Электронная цифровая подпись (ЭЦП) подтверждает подлинность документов в электронном виде. Проще говоря, это аналог собственноручной подписи, только в цифровом формате. Если ведёте бизнес, работаете с госорганами, участвуете в тендерах или хотите сэкономить время на оформлении бумаг — без ЭЦП обойтись сложно.
Но даже если на файле есть подпись, это ещё не гарантирует её действительность. Бывают случаи, когда пользователь считает, что документ подписан корректно, а на деле:
- срок действия ЭЦП закончился;
- ЭЦП принадлежит лицу, у которого нет полномочий на подписание документа;
- после подписания в документ вносились изменения;
- произошли технические ошибки при создании и/или проверке ключей.
По виду подписи непонятно, действительна она или нет. Ошибка может привести к тому, что документ окажется юридически недействительным. Из-за этого можно потерять деньги или попасть в суд. Поэтому всегда необходимо проверять подлинность электронной подписи через специальное программное обеспечение или доверенные онлайн-сервисы.
Как выбрать ЭДО и не пожалеть
Какую подпись можно проверить самостоятельно
Самостоятельная проверка электронной подписи нужна, когда документы передаются напрямую, без использования специализированных систем ЭДО. Например, если договор или акт пришёл по электронной почте или от контрагента напрямую.
Чаще всего проверяют два вида электронных подписей:
Способы подписания электронных документов различаются по тому, как электронная подпись (ЭЦП) связана с самим документом.
Присоединённая подпись — когда документ и подпись объединены в один файл. Для проверки достаточно загрузить этот файл целиком.
Откреплённая подпись — подпись хранится отдельно, в отдельном файле с расширением .sig. Чтобы проверить её, нужно иметь и сам документ, и файл с подписью.
Встроенная подпись — подпись встроена внутрь документа через специальные метаданные и обычно проверяется с помощью программы, в которой была создана, или специализированного ПО для работы с ЭЦП.
Если проверка прошла успешно, это означает, что ЭП оформлена с помощью действующего сертификата. Подписант документа подтверждён, а сам документ остаётся неизменным с момента подписания.
Проверка электронной подписи в документе
Проверка электронной подписи — важный этап, который помогает убедиться в подлинности документа.
Юля из Воронежа — менеджер по закупкам в компании, которая производит электронику. Она получила по электронной почте договор на поставку микрочипов от нового поставщика. Сумма сделки была большой, и сроки очень сжатые.
Чтобы не рисковать и не стать жертвой мошенников, Юля сначала проверила электронную подпись на договоре. Это позволило ей убедиться, что документ действительно подписан официальным представителем поставщика, а содержание не изменялось после подписания. Благодаря проверке Юля спокойно заключила контракт.
Онлайн-веб-сервисы
Есть онлайн-сервисы для проверки подлинности документов. Они позволяют всего за пару минут убедиться, что информация не изменена, подпись действующая, а сертификат не просрочен. Такие проверки особенно важны, когда документы приходят по электронной почте или через незащищённые каналы — например, при подписании договоров или участии в тендерах.
Один из самых простых и удобных онлайн-сервисов для проверки электронной подписи — КриптоПро DSS. Он работает прямо в браузере — не нужно ничего скачивать или устанавливать.
Чтобы воспользоваться этим инструментом, перейдите во вкладку «Проверка подписи» и загрузите ЭЦП.
Посмотрите результат — сервис покажет, действительна ли подпись, кто её создал и когда она была выдана.
КриптоПро
Для работы с электронной подписью у КриптоПро есть два удобных инструмента.
- DSS — это онлайн-сервис, позволяющий быстро проверить электронную подпись в браузере без установки программ.
- ЭЦП Browser plug-in — специальное дополнение к браузеру, которое требуется для работы с электронной подписью на государственных и коммерческих ресурсах.
Оба решения дополняют друг друга и подходят для разных задач: первый — для быстрой онлайн-проверки, второй — для полноценной работы с ЭП в защищённых системах.
Марина из Владивостока занимается госзаказами и часто работает с официальными порталами. Чтобы проверять подлинность электронных подписей на документах и взаимодействовать с государственными системами, ей нужен КриптоПро ЭЦП Browser plug-in. Это расширение для браузера. Оно обеспечивает безопасную работу с электронной подписью.
Если же Марина просто получает документы по почте и хочет быстро проверить их подлинность без установки программ, она может воспользоваться любым онлайн-сервисом.
Как установить КриптоПро ЭЦП Browser plug-in:
1. Перейдите на сайт КриптоПро. Зайдите на cryptopro.ru.
2. Перейдите в раздел загрузки плагина. Найдите и скачайте плагин по пути: Продукты → КриптоПро ЭЦП Browser plug-in → Скачать
3. Выберите версию под ваш браузер и систему. Плагин доступен для Windows и браузеров Google Chrome, Edge, Firefox, Яндекс Браузер.
4. Установите плагин. Запустите скачанный установочный файл и следуйте инструкциям.
5. Разрешите использование плагина в браузере. После установки браузер может запросить разрешение на запуск расширения — подтвердите его.
Использовать после установки плагин просто: если всё корректно установлено, то расширение автоматически произведёт проверку.
Важно: для работы плагина также должен быть установлен КриптоПро CSP (криптопровайдер).
Убедитесь, что действующий сертификат ЭЦП с открытым ключом импортирован в хранилище сертификатов, а ключевой носитель (токен) с закрытым ключом подключён к компьютеру.
Госуслуги
Один из самых надёжных и доступных способов проверки — через портал «Госуслуги». Не требует специальных знаний: достаточно загрузить файлы, и система сама покажет всё, что нужно, — от данных владельца до срока действия подписи.
1. Перейдите на сайт. Откройте страницу проверки ЭП на портале «Госуслуги».
2. Выберите вкладку «Проверка ЭП»
3. Загрузите документ:
- Если подпись присоединённая — загрузите только один файл (например, .pdf, .docx и т.д.).
- Если подпись отсоединённая — загрузите сразу два файла: сам документ и файл подписи (с расширением .sig или .sgn).
4. Нажмите кнопку «Проверить»
5. После проверки вы определите:
- кто является владельцем электронной подписи;
- какая организация выдала сертификат;
- срок действия сертификата;
- действительность ЭП.
Процесс занимает всего минуту и помогает быстро выявить подделки или недействительные подписи, что значительно снижает риски при работе с электронными документами.
Плагины для Word и Excel
Для проверки электронной подписи в документах Word и Excel нужен плагин КриптоПро Office Signature. Он платный и функционирует вместе с программой КриптоПро CSP, которая отвечает за безопасность подписи.
Быстро создавайте счета, договоры и другие документы прямо в сервисе, отправляйте их через Диадок, Астрал ЭДО, Такском-Файлер и другие системы. Неважно, есть ли у вашего контрагента ЭДО, — подписывайте документы с физлицами, самозанятыми и компаниями без лишних хлопот.
Если вы хотите удостовериться, что подпись корректна, то версия Word или Excel, в которой вы открываете документ, должна совпадать с той, где была создана ЭП. Несоответствие версий может привести к ошибкам при проверке.
- Скачать КриптоПро Office Signature можно перейдя по ссылке КриптоПро Office Signature.
- Прочитайте, какие версии Office и ОС поддерживаются и какие возможности даёт плагин.
- Нажмите кнопку «Купить».
Рекомендуем выбрать лицензию КриптоПро Office Signature версии 2.0 — она работает с последними версиями Microsoft Office и Windows и поддерживает все актуальные обновления системы. Дистрибутив плагина вы получите в электронном формате: после оплаты на почту придёт ссылка для скачивания и цифровой ключ активации.
Для проверки ЭП в документах Word или Excel необходимо установить плагин КриптоПро Office Signature и программное обеспечение КриптоПро CSP. После этого:
1. Зайдите в документ. Найдите значок ЭП, как правило, он находится сверху или рядом с текстом.
2. Кликните по этому значку правой кнопкой мыши.
3. В меню выберите «Состав ЭП» или «Просмотреть ЭП», чтобы увидеть детали.
4. В появившемся меню выберите пункт «Состав подписи».
5. В появившемся окне вы увидите информацию о том, кто подписал документ, действителен ли сертификат и были ли внесены изменения после подписания.
Если всё в порядке, программа подтвердит подлинность подписи и целостность документа. Если нет, появится уведомление о недействительности подписи или изменениях в файле.
Adobe Acrobat Reader
Для проверки электронной подписи в PDF-документах используется специальный модуль — КриптоПро PDF. Он работает совместно с криптопровайдером КриптоПро CSP. Использование не требует оплаты и не имеет ограничений для Adobe Acrobat Reader. Для использования Adobe Acrobat и Adobe LiveCycle ES сначала предлагается временный бесплатный доступ, затем требуется покупка лицензии.
1. Откройте PDF-документ в программе Adobe Acrobat Reader или Adobe Acrobat.
2. Найдите раздел «Подписи» (обычно в боковой панели или верхнем меню).
3. Выберите подпись, которую хотите проверить.
4. Кликните по выбранной подписи правой кнопкой мыши.
5. В появившемся меню выберите пункт «Проверить подпись» или «Validate Signature».
Ознакомьтесь с результатами проверки — программа сообщит, действительна ли подпись и не изменялся ли файл после подписания. Если у вас установлен КриптоПро CSP и плагин КриптоПро PDF, проверка пройдёт корректно.
Проверка откреплённой, присоединённой и встроенной электронной подписи
Откреплённая подпись
Откреплённая подпись хранится отдельно от документа. Для проверки её подлинности необходимы два файла: сам документ и файл с подписью.
Инструменты для проверки откреплённой подписи:
- Портал «Госуслуги» — сервис для базовой проверки подписи и сертификата.
- КриптоПро DSS — онлайн-сервис для проверки подписей форматов CMS, PDF, XML.
- ПО КриптоПро CSP — профессиональное программное обеспечение для работы с электронной подписью, включая проверку откреплённых подписей.
- Онлайн-сервисы удостоверяющих центров — например, УЦ «Основание», «СКБ Контур» и другие.
При проверке система определяет, действительна ли подпись, не изменялся ли документ после подписания и можно ли доверять подписанному файлу.
Присоединённая подпись
Присоединённая электронная подпись хранится внутри самого документа, то есть файл и подпись объединены в один. Такой формат часто используется в документах с расширениями .pdf, .docx, .xlsx и подобных.
Инструменты для проверки присоединённой подписи:
- КриптоПро PDF — для проверки подписей в PDF-файлах.
- КриптоПро Office Signature — для проверки подписей в документах Word и Excel.
Встроенная электронная подпись
Встроенная электронная подпись — это частный тип присоединённой подписи, при котором информация о подписи интегрирована непосредственно в структуру файла в виде метаданных. В этом случае данные подписи не выделены как отдельный блок, а «вшиты» в документ таким образом, что программное обеспечение автоматически распознаёт и проверяет подпись без необходимости дополнительного поиска или извлечения подписи из файла.
Встроенная электронная подпись проверяется теми же программами, что и присоединённая подпись.
Сравнение программ для проверки электронной подписи
Для проверки электронной подписи можно использовать как онлайн-сервисы, так и специальные программы. У каждого варианта есть свои плюсы: одни удобнее, другие поддерживают больше форматов или дают расширенные возможности. Выбор зависит от того, с какими документами вы работаете и что именно нужно проверить.
| Название | Тип | Форматы файлов | Доступность | Особенности |
| КриптоПро DSS | Онлайн-сервис | Word, Excel, PDF, XML | Бесплатно | Быстрая проверка и подписание в браузере |
| КриптоПро ЭЦП Browser plug-in | Расширение для браузера | Зависит от сайта | Бесплатно (требует КриптоПро CSP) | Работа с ЭЦП на гос. порталах и торговых площадках |
| КриптоПро Office Signature | Программный плагин | Word, Excel | Платно | Интеграция с MS Office, удобная проверка |
| КриптоПро PDF | Плагин для Adobe | Бесплатно для Reader, платно для Acrobat | Проверка ЭЦП в PDF-документах | |
| Госуслуги (проверка ЭЦП) | Онлайн-сервис | Разные | Бесплатно | Проверка подлинности ЭЦП на официальном портале |