовать её в разных сервисах. Это удобно для представителя и снижает нагрузку на бизнес — не нужно создавать несколько отдельных МЧД.

Формат 003 поддерживает интеграцию с реестром ФНС. Это позволяет быстро проверить статус доверенности, срок её действия и полномочия представителя. 

МЧД в формате 003 подходит и для зарубежных организаций. Это помогает упростить работу с иностранными контрагентами и партнёрами.

С 1 сентября 2024 года при отправке электронных документов представители компаний и ИП обязаны использовать машиночитаемую доверенность. Без неё подписывать документы за организацию нельзя.

Передоверие — это возможность передать полученные по МЧД полномочия другому человеку или организации. Это удобно, если руководитель хочет делегировать часть задач без лишней нагрузки.

Руководитель выдаёт МЧД с правом передоверия. Получатель этой доверенности может сам выдать следующую МЧД — уже от своего имени. Так можно выстроить цепочку делегирования.

Первая МЧД — это основная, корневая. Она выдаётся директором. Дальнейшие — это МЧД по передоверию. Их может оформить представитель, которому переданы такие права.

Передоверие регулируется ст. 186 и 187 ГК РФ. Также действуют нормы закона «Об электронной подписи» и постановления Правительства РФ об МЧД. С 2022 года передоверие официально разрешено в электронном виде.

Если передоверие выдано на более длительный срок, чем основная МЧД, — оно всё равно действует только пока действительна корневая доверенность. Это указано в ст. 186 ГК РФ.

Передоверие экономит время руководителя. Например, директор может выдать МЧД главному бухгалтеру, а тот — своему помощнику. Или компания может передоверить полномочия аутсорсеру.

1. Право передоверия должно быть указано.

В первой доверенности должна быть отметка «с правом передоверия». Без этого выдать новую МЧД нельзя.

2. Объём полномочий не должен расширяться.

Нельзя передать больше прав, чем есть в исходной МЧД. Допускается только сократить перечень полномочий.

3. Сроки нужно соблюдать.

Новая МЧД не может действовать дольше, чем основная. Максимум — на тот же срок или меньше.

4. Используется поддерживаемый формат.

Для передоверия подходят только форматы, где это разрешено, — например, универсальный формат 003 или формат 5.03.

Передоверить можно любому из следующих лиц:

Чем длиннее цепочка передоверия, тем сложнее за ней уследить. Лучше выстраивать короткие и прозрачные связи — так проще управлять доступом и избежать проблем.