Как убедиться, что входящий электронный документ соответствует формату ФНС?
Документооборот от Точка Банк автоматически проверяет XML-файл документа при получении. Если документ не соответствует формату ФНС, система сразу покажет ошибку. Такой документ не пройдёт дальше без исправлений.
Что будет, если счёт-фактура пришла в устаревшем формате ФНС
Если контрагент сформирует счёт-фактуру в устаревшем формате ФНС, документ не дойдёт до вас.
Такой файл должен получить ошибку ещё на стороне отправителя — на этапе проверки у оператора ЭДО. Оператор не пропустит документ, если формат не соответствует действующим требованиям ФНС.
В этом случае:
-
счёт-фактура не поступит в вашу учётную систему;
-
отправитель получит уведомление об ошибке формата;
-
документ нужно будет переформировать в актуальном формате и отправить повторно.
А если первичный документ пришёл не по формату ФНС?
Это не считается ошибкой. Закон не требует использовать форматы ФНС для первичных документов. Вы можете принимать такие документы и работать с ними.
Примет ли ФНС первичный документ в любом формате?
Нет, не всегда. При электронном запросе ФНС принимает только документы в утверждённых форматах. Если формат не соответствует требованиям, документ могут не принять.
Является ли печатная форма электронного документа юридически значимой
Нет, печатная форма — это только визуализация документа для удобства работы. Юридическую силу имеет электронный XML-файл.
Внешний вид документа не регламентирован ФНС, за исключением случаев, когда требования прямо установлены нормативными актами.
Например, для счёта-фактуры обязательные требования к печатной форме утверждены постановлением Правительства РФ №1137. В таких случаях необходимо соблюдать установленную форму и реквизиты.
Что важно проверить в электронном документе?
Документ должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законодательством:
-
для счетов-фактур — по ст. 169 НК РФ;
-
для первичных документов — по ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ.
При этом важно учитывать особенность электронного формата. В большинстве случаев документ формируется в формате XML, и все обязательные реквизиты проверяются именно в структуре файла. Визуальная (печатная) форма — это лишь отображение данных из XML, и она может не отражать часть технических или служебных полей.
Поэтому при проверке:
-
ориентируйтесь не только на печатную форму;
-
при необходимости открывайте и анализируйте сам XML-файл;
-
учитывайте, что корректность реквизитов контролируется форматом и логикой заполнения, а не только визуальным отображением документа.
В каком виде ФНС истребует электронные документы?
ФНС запрашивает именно XML-файлы. Распечатка из ЭДО от Точка Банк — это визуализация документа. Её можно использовать при выездной проверке или в суде.
— Видеоурок. Подписание документа контрагентом с помощью КЭП
ЭДО от Точка Банк
Подписывайте и обменивайтесь юридически значимыми документами онлайн. Все документы хранятся в актуальном формате и соответствуют требованиям ФНС.