ООО может оплачивать картой бизнес-расходы: покупки для офиса, билеты в командировку, подписки на софт и рекламу в соцсетях. А вот личные расходы оплатить не получится. Это будет нарушением кассовой дисциплины, деньги придётся вернуть.
Примеры бизнес-трат по карте: мебель в офис, интернет и связь, авиабилеты, отели, топливо, канцелярия, техника для сотрудников, реклама в соцсетях и другое.
Как начать платить картой?
Нужно выпустить нормативный акт, который приравняет деньги на бизнес-карте к подотчётным деньгам. Можно будет учитывать расходы по карте наравне с остальными тратами компании. Скачать образец акта.
Как отчитываться за расходы?
Любую покупку по карте налоговая может попросить подтвердить. Для этого подойдёт несколько документов:
-
Для покупок офлайн или онлайн
Подойдёт бумажный или электронный кассовый чек. Убедитесь, что в чеке указаны названия документа, фирмы-продавца, товаров, а также сумма покупки, дата и место расчёта.
-
Для покупок у контрагента
Подойдут товарная накладная, акт выполненных работ или универсальный передаточный документ (УПД). Если вы работаете с НДС, понадобится ещё и счёт-фактура. Этот документ — основание, чтобы принять НДС к вычету.
-
Для прочих расходов
Подготовили отдельную подробную статью, какими документами подтверждать траты в командировке или расходы на новогодний корпоратив.
Авансовый отчёт
Сотрудники ООО, включая директора, всегда оформляют авансовые отчёты. Бухгалтер проверяет подтверждающие документы, отражает их в бухгалтерской программе и готовит авансовый отчёт по форме N АО-1. Его подписывает сотрудник, то есть подотчётное лицо, а также бухгалтер и руководитель организации.
Сколько хранить документы?
Итак, главные шаги пройдены: вы выпустили нормативный акт, собрали с сотрудников подтверждающие документы и оформили авансовый отчёт. Но не время избавляться от чеков: подтверждающие документы нужно хранить 5 лет с окончания расчётного периода или с момента уплаты налога. Так вы будете защищены, даже если налоговая нагрянет с проверкой.
Ещё больше подробностей, как учитывать расходы по карты, можно узнать в статье.