Всё больше предпринимателей переходят на электронный документооборот, чтобы упростить работу с отчётностью и ускорить обмен документами. Такой формат избавляет от бумажных архивов, снижает расходы на печать и доставку и помогает держать весь документооборот под контролем.
Коротко
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет ИП сдавать отчётность, обмениваться договорами и актами без бумаги и курьеров. Он ускоряет работу, снижает расходы и повышает безопасность. В ряде сфер — маркировка, госзакупки, ветеринарные и прослеживаемые товары — ЭДО обязателен.
Для подключения нужна усиленная квалифицированная подпись и договор с оператором, поддерживающим роуминг. Точка Банк предлагает собственный сервис ЭДО с бесплатным тарифом и возможностью интеграции с 1С.
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет ИП сдавать отчётность, обмениваться договорами и актами без бумаги и курьеров. Он ускоряет работу, снижает расходы и повышает безопасность. В ряде сфер — маркировка, госзакупки, ветеринарные и прослеживаемые товары — ЭДО обязателен.
Для подключения нужна усиленная квалифицированная подпись и договор с оператором, поддерживающим роуминг. Точка Банк предлагает собственный сервис ЭДО с бесплатным тарифом и возможностью интеграции с 1С.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — это работа с документами в цифровом формате. В нём участвуют государственные и частные компании, предприниматели и специальные операторы ЭДО.
Переход на электронные документы даёт много преимуществ. Сотрудники тратят меньше времени на бумажную рутину и реже ошибаются. Система автоматически сверяет данные и не допускает дублирования.
Информация приходит быстрее, а решения принимаются оперативнее. Документы легко согласовать без лишних задержек.
ЭДО повышает безопасность: доступ к файлам строго контролируется, а данные шифруются. Можно настроить разные уровни прав для сотрудников.
Бизнес-процессы становятся прозрачнее, а дисциплина выше. Персонал растёт в ИТ-грамотности, а компания в целом работает продуктивнее.
Обмен электронными документами происходит через операторов ЭДО. Чтобы подключиться, предпринимателю нужна электронная подпись. Её можно бесплатно оформить в удостоверяющем центре ФНС.
ФНС России подготовил удобные онлайн-сервисы, которые помогают перейти на электронный документооборот без лишних сложностей.
Зачем ИП подключать ЭДО
ЭДО помогает решать две важные задачи: сдавать отчётность государственным органам и быстро обмениваться документами с партнёрами.
Для налоговой и Социального фонда России (СФР) бумажная отчётность постепенно уходит в прошлое. Если у ИП больше 10 сотрудников, 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1 можно подать только в электронном виде. Декларацию по НДС и бухгалтерскую отчётность тоже принимают исключительно в цифровом формате. Росстат работает так же.
С 2023 года больничные листы оформляют только электронно. Работодатель обязан передавать сведения о работнике в СФР через систему ЭДО. В ближайшие годы ФНС планирует сделать электронный документооборот обязательным для всех.
ЭДО нужен не только для отчётности. С его помощью удобно обмениваться с контрагентами договорами, накладными, актами, УПД и счетами-фактурами. Это ускоряет оформление и доставку бумаг, сокращает расходы на бумагу, принтеры и почту.
При полноценном ЭДО документы подписывают усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) и отправляют по защищённым каналам. Эти файлы имеют ту же силу, что и бумажные, и подходят для суда и налоговых проверок. Счета-фактуры и отчёты пересылаются в формате, который сразу принимает ФНС, распечатывать ничего не нужно.
Когда ЭДО обязателен для ИП
Подключение к ЭДО обязательно в ряде случаев. Если вы работаете в одной из этих сфер, без него не обойтись. Например:
- Маркированные товары. С 2022 года данные об обороте некоторых товарных групп передают в систему «Честный ЗНАК» только через оператора ЭДО.
- Мясо, птица, рыба. Ветеринарные документы для продукции животного происхождения оформляются исключительно в электронном виде через систему «Меркурий».
- Прослеживаемые товары. Отчёты по импортной технике и оборудованию, например по мониторам, холодильникам или детским коляскам, сдают только электронно.
- Маркетплейсы. Все крупные площадки рекомендуют работать с продавцами через электронный документооборот.
- Госзакупки. Поставщики и заказчики обмениваются через ЭДО закрывающими документами и актами приёмки.
Во всех этих случаях ЭДО нужен независимо от системы налогообложения — УСН, ОСНО или патент.
Нормативная база
Работа с электронными документами для ИП регулируется законами, как и для любого бизнеса. Рассмотрим основные законы.
- Федеральный закон №63-ФЗ. Данный закон устанавливает правила использования электронной подписи. Без ЭП электронные документы не будут иметь юридической силы при работе с контрагентами и государственными органами.
- Федеральный закон №402-ФЗ разрешает оформлять первичные бухгалтерские документы как на бумаге, так и в цифровом формате.
- Приказ ФНС от 19.12. 2023 №ЕД-7-26/970@ устанавливает форму счёта-фактуры и универсального передаточного документа.
- Приказ ФНС от 12.10.2020 №ЕД-7-26/736@ утверждает формат универсального корректировочного документа — УКД.
- Приказ ФНС от 27.08.2019 №ММВ-7-15/423@ устанавливает формат акта приёмки материальных ценностей и о расхождении при приёмке.
Преимущества электронного документооборота для ИП
Электронный документооборот выбирают компании среднего и малого бизнеса. ЭДО помогает снизить расходы, ускорить работу и сделать бизнес более конкурентоспособным. Рассмотри основные преимущества электронного документооборота в бизнесе.
- Экономия на бумаге, печати и канцелярии. Не нужны курьеры и почтовые отправления — все документы уходят в электронном виде за секунды.
- Редактировать и согласовывать файлы проще. Система не допустит дублирования, подскажет статус и сроки подписания.
- Автоматическая проверка форматов и электронной подписи снижает риск ошибок. Причину расхождения данных можно найти и исправить сразу.
- Электронный архив не требует места и затрат на хранение. Найти нужный документ можно за пару кликов, а доступ получают только выбранные сотрудники.
- Сделки оформляются быстрее. Первичные и закрывающие документы подписываются в считаные минуты.
- Данные передаются по защищённому соединению, что повышает безопасность. Риски порчи или утери документов минимальны.
- С ЭДО информация быстрее попадает в учётные системы. Сотрудники меньше тратят времени на рутину и могут работать продуктивнее, в том числе удалённо.
Электронная подпись для ИП
В ЭДО все документы подписываются электронной подписью — это цифровой аналог обычной подписи, который фиксирует, кто и когда подписал файл.
Есть три вида электронной подписи.
- Простая электронная подпись — это логин и пароль. Она подходит только для внутренних документов.
- Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Её можно получить в любом коммерческом удостоверяющем центре (УЦ) или бесплатно на Госуслугах. Подходит для подписания договоров, актов, накладных и других первичных документов, главное, заключить соглашение о признании этого вида подписи между сторонами. Для большинства кадровых документов НЭП можно использовать и без соглашения.
- Усиленная квалифицированная (УКЭП). Она приравнивается к обычной подписи на бумаге и выдаётся только аккредитованными центрами.
ИП может использовать разные виды электронной подписи для разных задач. Например:
Предприниматель может доверить подписание документов сотруднику. Для этого оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД).
Какие документы ИП может передавать через ЭДО
В ЭДО индивидуальный предприниматель может работать с любыми видами документов.
- Для контрагентов это договоры, допсоглашения, счета-фактуры, УПД и накладные.
- В ЭДО можно сдавать всю отчётность — декларации по НДС, УСН, 3-НДФЛ, уведомления, заявление на патент и отчёты по прослеживаемым товарам.
- По сотрудникам можно отправлять отчёты: РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1 и персонифицированные сведения.
- Транспортные бумаги: путевые листы, накладные, заявки.
Как выбрать оператора электронного документооборота
Выбирайте оператора ЭДО с учётом задач бизнеса и необходимых функций.
Сервис ЭДО должен:
- Создавать документы.
- Отправлять и получать документы.
- Подписывать документы электронной подписью и проверять её актуальность.
- Поддерживать обмен в форматах, утверждённых ФНС.
- Хранить файлы.
Важно, чтобы ЭДО интегрировался с бухгалтерскими программами, поддерживал роуминг с другими операторами и позволял назначать права доступа сотрудникам.
Договор можно заключить с любым оператором, если вам подходят тарифы и условия. Контрагентам не обязательно подключаться к тому же сервису — есть функция роуминга.
Как подключить ЭДО для ИП
Для подключения к ЭДО:
- Выберите оператора и подходящий тариф. Определитесь с форматом сервиса. Самый удобный вариант веб-версия: ничего не нужно устанавливать, подключение займёт несколько минут.
- Подайте заявку на подключение и заключите договор с оператором. Оплатите услугу согласно условиям договора.
- Следуйте инструкциям оператора.
Интеграция ЭДО и для чего она нужна
Интеграция ЭДО с учётными системами важное преимущество сервиса. Благодаря ей бухгалтер может создавать электронные документы прямо в своей программе, например в 1С, без ручного ввода данных.
ЭДО можно объединить с обменом коммерческими и логистическими данными (EDI) прямо в интерфейсе учётной системы. Все документы и электронные данные будут доступны в одном окне — это экономит время и упрощает работу.
Роуминг ЭДО для ИП и как его подключить
Если ваши контрагенты работают через другого оператора ЭДО, понадобится роуминг. Он позволяет обмениваться документами между разными системами так, будто все подключены к одному сервису.
Перед выбором оператора убедитесь, что он поддерживает роуминг.
Тарифы и стоимость ЭДО для ИП
Точка Банк предлагает собственное решение для электронного документооборота. Это сервис, который помогает предпринимателям обмениваться электронными документами удобно и надёжно.
У ЭДО от Точка Банк есть бесплатный тариф. На нём ИП могут подключить ЭДО без оплаты, что особенно выгодно на старте бизнеса. Бесплатный тариф даёт базовый функционал: отправку и приём документов, хранение и определённые права доступа.
Если потребности растут, можно перейти на платный тариф, который предлагает расширенные возможности, включая интеграцию с учётными системами, дополнительные шаблоны документов, расширенные права доступа, а также приоритетную техническую поддержку.
Чтобы точно узнать, что входит в бесплатные и платные тарифы ЭДО от Точка Банк, и сравнить условия, стоит обратиться на официальный сайт или связаться со службой поддержки. Это поможет выбрать наиболее подходящий вариант под ваш бизнес и задачи.