Точка Банк подготовил практические шаги по настройке электронного документооборота (ЭДО). Вы узнаете, как выбрать оператора и передавать коды автоматически. Это поможет быстро начать работать с маркировкой без ошибок и лишних рисков.
Коротко
Электронный документооборот помогает сделать работу с системой маркировки «Честный ЗНАК» проще. Данные о кодах передаются автоматически при подписании документов.
Электронный документооборот помогает сделать работу с системой маркировки «Честный ЗНАК» проще. Данные о кодах передаются автоматически при подписании документов.
Что такое система маркировки «Честный ЗНАК»
«Честный ЗНАК» — масштабный государственный проект по учёту товаров. Эту систему можно сравнить с единой базой данных. В ней каждый товар получает свой уникальный цифровой код — Data Matrix.
Визуальное отличие Data Matrix от других видов маркировки
Чем отличается Data Matrix от привычных кодов:
- надёжная считываемость;
- устойчив к повреждениям — работает даже при частичном стирании;
- содержит уникальные данные для каждой единицы товара.
Система «Честный ЗНАК» помогает:
- бороться с контрафактом;
- обеспечивать прозрачность рынка;
- гарантировать качество продукции.
«Честный ЗНАК» создаёт безопасную среду для бизнеса и потребителей, исключая из оборота нелегальную продукцию.
Кому нужно отчитываться в «Честный ЗНАК»
В системе «Честный ЗНАК» зарегистрироваться должны все, кто участвует в товарообороте маркированных товаров, — от этапа создания продукта до продажи конечному потребителю. Это не добровольное решение, а требование Федерального закона от 31.12.2017 №487-ФЗ.
Кто попадает под это требование:
- компании-изготовители — как российские, так и зарубежные;
- импортёры — организации, ввозящие продукцию в страну;
- посредники — дистрибьюторы и оптовые поставщики;
- торговые точки — от гипермаркетов до небольших магазинов.
За нарушения, например продажу товара без маркировки, предусмотрены штрафы по статье 15.12 КоАП РФ.
Список товаров, подлежащих маркировке, постоянно расширяется. Актуальный перечень товаров можно уточнить на официальном сайте «Честного ЗНАКА».
Когда нужно подключаться к системе «Честный ЗНАК»
Внедрение маркировки происходит постепенно. Разные категории товаров подключаются в разное время. Пока одни предприниматели уже работают в системе, другие только готовятся к переходу.
Не стоит откладывать подключение на последние дни. Техническая подготовка включает несколько этапов, каждый из которых требует времени, а именно:
- получить электронную подпись;
- зарегистрироваться в системе;
- настроить оборудование и программное обеспечение;
- обновить онлайн-кассу;
- установить 2D-сканер;
- обновить систему товароучёта.
Оптимально начать подготовку за 4–8 недель до дедлайна.
Примерные сроки настройки:
- квалифицированная электронная подпись (КЭП) — 3–5 дней;
- регистрация в «Честном ЗНАКЕ» — 1–2 дня;
- настройка ЭДО — 5–10 дней.
Чтобы не пропустить сроки для вашей категории товаров, изучите график маркировки на официальном портале «Честного ЗНАКА».
Как подключить ЭДО для маркировки: 4 шага
Настроить ЭДО для маркировки можно в четыре этапа.
Порядок действий:
- Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП).
- Зарегистрируйтесь в «Честном ЗНАКЕ». Войдите в личный кабинет на сайте системы с помощью КЭП и заполните данные компании.
- Выберите оператора ЭДО. Убедитесь, что провайдер поддерживает интеграцию с «Честным ЗНАКОМ» для автоматической передачи кодов. С ЭДО Точка Банк весь документооборот под контролем: банк и оператор в одном сервисе.
- Настройте передачу данных. Сообщите оператору ЭДО о необходимости подключить шлюз для маркировки.
После этого система начнёт автоматически передавать коды маркировки при подписании документов с контрагентами.
Стоимость подключения
Расходы на подключение к маркировке складываются из нескольких статей. Заранее спланируйте бюджет, чтобы не было неожиданностей.
Основные затраты включают:
- квалифицированную электронную подпись (КЭП) — 1 500–3 000 ₽ в год;
- подписку на оператора ЭДО — от 500 до 2 000 ₽ в месяц;
- настройку интеграции — 5 000–20 000 ₽ (разовый платёж);
- оборудование — сканеры штрихкодов от 15 000 ₽.
Общая сумма затрат обычно составляет от 50 000 до 200 000 ₽ в зависимости от масштаба бизнеса и выбранного оборудования.
Инвестиции в автоматизацию быстро окупаются — вы избегаете штрафов и экономите время сотрудников на рутинных операциях.
Внедрение маркировки
Внедрение маркировки пройдёт гладко, если действовать по плану. Поэтапный порядок действий поможет избежать ошибок и успеть в установленные сроки.
План внедрения:
- Определите сроки для вашей товарной категории.
- Назначьте ответственного за проект внутри компании.
- Получите КЭП и зарегистрируйтесь в «Честном ЗНАКЕ».
- Подключите ЭДО с функцией передачи кодов.
- Протестируйте процесс на пробных сделках.
- Обучите сотрудников работе с новыми процессами.
Начните внедрение заранее — это даст запас времени на решение технических вопросов и обучение команды.
Почему для «Честного ЗНАКА» не обойтись без ЭДО
С ЭДО всё происходит автоматически. После подписания электронной накладной коды маркировки передаются в систему.
Это не просто соблюдение закона, а ощутимая экономия. Вы сокращаете время на работу с документами и исключаете человеческий фактор.
Как выбрать оператора ЭДО
Основное условие при подборе провайдера — наличие работающей интеграции с «Честным ЗНАКОМ». Дополнительно стоит оценить:
- стабильность работы — как часто бывают сбои в системе;
- простота использования — интуитивность интерфейса для сотрудников;
- скорость синхронизации — как быстро данные поступают в систему маркировки;
- качество поддержки — время реакции службы заботы о клиентах.
Частые ошибки при подключении ЭДО к маркировке
Большинство предпринимателей спотыкаются на одних и тех же моментах. Знание подводных камней сэкономит недели работы и нервы.
Типичные ошибки и как их избежать:
- «Мы думали, обычный ЭДО подойдёт» — нужен оператор со специальным шлюзом.
- «Регистрацию в ЧЗ прошли, но данные не уходят» — проверьте настройки интеграции.
- «Контрагент подписал, а коды не передались» — скорее всего, у него не настроен шлюз.
- «Купили оборудование, а оно не читает коды» — нужны сканеры для Data Matrix, не штрихкодов.
Учёт этих особенностей при планировании поможет подключить ЭДО быстрее и избежать неожиданных расходов.
Первые шаги после подключения
После завершения настройки ЭДО не стоит сразу переводить на него все операции с маркированными товарами. Начните с тестового периода. Сформируйте 3-5 пробных накладных с минимальным количеством позиций и проследите весь путь документов.
На этом этапе важно проверить:
- скорость передачи данных — как быстро коды попадают в «Честный ЗНАК» после подписания;
- корректность отображения — правильно ли отображаются коды маркировки в системе;
- работу с контрагентами — насколько удобно вашим партнёрам подписывать документы;
- отсутствие технических сбоев — как система работает в реальных условиях.
Такой подход позволит выявить и устранить возможные проблемы до начала полноценной работы.
С чего начать прямо сейчас
Чтобы не откладывать подключение к маркировке, начните с трёх действий сегодня.
Проверьте актуальность требований:
- уточните на официальном сайте «Честного ЗНАКА», подлежат ли ваши товары обязательной маркировке;
- изучите график подключения для вашей товарной категории;
- составьте список кодов Общероссийского классификатора продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2) вашей продукции.
Оцените текущую готовность:
- проверьте наличие действующей квалифицированной электронной подписи;
- составьте перечень контрагентов, с которыми работаете по маркированным товарам;
- оцените текущее оборудование (сканеры, ПО).
Обратитесь за консультацией к специалистам Точка Банка:
- получите предварительную оценку стоимости и сроков подключения;
- уточните технические требования к интеграции;
- задайте вопросы о тонкостях работы с вашей учётной системой.
Эти действия помогут:
- определить срочность подключения для вашего бизнеса;
- спланировать бюджет и сроки внедрения;
- избежать неожиданностей на этапе настройки.
Взаимодействие юридических лиц с системой «Честный ЗНАК»
Для работы с «Честным ЗНАКОМ» юридическим лицам понадобятся четыре основных инструмента. Каждый из них решает свою задачу в процессе маркировки.
Что нужно для работы:
- личный кабинет на сайте «Честного ЗНАКА» — для регистрации и управления процессами;
- электронная подпись — для авторизации и подписания документов;
- интегрированные системы — учётные программы и ЭДО для автоматизации;
- оборудование — сканеры для считывания кодов Data Matrix.
Когда все инструменты работают вместе, вы получаете систему, которая отвечает и закону, и интересам вашего бизнеса.
Проверяем контрагента на готовность работать через ЭДО
Перед первой отгрузкой или оплатой маркированного товара убедитесь, что ваш контрагент может работать через ЭДО. Это займёт несколько минут, но сэкономит время и нервы в будущем.
Задайте контрагенту три вопроса:
- «У вас подключён ЭДО?»
- «Ваш оператор настроен на работу с «Честным ЗНАКОМ»?»
- «Давайте протестируем одну накладную?»
Такая проверка поможет избежать сбоев в работе и проблем с отчётностью.
Как передаются коды маркировки через ЭДО
Электронный документооборот работает по стандартной схеме обмена данными с «Честным ЗНАКОМ». После подписания УПД оператор фиксирует операцию и перенаправляет информацию в систему маркировки.
Технически это выглядит так:
- Ваша учётная система формирует документ с кодами как обычно.
- При подписании срабатывает триггер автоматической отправки.
- Оператор ЭДО преобразует данные в нужный формат.
- Система маркировки получает информацию в течение 5–15 минут.
Данные передадутся в систему, только когда документ подпишут обе стороны. До этого сделка не считается состоявшейся.
Правовое взаимодействие с системой «Честный ЗНАК»
Участие в системе «Честный ЗНАК» обязательно по закону для всех, кто работает с маркированными товарами.
Основные требования законодательства:
- обязательность участия — все участники оборота должны быть в системе;
- соблюдение сроков — данные нужно передавать вовремя;
- ответственность за ошибки — за нарушения следуют штрафы;
- правильное оформление документов — требуется электронный документооборот.
Размеры штрафов за основные нарушения
| Оборот товаров без маркировки средствами идентификации | Штраф для должностных лиц | Штраф для юридических лиц |
| Административная ответственность, за исключением табака, никотинсодержащей продукции, пива и слабоалкогольных напитков | 5 000–10 000 ₽ с конфискацией предметов нарушения | 50 000–300 000 ₽ с конфискацией предметов нарушения |
| Административная ответственность: табак, никотинсодержащая продукция (с 01.04.2024), пиво и слабоалкогольные напитки | 30 000–50 000 ₽ с конфискацией предметов нарушения | 300 000–500 000 ₽ с конфискацией предметов нарушения |
Уголовная ответственность предусмотрена за преступления в особо крупных размерах или при сговоре.
Штраф: до 1 000 000 ₽.
Лишение свободы: до 5 лет.