Статусы в электронном документообороте (ЭДО) — это метки, которые показывают текущее состояние документа на каждом этапе. Они помогают контролировать движение документов, понимать, кто и что должен сделать, и обеспечивать прозрачность обмена между вами и контрагентами.
Коротко
Статусы в ЭДО — это индикаторы жизненного цикла документа: от черновика до подписания и архивации. Они помогают отслеживать, на каком этапе находится документ и кто должен подписать его следующим, а также фиксируют ошибки или возвраты.
Статусы в ЭДО — это индикаторы жизненного цикла документа: от черновика до подписания и архивации. Они помогают отслеживать, на каком этапе находится документ и кто должен подписать его следующим, а также фиксируют ошибки или возвраты.
Что такое статус в электронном документообороте
Статус в электронном документообороте (ЭДО) — это индикатор этапа жизненного цикла документа. Как трек-номер для посылки, статус показывает в режиме онлайн, где находится ваш документ: только создан или уже отправлен, ждёт подписи партнёра, подписан или перемещён в архив.
Зачем нужны статусы ЭДО:
- Контроль. Вы всегда видите, на каком этапе находится каждый документ.
- Прозрачность. Понятно, кто отвечает за следующий шаг — вы или контрагент. Это исключает потерю документов и лишние звонки с вопросом: «Вы получили?»
- Оперативность. Сокращается время на согласование, потому что все видят, что документ завис на этапе подписания, и при необходимости могут поторопить подписанта.
Базовые статусы, которые встречаются в любой системе ЭДО:
- Черновик / Создан: документ сформирован, но ещё не готов к отправке и не имеет юридической силы.
- Готов к отправке / Отправлен: документ подготовлен и готов к отправке либо уже отправлен.
- Ожидает подписи / Подписан контрагентом: документ ждёт подписания или уже подписан.
- Подписан / Завершён: обе стороны подписали документ, он получил полную юридическую силу.
- Отклонён / Требуется уточнение: контрагент не принял документ, указал на ошибку и вернул его на доработку.
- Архив: работа с документом полностью завершена, он помещён в цифровое хранилище.
Удалить статусы или сам электронный документ возможно двумя способами.
1. Если контрагент ещё не подписал документ, его можно отозвать — аннулировать в одностороннем порядке.
2. Если обе стороны подписали документ, нужна специальная процедура соглашения об аннулировании.
Удаление цифрового документа или его статуса – это юридически значимая операция, требующая создания служебных сообщений и подписи КЭП. Односторонне удалить подписанный документ нельзя, но можно отправить запрос с указанием причин.
Где смотреть статус в ЭДО от Точка Банк
Отслеживать статусы документов можно в интернет-банке. Откройте tochka.com, нажмите «Войти». Авторизуйтесь по электронной почте или номеру телефона и паролю. Подтвердите вход с помощью одноразового кода, который придёт в SMS или пуш-уведомлении.
Отдельной авторизации для входа в ЭДО не требуется. При подключении ЭДО рабочее пространство для электронных документов создаётся автоматически после входа в раздел «Документооборот».
Как посмотреть статус в ЭДО: пошаговая инструкция
- Войдите в личный кабинет Точка Банка.
- В главном меню перейдите в раздел «Сервисы».
- Выберите сервис «Документооборот».
- Откроется список всех документов: счета, акты, УПД, договоры.
- Напротив каждого документа будет указан его текущий статус.
Интерфейс выглядит так:
Какие статусы ЭДО существуют и их значение
Статусы можно условно разделить на три большие группы: завершённые, незавершённые и статусы внутреннего согласования документов.
ЭДО завершён
Статусы этой группы означают, что работа с документом закончена.
- Документооборот завершён. Все стороны поставили свои подписи. Документ имеет полную юридическую силу и не требует никаких действий.
- Подписан. Подтверждает успешное подписание контрагентом.
- Подписан с разногласиями. Контрагент подписал документ, но оставил к нему протокол разногласий с замечаниями. Сам документ действует, но к нему есть приложение с предложениями по изменениям.
- Аннулирован. Документ был отозван или признан недействительным по согласованию сторон до момента его полного подписания.
ЭДО не завершён
Документ находится в процессе обработки, и от пользователя требуются действия.
- Требуется подписать и отправить. Документ создан, заполнен и готов. Нужно подписать его вашей ЭП и отправить контрагенту.
- Ожидается подпись оператора / контрагента. Вы уже всё сделали со своей стороны. Теперь документ ждёт подписи у партнёра.
- Ожидается извещение о получении. Система ждёт подтверждения от оператора ЭДО или контрагента о факте получения документа.
- Требуется уточнение / Ожидается уточнение. Контрагент вернул вам документ с комментариями. Нужно внести правки и отправить исправленную версию.
- В подписи отказано / Контрагент отказал в подписи. Партнёр отклонил документ без возможности доработки. Обмен по этому документу прекращён.
Статус «Ожидание подтверждения оператора» означает, что документ успешно отправлен вашей системой оператору и теперь ожидается подтверждение от самого оператора или контрагента через оператора, что он его принял в обработку и передал получателю.
Статусы ЭДО при согласовании документов
Часто перед подписанием документ проходит внутреннее согласование в компании. Для этого используются свои статусы.
- На согласовании: ФИО сотрудника. Документ отправлен на проверку указанному сотруднику, например юристу или руководителю отдела.
- Согласован: ФИО сотрудника. Сотрудник одобрил документ.
- Отказано в согласовании: ФИО сотрудника. Внутренний рецензент забраковал документ и вернул его автору на доработку.
- На подписании: ФИО сотрудника/ Документ прошёл согласование и направлен руководителю или уполномоченному лицу для финальной подписи.
Как проверить статусы электронных документов
Проверка статуса занимает минуту.
Общий алгоритм для большинства систем:
- Войти в личный кабинет вашей системы ЭДО.
- Найти нужный документ в списке по номеру, дате или контрагенту.
- Посмотреть его статус.
ЭДО от Точка Банк сотрудничает со многими операторами — СБИС, Диадок, Калуга Астрал, Такском и другими. Это значит, что статусы документов будут видны прямо в вашем интернет-банке, даже если контрагент пользуется другой системой.
Как проверить статус обработки электронного документа с маркировкой
Для работы с маркированными товарами используют универсальные передаточные документы (УПД). Смена их статуса отображает переход права собственности в системе «Честный ЗНАК».
Читайте также