Чтобы отправить электронный документ бизнес-партнёру, нужно подключиться к оператору ЭДО и получить усиленную квалифицированную подпись. Без этого можно отправить лишь цифровую копию документа, а не самостоятельный документ, имеющий полную юридическую силу.
Точка уже рассказывала, что такое ЭДО и какие возможности он даёт. В этой статье поговорим о том, как отправлять электронные документы партнёрам по ЭДО. Для удобства мы подготовили пошаговую инструкцию со скриншотами.
Что такое электронный документ
Электронный документ — это любой документ в цифровом виде. Он бывает двух видов:
- неформализованный: скан документа, PDF, текстовый документ, картинка — любые документы, которые составляют в произвольной форме;
- формализованный: все электронные документы, для которых ФНС утвердила особый формат оформления в виде файла .xml. Например, акт о расхождениях создают по форме ТОРГ-2, а товарные накладные — по форме ТОРГ-12. УПД и счёт-фактура — тоже формализованные документы. Полный список документов и требования к ним можно посмотреть на сайте ФНС.
На неформализованные электронные документы распространяются те же требования к оформлению, что и на бумажные. Например, в первичных документах нужно указывать обязательные реквизиты, сроки выставления, полномочия подписантов и сроки хранения.
А чтобы документ имел юридическую силу, его нужно подписать электронной подписью. Когда и какие подписи нужно использовать, описано в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Например, УПД и счета-фактуры подписывают с помощью КЭП.
Что нужно учитывать перед отправкой электронных документов
Чтобы отправлять партнёрам электронные документы, нужно пройти следующие шаги:
- Подключиться к системе ЭДО.
- Выбрать, какие документы и в каком формате вы будете передавать.
- Выбрать тип подписи и подтвердить у партнёров, что они готовы принимать документы.
- Выпустить электронную подпись.
- Отправить документ и дождаться подписи второй стороны, если это требуется.
1 шаг: подключитесь к системе ЭДО
Выберите, с каким оператором ЭДО будете работать. Если остановились на ЭДО Точки, тогда нужно открыть у нас расчётный счёт и после этого можно начинать работать в разделе «Документооборот». Вы сможете отслеживать не только статус подписания, но и статус оплаты выставленных счетов.
2 шаг: договоритесь с партнёрами
Уточните, готовы ли партнёры работать с электронными документами. Если они согласны, но у них ещё нет ЭДО, они могут подписывать отправленные вами документы на внешней странице Документооборота Точки. Если же у партнёров есть ЭДО, уточните, какой у них оператор и убедитесь, что у этого оператора налажен роуминг с Документооборотом Точки.
Если сейчас у Точки нет роуминга с нужным вам оператором, напишите нам в чат и попросите подключить его.
Мы всё сделаем за 2-3 недели.
Юлия Романенко
эксперт по роумингу ЭДО
3 и 4 шаги: выберите тип электронной подписи
Для начала определитесь, какие документы и в каком формате будете передавать.
- Будете отправлять неформализованные документы партнёрам с таким же ЭДО, как у вас, — достаточно подписи НЭП. Партнёры смогут подписать документы на внешней странице с авторизацией на «Госуслугах». Кстати, это фишка именно нашего ЭДО.
- Будете отправлять УПД и счёт-фактуру либо ваши контрагенты на других системах ЭДО — нужна подпись КЭП и роуминговый обмен.
Как понять, какая подпись нужна:
- для любых документов при роуминге между операторами ЭДО — КЭП;
- для УПД, счёта-фактуры и других формализованных документов — КЭП;
- все остальные случаи — можно использовать и КЭП, и НЭП.
5 шаг: отправьте документ
Переходите к отправке документа. Ниже показываем, как отправить формализованный и неформализованный документы на примере сервиса Документооборот Точки.
Как загрузить документы в ЭДО
Есть два способа загрузить электронный документ в ЭДО Точки: создать его в конструкторе или загрузить готовый файл с ПК.
Создать документ в конструкторе
В ЭДО Точки создать документ можно онлайн через Конструктор документов.
1 шаг: перейдите в Документооборот.
2 шаг: нажмите на кнопку «Создать» в левом верхнем углу.
3 шаг: выберите нужный тип документа. Можно легко создать счёт на оплату, акт, УПД, счёт-фактуру, договор и другие документы по шаблону.
В любом документе Конструктора достаточно ввести ИНН контрагента и его платёжные реквизиты, а остальные данные о получателе документа Конструктор заполнит сам из ЕГРЮЛ.
Номер документа и его дата тоже заполняются автоматически. А ещё подтянется ваш расчётный счёт. Любое поле можно отредактировать в любой момент.
Покажем на примере счёта на оплату:
В поле «Данные контрагента» вводим ИНН партнёра: все данные подтянулись — осталось только заполнить БИК и номер счёта контрагента. Не забудьте проверить КПП.
Вы можете загрузить свои печать, подпись-факсимиле и логотип — они сохранятся в Конструкторе и добавятся автоматически, когда вы будете создавать следующий документ.
Если они изменились или больше не нужны, можно удалить их прямо в документе или заменить на новые. Конструктор запомнит ваш выбор.
Если вам нужно выставить счёт, акт, накладную, счёт-фактуру или УПД на основе другого документа, который вы создали в Конструкторе ранее — например счёт на основе акта, — можно добавить связь между ними. Нажмите «Создать на основе другого документа»:
- все данные контрагента и его реквизиты подтянутся из связанного документа. Если вы делаете закрывающий документ на основе первичного, товарные позиции тоже добавятся;
- после создания зайдите в документ — вы сразу увидите и связанный.
Это работает для всех типов документов в Конструкторе.
Загрузить готовый документ
Если нужного документа в Конструкторе нет, загрузите готовый файл с компьютера.
1 шаг: перейдите в Документооборот.
2 шаг: нажмите на кнопку «Загрузить» в левом верхнем углу или выберите «Загрузка документа» в конце списка Конструктора.
3 шаг: нажмите «Загрузить файлы» и загрузите файл в JPG, PNG, PDF, TIFF или DOC до 30 мб.
4 шаг: нажмите «Распознать». Документооборот определит тип документа, и вы увидите его в списке документов.
Как отправлять электронные документы по ЭДО
Дальнейшие шаги зависят от того, какой документ вы отправляете — формализованный или неформализованный. Для каждого нужна своя подпись.
Отправка неформализованного документа с подписью НЭП
1 шаг: нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
2 шаг: выберите верхний вариант — НЭП.
При первом подписании Точка выпускает НЭП для своих клиентов. Это код, который хранится в браузере и используется при работе через интернет-банк при дальнейших подписаниях.
3 шаг: введите почту контрагента и присоединитесь к соглашению о признании УНЭП.
4 шаг: введите код из смс, чтобы подтвердить подпись документа.
Документ подписан и отправлен контрагенту! У обеих сторон остаются исходный документ, документ с факсимиле и протокол подписания.
Отправка формализованного документа с подписанием КЭП внутри Точки
Этот вариант предполагает, что у второй стороны нет своего ЭДО. А ещё — что вы создали документ в конструкторе документов, так как формализованный документ нельзя загрузить.
1 шаг: нажмите кнопку «Подписать и отправить».
2 шаг: выберите КЭП.
3 шаг: если у вас на одном токене несколько сертификатов для подписи, то выберите нужный. Ниже введите почту контрагента, чтобы ему пришла ссылка для подписания, и присоединитесь к ЭДО.
Далее подтвердите подписание в Крипто Про.
Документ подписан и отправлен контрагенту. Он может авторизоваться через «Госуслуги» и подписать документы через них. У обеих сторон остаются исходный документ, документ с факсимиле и протокол подписания.
Как передать электронный документ в налоговую
Через ЭДО Точки нельзя отправить электронные документы в налоговую — мы работаем только с контрагентами. Но это можно сделать через Онлайн-Бухгалтерию Точки. Ещё есть такие способы:
На сайте ФНС. Зайдите в личный кабинет юридического лица или ИП. Загрузите документ и отправьте.
На портале «Госуслуги». Войдите в подтверждённый профиль, откройте услугу «Подача налоговой отчётности». Заполните форму и прикрепите подписанные УКЭП файлы.
В обоих случаях после отправки вы получите в личном кабинете уведомление о том, что документ принят.
Если налоговая обнаружит ошибки или несоответствия, она сообщит об этом. Тогда документ придётся исправить и отправить заново.
Как передать электронный документ на государственную регистрацию
Через Точку это сделать тоже не получится. Но есть другие три способа.
Первый: через сервис ФНС «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде»
Что делать: заполните заявление, соберите необходимые документы и объедините их вместе с электронной подписью в транспортный контейнер. После этого отправьте файл в налоговый орган.
Второй: через «Госуслуги»
Что делать: на сайте «Госуслуги» заполните специальную форму для подачи документов на регистрацию и отправьте её.
Третий: через нотариуса
Что делать: нотариус заверяет ваши документы с помощью электронной подписи и передаёт их в налоговую. После завершения регистрации вы получите все подтверждающие документы на электронную почту, которую указали в заявлении.