Точка Банк расскажет об изменениях в формате УПД, объяснит, для чего введён формат 5.03 и как корректно передавать через него коды маркировки. Также вы узнаете, на какие моменты стоит обратить внимание, чтобы избежать ошибок и штрафов при работе с маркированной продукцией.
Коротко
В 2026 году УПД является ключевым документом при работе с маркированными товарами. Он используется только в электронном виде через ЭДО и передаёт данные в систему «Честный ЗНАК». Основной формат — 5.03, который объединяет счёт‑фактуру и первичный документ. В УПД теперь обязательно указываются коды маркировки для отслеживания движения каждой единицы товара.
В 2026 году УПД является ключевым документом при работе с маркированными товарами. Он используется только в электронном виде через ЭДО и передаёт данные в систему «Честный ЗНАК». Основной формат — 5.03, который объединяет счёт‑фактуру и первичный документ. В УПД теперь обязательно указываются коды маркировки для отслеживания движения каждой единицы товара.
Что такое УПД и зачем нужен
УПД — это универсальный передаточный документ, которым оформляют передачу товаров, работ или услуг. Он объединяет функции акта, накладной и счёта-фактуры, позволяет подтвердить отгрузку и корректно учесть НДС.
Если вы работаете с немаркированными товарами, УПД можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде. В документе указываются основные данные: наименование, количество, цена и сумма.
При работе с маркированной продукцией УПД передаётся только в электронном виде через оператора ЭДО. В этом случае документ дополнительно содержит коды маркировки, что позволяет отслеживать движение каждой единицы товара в системе «Честный ЗНАК».
С 2026 года в ЭДО применяется единый формат УПД 5.03. В нём объединены функции:
- СЧФ — для расчёта НДС и подтверждения права на вычет;
- ДОП — для фиксации факта отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг;
- СЧФДОП — совмещает обе функции в одном документе.
Формат СЧФДОП стал основным: один документ одновременно подтверждает сделку и используется для учёта НДС, заменяя отдельные акты и накладные.
Роль универсального передаточного документа в маркировке
УПД в системе маркировки выполняет несколько ключевых функций:
- Передача сведений в систему «Честный ЗНАК». После подписания УПД в ЭДО данные автоматически передаются в систему, где фиксируется переход права собственности на товар.
- Замена товарной накладной. УПД подтверждает факт отгрузки и приёмки товара, поэтому может использоваться вместо товарной накладной.
- Вывод товара из оборота. Если продукция приобретается для собственных нужд, с помощью УПД можно корректно вывести коды маркировки из оборота.
Поэкземплярный учёт через электронный документооборот
В 2026 году сразу 13 товарных групп переходят на поэкземплярный учёт (ПЭУ). Это значит, что учитывать нужно будет каждую единицу товара отдельно, а не партиями или по количеству. Переход будет происходить поэтапно в течение всего года.
С 1 февраля ПЭУ начал действовать для второй волны технических средств реабилитации.
Далее внедрение поэкземплярного учёта будет поэтапным:
- С 1 февраля — технические средства реабилитации (2-я волна)
- С 1 марта — ветеринарные препараты.
- С 1 марта — безалкогольные напитки.
- С 1 марта — безалкогольное пиво.
- С 1 марта — лёгкая промышленность (4-я волна).
- С 1 марта — антисептики (2-я волна).
- С 1 марта — медицинские изделия (3-я волна).
- С 1 апреля — моторные масла и автожидкости.
- С 1 июня — икра лососевых рыб.
- С 1 ноября — растительные масла.
- С 1 декабря — строительные материалы.
- С 1 декабря — радиоэлектронная продукция.
- С 1 декабря — корма для животных.
Отдельная ситуация с молочной продукцией со сроком хранения более 40 дней. Изначально для нее тоже планировали ПЭУ с 1 ноября 2026 года. По результатам эксперимента было установлено, что более эффективен партионный учёт, поэтому документ продолжает дорабатываться. На данный момент единого окончательного решения нет.
Партионный учёт — это промежуточный вариант между поэкземплярным и объёмно-сортовым учётом (ОСУ). В УПД нужно указывать GTIN, количество товара и номер партии. Такой подход упрощает работу по сравнению с ПЭУ, но даёт больше контроля, чем текущая схема.
Сейчас во многих товарных группах уже действует объёмно-сортовой учёт. Например, безалкогольные напитки перешли на него с 5 ноября 2024 года. Позже к ОСУ подключились икра, корма для животных, антисептики и растительные масла.
При ОСУ в УПД указывают только GTIN и общее количество товара. Это помогает бизнесу привыкнуть к электронному документообороту и подготовиться к более сложному учёту. ОСУ — это переходный этап перед ПЭУ.
Когда компания переходит на ПЭУ, процессы усложняются. В УПД нужно указывать коды маркировки каждой единицы товара. При приёмке их обязательно сверяют с фактическими кодами на продукции.
Для части товарных групп переход будет особенно сложным. Это касается ветеринарных препаратов, радиоэлектроники, безалкогольного пива, автожидкостей и стройматериалов. Также это затронет новые категории лёгкой промышленности, медизделий и средств реабилитации.
У этих товаров не будет этапа с ОСУ. Они сразу переходят на поэкземплярный учёт. Это значит, что бизнесу придётся быстрее перестроить процессы и привыкнуть к новым правилам работы.
Отдельного штрафа именно за непереход на поэкземплярный учёт нет. Но после изменений в правилах без указания кодов маркировки в УПД вы не сможете передать данные в систему. Это уже считается нарушением и влечёт ответственность.
Размер штрафа зависит от статуса нарушителя.
- Для малых предприятий — от 25 000 до 50 000 ₽.
- Для среднего и крупного бизнеса — от 50 000 до 100 000 ₽.
Такие же штрафы применяются, если нарушить сроки передачи данных в систему «Честный ЗНАК». На отправку сведений даётся три рабочих дня. Это время нужно, чтобы сверить коды маркировки в документе и на товаре при приёмке.
Чтобы снизить риски, лучше подготовиться заранее. Проверьте, как будут работать новые процессы в компании. Обучите сотрудников и распределите затраты, чтобы переход прошёл без лишнего стресса.
Как работать с УПД с кодами маркировки
Работа с УПД с кодами маркировки возможна только через электронный документооборот (ЭДО). Без него передать данные в систему не получится. Поэтому подключение к ЭДО — обязательное условие для бизнеса.
Продавец формирует УПД в учётной системе или в сервисе ЭДО, заполняет его кодами маркировки, подписывает документ электронной подписью и отправляет покупателю.
После того как покупатель подпишет УПД, данные автоматически уходят в систему «Честный ЗНАК». Коды маркировки переходят на баланс покупателя. Это подтверждает, что товар официально принят и учтён.
Что должен сделать отправитель УПД
Отправитель УПД — это продавец, поставщик или исполнитель. Он оформляет документ, который подтверждает передачу товара, работ или услуг, и отправляет его покупателю. При работе через ЭДО УПД создаётся в электронном формате XML.
Перед тем как начать обмениваться УПД, обеим сторонам — и отправителю, и получателю — нужно пройти подготовительные шаги:
- Получить электронную подпись.
- Зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК».
- Зарегистрироваться в системе ЭДО и проверить, что выбранный оператор поддерживает передачу сведений в систему «Честный ЗНАК».
ЭДО от Точка Банка — официальный партнёр «Честного ЗНАКА».
- Указать оператора ЭДО в личном кабинете «Честного ЗНАКА».
- Проверить, что между оператором отправителя и оператором получателя настроен роуминг.
Сначала нужно заполнить основные реквизиты документа. Укажите статус: «1» — если это счёт-фактура и первичный документ, или «2» — если только первичный. Затем заполните данные продавца и покупателя, а при необходимости — грузоотправителя и грузополучателя.
Далее укажите информацию об отгрузке. Заполните, кто передал товар и кто отвечает за правильность оформления. Также обязательно проставьте номер и дату документа.
Шаг 1. Перейдите в Документооборот.
Шаг 2. Нажмите на кнопку «Создать».
Шаг 3. Выберите тип документа, например УПД.
В конструкторе формирования документа достаточно указать ИНН контрагента и его платёжные реквизиты — остальные сведения система автоматически подтянет из ЕГРЮЛ.
Номер и дата документа формируются автоматически, а ваш расчётный счёт также подставляется без ручного ввода. При необходимости любые поля можно отредактировать вручную.
После заполнения УПД документ нужно подписать. Его подписывают ответственный за отгрузку и ответственный за оформление. В ЭДО используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Готовый документ отправляется через оператора ЭДО. Важно уложиться в установленные сроки — они могут быть прописаны в законе или договоре. Например, при работе с маркетплейсами это обычно несколько дней после уведомления о выкупе.
Если товар маркированный, укажите данные строго по требованиям ФНС. Проверьте, чтобы дата УПД совпадала с фактической датой отгрузки или выкупа — это важно для корректного учёта.
После отправки остаётся дождаться подписи покупателя. Только после этого сделка считается завершённой.
Создание исходящего документа с маркировкой в ЛК ЭДО от Точка Банк
В сервисе ЭДО от Точка Банк коды маркировки можно загрузить в УПД прямо при заполнении товарных позиций — через кнопку «Загрузить коды маркировки».
После нажатия пользователь сможет импортировать файл в формате CSV, выгруженный из системы «Честный ЗНАК».
Также можно скачать шаблон, наполнить его кодами маркировки вручную и загрузить обратно в сервис ЭДО от Точка Банка.
Если в загруженном файле обнаружатся ошибки, сервис ЭДО от Точка Банка уведомит об этом и подсветит проблемные данные.
После успешной загрузки система отобразит данные по позициям из шаблона. Поля «Наименование», «Количество», «КИЗ» и «GTIN» будут недоступны для редактирования — они автоматически подтягиваются из csv-файла.
После нажатия на кнопку «Создать» откроется страница документа. На ней появится подсказка: чтобы передать коды маркировки, документ должен быть подписан обеими сторонами.
После подписания документ будет направлен в систему ЭДО получателя (покупателя). Когда обе стороны подпишут документ, сведения о кодах маркировки автоматически передаются в систему «Честный ЗНАК». Клиент получит уведомление о том, что система начала проверку кодов.
Если проверка пройдёт успешно, появится сообщение о том, что коды учтены. Если «Честный ЗНАК» отклонит коды, это также отобразится на странице документа — с возможностью скачать отчёт с ошибками. В этом случае документ нужно аннулировать, внести исправления и сформировать новый, после чего снова подписать его обеими сторонами.
Информация об отклонённых кодах маркировки будет отображаться и на главной странице сервиса. При нажатии на плашку откроется список документов, отфильтрованный по статусу «Коды маркировки отклонены». Этот статус также будет доступен в общем списке фильтров.
Экспертное мнение
При работе с маркированными товарами главное — не откладывать переход на ЭДО. На практике больше всего ошибок возникает из‑за несверенных кодов и неправильного формата УПД. Рекомендую заранее настроить процессы и обучить сотрудников, особенно если вы переходите на поэкземплярный учёт. Также важно контролировать сроки — на передачу данных даётся всего несколько дней.
Чтобы упростить работу, можно использовать ЭДО от Точка Банка: сервис помогает быстро формировать УПД, проверять данные.
Дарья Жуковская
Эксперт-редактор ЭДО от Точка Банка
Получение входящего УПД с кодами маркировки по ЭДО
С 1 апреля 2026 года при получении входящего УПД вы увидите новую информацию. Сервис покажет, что коды маркировки передаются в «Честный ЗНАК» только после подписания документа обеими сторонами. Также в документе отображаются статусы по кодам маркировки — приняты они или нет.
Внутри УПД отображается статус проверки документа на портале «Честный ЗНАК».
Все этапы проверки последовательно отражаются в документе УПД.
Если при проверке возникнут ошибки, портал «Честный ЗНАК» не примет документ. В этом случае его можно аннулировать.
Как «Честный ЗНАК» обрабатывает УПД
Система «Честный ЗНАК» обрабатывает УПД автоматически через операторов ЭДО. После того как обе стороны подпишут документ УКЭП, данные о маркировке передаются в систему. Это фиксирует смену владельца товара.
Обработка занимает от нескольких минут до трёх рабочих дней. Срок зависит от загрузки системы и корректности данных.
Товар переходит на баланс покупателя только после регистрации УПД. До этого момента он считается не принятым в системе.
Частые ошибки
При передаче УПД в систему «Честный ЗНАК» часто возникают ошибки. В основном они связаны с некорректной отправкой данных и нарушением порядка обмена документами.
К распространённым ошибкам относятся:
- отправка УПД с некорректными или неполными кодами маркировки;
- расхождения между фактически переданными товарами и данными в документе;
- подписание УПД без проверки кодов маркировки;
- ошибки в статусах документа;
- нарушение последовательности действий — когда УПД отправлен, но не подписан одной из сторон;
- повторная отправка или дублирование УПД.
Также часто встречаются ситуации, когда данные по кодам маркировки не передаются в «Честный ЗНАК» из-за технических ошибок или некорректной настройки ЭДО. В результате коды не проходят проверку и документ получает отказ.
Как аннулировать документ с маркированными товарами
Функция аннулирования доступна для УПД. Аннулирование — это процедура, при которой документ признаётся недействительным.
УПД, подписанный КЭП, имеет юридическую силу — так же, как бумажный документ с собственноручной подписью. В отличие от бумажного варианта, электронный документ нельзя просто удалить или заменить. Если в нём допущена ошибка, его необходимо аннулировать. В результате документ утрачивает юридическую значимость.
После аннулирования можно сформировать новый УПД с корректными данными и подписать его повторно.