ИП и юрлица, которые пользуются ЭДО, обязаны перейти на новейшую версию УПД и счёта-фактуры. К переходу стоит подготовиться заранее — это поможет избежать неожиданных простоев в работе. Точка Банк расскажет, как работать с новыми форматами.
ФНС России изменила формат счёта-фактуры и УПД
Налоговая утвердила новые форматы счетов-фактур и УПД. Изменения касаются электронной версии.
Зачем это нужно? Новые форматы должны облегчить и ускорить документооборот. Например, теперь УПД можно применять при передаче имущества внутри организации.
Производственная фирма «МеталлПром» использует УПД, чтобы отражать перемещение продукции между своими складами. С 2025 года они начали использовать версию 5.03 для внутренних операций. Например, для передачи изделий на ответственное хранение.
Изменения в формате УПД
УПД — это универсальный передаточный документ. Он может совмещать функции счёта-фактуры и первичного документа одновременно. Его разработали специально, чтобы экономить время на заполнении бумаг.
Электронный УПД нельзя заполнять в свободной форме, только по стандартам ФНС. И 23 января 2025 года они изменились — появился формат 5.03. Старый упразднится 1 апреля. До 1 апреля — переходный период.
Важно: После 1 апреля можно использовать только 5.03.
У Марии небольшой интернет-магазин по продаже детских игрушек. Женщина узнала, что с 1 апреля 2025 года работать можно будет только с УПД 5.03.
Что нового в УПД 5.03
1. В названии файла оператор ЭДО теперь должен указывать идентификатор:
- N2 — для прослеживаемых изделий;
- N3 — для маркированных изделий.
Это значит, что теперь в одном УПД можно указывать и прослеживаемые, и маркированные товары.
2. Появились новые цели для формирования УПД. Теперь его можно оформлять для перемещения товаров внутри компании или передачи на ответственное хранение. На сайте ФНС есть перечень кодов — их можно применять для обозначения бизнес-операции.
3. Появилась возможность добавлять дополнительные данные о некоторых подакцизных товарах.
4. Обязательный пункт. Изменились правила заполнения строки «Документ об отгрузке» — теперь там указывают только название, номер и дату первичного документа. Порядковые номера строк указывать больше не нужно.
УПД — это универсальный передаточный документ. Он может совмещать функции счёта-фактуры и первичного документа одновременно. Его разработали специально, чтобы экономить время на заполнении бумаг.
Электронный УПД нельзя заполнять в свободной форме, только по стандартам ФНС. И 23 января 2025 года они изменились — появился формат 5.03. Старый упразднится 1 апреля. До 1 апреля — переходный период.
- После 1 апреля можно использовать только 5.03.
Так строка «Документ об отгрузке» выглядит в новом УПД
Так строка «Документ об отгрузке» выглядит в старом УПД — нет предзаполнения и редактируемых полей с датой и номером
5. Стало проще работать с корректировками УПД: теперь в имя файла можно сразу добавить информацию об исправленном документе.
6. Стало понятнее, как указывать место хранения доверенности подписанта. Если подписывает представитель по МЧД, то в блоке «Подписант» есть специальное поле со ссылкой на систему, где хранится доверенность.
В бумажном УПД тоже есть изменения — появилась графа 14. В ней нужно указывать стоимость без НДС в рублях для товаров, которые подлежат прослеживаемости. Это требование Налогового кодекса, и оно обязательно при продаже прослеживаемых товаров или передаче их в составе работ, наборов или комплектов.
Что такое прослеживаемые товары? Это изделия из перечня, привезённые из-за границы:
- холодильники и морозильники;
- стиральные машины;
- мониторы, телевизоры, проекторы;
- компьютеры, ноутбуки;
- детские коляски и автокресла;
- тепловые промышленные насосы;
- автопогрузчики, бульдозеры, экскаваторы, дорожные катки.
При покупке и продаже прослеживаемых товаров обязательно составлять электронный СФ или УПД. Отправлять их контрагентам можно только через оператора ЭДО. Но не все операторы работают с прослеживаемостью — уточните у своего, работает ли он.
Фирма «Кристалл» занимается продажей бытовой техники — импортирует холодильники и стиральные машины из-за границы. Эти товары относятся к прослеживаемым, и с 2025 года для них обязательно использование электронного УПД или СФ.
Как перейти на новый формат УПД
С 1 апреля 2025 года действует новая версия УПД. Если вы ещё не перешли на обновлённый формат, рекомендуем сделать это как можно скорее. Это поможет избежать сбоев в документообороте и проблем с ФНС. Если не хотите тратить время на отслеживание изменений в форматах документов — подключайтесь к Точка Банк. Мы обеспечим актуальный и корректный электронный документооборот.
Если у вас бумажный документооборот. Зафиксируйте использование УПД в учётной политике компании. Тогда он станет основанием для налогового и бухгалтерского учёта: по УПД можно будет вычитать НДС и доказывать расходы.
Бумажный УПД можно заполнять в любой форме, поэтому вы можете без проблем использовать обновлённую версию. Главное, чтобы там были реквизиты счёта-фактуры, если ваш УПД совмещает функции СФ и первичного документа. Дополнительно можете указать любые другие реквизиты, которые вам нужны. Бумажный УПД — неформализованный документ, поэтому при его заполнении больше свободы.
Если у вас электронный документооборот. Электронный УПД — это формализованный документ. Его можно отправлять только через операторов ЭДО и в установленном ФНС формате.
Поэтому первым делом договоритесь с партнёрами, что будете обмениваться УПД в новом формате. А потом при отправке или создании файла в операторе ЭДО выберите версию 5.03.
Как заполнить новую форму УПД
В конструкторе Точки большая часть полей заполняется автоматически
Как заполнять УПД, зависит от того, какие функции он выполняет.
Статус 1: УПД используется в качестве первичного документа и счёта-фактуры.
Статус 2: УПД используется только в качестве первичного документа — акта, товарной накладной. Счёт-фактуру составляют отдельно.
Изменения в заполнении УПД
1. Если ваш бизнес не работает с прослеживаемыми товарами, оставьте поля 12–14 пустыми.
2. Обязательно укажите название субъекта, который составил файл продавца. Если продавец и составитель не один и тот же субъект, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена СФ (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.
Изменения в формате счёта-фактуры
23 января изменился формат не только УПД, но и счетов-фактур. Для них тоже действует версия 5.03. Это связано с введением НДС для упрощенцев с 1 января 2025 года.
Что изменилось? То же, что и в УПД, — в бумажной версии появилась графа 14, в которую нужно вписывать цену прослеживаемого товара без НДС в рублях. Поэтому если вы работаете с такими товарами, перейти на СФ 5.03 лучше уже сейчас, чтобы научиться с ним работать.
ИП Иван Петров работает на упрощёнке. С 2025 года он обязан выставлять счёт-фактуру с НДС. Поэтому мужчина подключился к Документообороту Точка Банк. Он автоматизировал процесс, ему не нужно заполнять многие поля, плюс он застраховал себя от ошибок.
Новый бланк счёта-фактуры и УПД с 2025 года
С 1 августа 2025 года начнут действовать новые xsd-схемы версии 5.03 для УПД. ФНС уже утвердила изменения. Они приведут электронные документы в соответствие с обновлёнными нормами.
Что нового:
- Строка 5а счёта-фактуры — если реквизиты уже были указаны раньше, можно писать просто «тот же».
- Графа 4 (цена за единицу) — обязательна, если указано количество. Цена не может быть нулевой.
- Графы 10 и 11 — код страны теперь обязателен для импортных товаров (кроме госзакупок). Для прослеживаемых товаров в декларации указываем «Прослеж».
- Банковские реквизиты — длина номеров счетов увеличена до 34 символов.
- Адреса — обновили наименования регионов. Код «99» теперь — это Байконур и иные территории.
Переход на новые схемы обязателен. Подготовьтесь заранее. С Точка Банк следить за изменениями не придётся, в вашем личном кабинете уже актуальные формы документов.
В новом счёте-фактуре атрибуты документа об отгрузке стали обязательными. Нужно указать подтверждающую бумагу: товарную накладную, акт или УПД.
В Документообороте Точка Банк многие поля мы заполняем за вас автоматически
Как перейти на новый формат счёта-фактуры
Если в вашей компании бумажный документооборот, скачайте бланк, который мы приложили выше, и используйте его. Или подключитесь к Документообороту Точка Банк — это быстрее, безопаснее и даже выгоднее, так как с ЭДО контрагенты платят быстрее.
Если в вашей компании электронный документооборот, уточните у своего оператора, поддерживает ли он новую версию СФ. Если да, используйте её в следующий раз при создании файла.
Как создавать и отправлять УПД и СФ в ЭДО Точка Банк? Воспользуйтесь пошаговой инструкцией со скринами.
Как заполнить новую форму счёта-фактуры
Счёт-фактуру можно заполнять:
- в бумажном виде;
- в цифровом виде.
Электронная версия по юридической силе равнозначна бумажной, если оформлена по правилам: подписана квалифицированной электронной подписью и отправлена через оператора ЭДО.
Чтобы отправить бумажный счёт-фактуру, нужно оплатить доставку и ждать. А через ЭДО всё происходит моментально: вы можете отправить документы на подписание из одной точки мира в другую — и они придут за считаные минуты. И да, ЭДО — это безопасно, потому что подделать электронную подпись намного сложнее, чем обычную.
Елизавета Долгополова
эксперт по ЭДО в Точка Банк
В счёт-фактуре на отгрузку прописывают информацию о покупателе, продавце и сделке. Надо обязательно указать:
- ФИО ИП или наименование компании продавца, адрес, ИНН/КПП продавца;
- данные тех, кто отправляет и получает товар;
- ФИО ИП или наименование компании покупателя, адрес, ИНН/КПП покупателя;
- валюту сделки.
Также прописывают информацию о товаре. Например:
- стоимость изделий, которые подлежат прослеживаемости, без НДС;
- наименование продукта;
- код вида товара;
- единица измерения;
- количество или объём;
- цена за единицу;
- стоимость;
- сумма акциза;
- налоговая ставка;
- сумма налога, которую предъявляют покупателю;
- страна происхождения;
- общая сумма с учётом суммы НДС и без неё.
Есть и другие поля, которые надо заполнить. Полный перечень данных, которые должны быть в счёте-фактуре, прописан в НК. Также можно посмотреть образец счёта-фактуры.
Если компания составляет счёт-фактуру по прослеживаемым товарам, то он должен быть в электронном виде. Бумажный счёт-фактура можно использовать в исключительных случаях. Например, при перемещении товаров из РФ в соответствии с реэкспортом.
Изменения в заполнении счёта-фактуры
1. Если компания реализует непрослеживаемые товары, пункты 12-14 в бумажном счёте-фактуре заполнять не нужно. А в цифровой версии эти поля можно просто исключить.
2. В графе 5 налоговый агент должен указать номер и дату платёжно-расчётного документа об оплате.
3. В графе 5а нужно указать наименование, номер и дату документа при отгрузке.
Когда новые форматы станут обязательными
Новые форматы стали обязательными 1 апреля 2025 года. То есть, начиная с этого дня, старые версии официально упразднены и считаются недействительными.
В каком виде сдавать УПД и счёт-фактуру
УПД и счета-фактуры можно сдавать в бумажном или цифровом виде. Обе версии равны по юридической силе, но с цифровой работать удобнее. Вот почему:
- передавать документы контрагентам можно за считаные минуты;
- отправлять документы можно из любой точки мира, где есть интернет;
- все документы хранятся в личном кабинете, их легко найти;
- ЭДО безопасно, потому что для отправки нужна подпись КЭП, которую тяжело подделать;
- снижается риск ошибки, так как оператор проверяет ваши УПД и счёт-фактуры. Если он найдёт ошибку, то сообщит вам.