В чём разница ТТН и ЭТрН

Ошибки в транспортном документообороте бизнесу обходятся дорого — от штрафов до отказа в вычетах и признании расходов. В этой статье Точка Банк разберёт, чем ЭТрН отличается от ТТН, когда и какой документ обязателен и как выстроить оформление перевозочных документов без лишних рисков.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это электронная версия привычной бумажной транспортной накладной. Она фиксирует перевозку груза в цифровом виде. Такой формат делает перевозки понятнее и прозрачнее для всех участников.

Основная цель обязательной ЭТрН — навести порядок в сфере грузоперевозок. Государство снижает количество нарушений и усиливает контроль. Бизнес при этом сокращает затраты на документооборот и работу с бумагами.

Все электронные транспортные накладные будут передаваться в государственную систему — ГИС ЭПД. Это единое пространство для контроля перевозок.

Помимо ЭТрН появятся и другие электронные перевозочные документы.

Например, заказ-заявка, экспедиторские и иные документы, используемые при организации перевозки.

Такие документы также потребуется направлять в ГИС ЭПД.

Обязательные электронные документы затронут не только автоперевозки. На электронный формат перейдут железнодорожные и авиаперевозки. Документы по этим перевозкам тоже будут передаваться в ГИС ЭПД.

С 1 сентября 2026 года ЭТрН станет обязательной для всех видов перевозок.

При этом возможность оформления документов на бумаге сохранится в отдельных случаях, которые должен определить Минтранс.

Предполагается, что это будут исключительные ситуации — например, перевозки в местности без устойчивой связи или отдельные категории специальных грузов.

Конкретные условия станут известны после выхода соответствующих приказов Минтранса.

Экспедиторские компании обязаны подать уведомление о своей деятельности на платформе «ГосЛог» до 1 марта 2026 года.

При этом для действующих экспедиторов предусмотрен переходный период продолжительностью 60 дней, в течение которого они могут пройти регистрацию без ограничений.

После завершения переходного периода работа с ЭТрН без подачи уведомления будет невозможна.

Электронную транспортную накладную должны оформлять все участники перевозки:

Каждый участник заполняет свою часть документа. После этого документ подписывается электронной подписью — УКЭП или УНЭП через ГосКлюч.

Обмен документами проходит через операторов ИС ЭПД. Эти операторы включены в реестр Минтранса. Именно через них данные передаются в ГИС ЭПД и между участниками перевозки.

Электронная транспортная накладная состоит из разделов — титулов. Каждый титул заполняет конкретный участник перевозки. Это позволяет зафиксировать все этапы перевозки без лишних споров.

Дополнительно могут заполняться необязательные титулы. Они нужны для отражения изменений по оплате перевозки, маршруту или замене водителя и транспорта. Такие титулы используются при необходимости.

Формат документа ЭТрН повторяет форму бумажного документа ТН.

Обязательная электронная транспортная накладная — это шаг к полной цифровизации грузоперевозок. Она упрощает контроль, снижает ошибки и ускоряет работу всех участников. Разберём плюсы ЭТрН для бизнеса.

Переход на электронные транспортные накладные даёт много плюсов. Но на практике бизнес сталкивается с рядом трудностей. Их важно учитывать заранее, чтобы избежать ошибок и сбоев.

С 1 сентября 2026 года ЭТрН станет обязательной для всех участников перевозок. Компаниям придётся изменить привычные процессы: от работы с документами до взаимодействия с сотрудниками и партнёрами. 

Оцените, как сейчас оформляются перевозки и документы. Посмотрите, где используется бумага и ручной ввод данных. Определите процессы, которые нужно перевести в электронный формат в первую очередь.

Система должна быть понятной и удобной для сотрудников и водителей. Важно, чтобы она не усложняла работу, а упрощала её. 

Электронная подпись нужна всем сотрудникам, которые будут оформлять и подписывать документы. Без неё работать с ЭТрН невозможно. Лучше проверить это заранее и оформить подписи при необходимости.

Сотрудникам важно объяснить новый порядок действий. Для этого сформируйте инструкции и пошаговые материалы по работе с ЭТрН.

Проведите несколько тестовых перевозок в электронном формате. Это поможет выявить ошибки и слабые места. Заодно вы отработаете нештатные ситуации, например проблемы со связью или корректировкой документов.

Обсудите переход на ЭТрН с перевозчиками, экспедиторами и грузоотправителями. Договоритесь о порядке обмена документами и ответственности сторон. При необходимости обновите договоры с учётом электронного документооборота.

Электронная транспортная накладная оформляется не во всех случаях. Если нет договора перевозки и не привлекается сторонний перевозчик, ЭТрН не требуется. Электронный формат не меняет эти правила.

Если поставщик везёт товар покупателю на своём транспорте, а доставка не выделена как отдельная услуга, ЭТрН не требуется. То же самое относится к самовывозу, когда покупатель сам забирает товар со склада.

В таких ситуациях стороны могут оформить ЭТрН по своему желанию. Это может быть удобно для внутреннего контроля. Но закон делать это не обязывает.

В случае когда ЭТрН не требуется, расходы на перевозку всё равно нужно подтверждать. Для этого подойдут другие документы: 

Эти документы используют для налогового и бухгалтерского учёта.

Товарно-транспортная накладная по форме №1-Т — это первичный учётный документ. Он используется для оформления перевозки товарно-материальных ценностей. 

ТТН часто путают с транспортной накладной (ТН), но это разные документы. Транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза. Для подтверждения расходов на доставку обычно достаточно именно транспортной накладной.

Оформлять ТТН нужно не всегда. В большинстве случаев она не является обязательной. Исключение — перевозка этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

При перевозке алкоголя ТТН по форме №1-Т обязательна. В таком случае документ оформляют на каждого грузополучателя и на каждую отдельную доставку.

Товарно-транспортная накладная имеет утверждённый бланк — форму №1-Т.

ТТН нужно оформлять при перевозке этилового спирта, алкоголя и спиртосодержащей продукции. Вид транспорта и направление перевозки значения не имеют. Документ обязателен и при поставке, и при возврате товара, и при перемещении между подразделениями.

Только ТТН подтверждает законность оборота такой продукции. Она требуется независимо от наличия товарной накладной. 

При проверке водителя инспектором ГИБДД ТТН должна быть при себе. Без неё перевозка алкоголя считается нарушением. Помимо ТТН водитель обязан предъявить стандартный комплект документов.

К ним относятся: 

Отсутствие любого из этих документов может повлечь штраф.

Если груз не относится к алкогольной продукции, оформлять ТТН необязательно. Закон этого не требует, но и не запрещает. Решение принимает руководитель компании.

Грузоотправитель может использовать ТТН дополнительно к транспортной накладной. Но чаще применяют другие документы. Для учёта товара используют ТОРГ-12 или УПД, а для услуг перевозки — транспортную накладную.

Выбранный порядок документооборота нужно зафиксировать. Для этого издают приказ и отражают решение в учётной политике. 

ТТН составляет грузоотправитель. Документ оформляют на каждого грузополучателя и на каждую поездку автомобиля. Это правило действует даже при перевозке между собственными складами или филиалами.

При заполнении ТТН важно указать все обязательные реквизиты. Неполный документ считается оформленным с нарушениями.

Если перевозка осуществляется по договору автоперевозки, транспортная накладная всё равно обязательна. Оформление ТТН при перевозке алкоголя не заменяет транспортную накладную. В таких случаях требуются оба документа.

Товарно-транспортная накладная оформляется по унифицированной форме. Документ состоит из двух разделов: товарного и транспортного. Каждый из них выполняет свою задачу и заполняется разными участниками перевозки.

Товарный раздел отражает отношения между грузоотправителем и грузополучателем. Его заполняет отправитель груза. В разделе указывают наименование товара, количество, качество, стоимость и сопроводительные документы.

На основании этих данных грузоотправитель списывает товар. Грузополучатель, в свою очередь, принимает и учитывает его на складе. Этот раздел важен для бухгалтерского и складского учёта.

Транспортный раздел описывает саму перевозку груза. Он фиксирует отношения между заказчиком перевозки и перевозчиком. Раздел заполняют совместно отправитель, перевозчик и получатель.

В этом разделе указывают даты и время перевозки, маршрут и продолжительность рейса. Также здесь отражают дополнительные услуги и особенности доставки. Эти сведения нужны для учёта расходов на перевозку.

В 2026 году главное отличие между ЭТрН и ТТН — их юридический статус и обязательность применения. Закон чётко разделяет, какой документ и в каких случаях можно использовать. Для предпринимателя это вопрос не удобства, а налоговых рисков.